Samochód służbowy a koszty uzyskania przychodu

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć niemal wszystkie wydatki dotyczące samochodów służbowych, pod jednym wszakże warunkiem: nie mogą być one sprzeczne z ustawowymi ograniczeniami związanymi najczęściej z samochodami osobowymi.

W myśl definicji, stworzonej na potrzeby ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 roku o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw, samochodem osobowym jest pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

Ustawa precyzuje wykaz wyjątków, których spełnienie musi zostać stwierdzone badaniem technicznym przeprowadzonym przez okręgową stację kontroli pojazdów oraz właściwą adnotacją w dowodzie rejestracyjnym.

Co nie jest kosztem uzyskania przychodu?

Wszyscy przedsiębiorcy rozliczają koszty związane z samochodami wykorzystywanymi w prowadzonej przez siebie działalności. Należą do nich: amortyzacja, paliwo, naprawy, części zamienne oraz ubezpieczenie.

Trzeba jednak wiedzieć, że jest cała grupa wydatków, których nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Są to między innymi: odpisy amortyzacyjne samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu, przewyższającej równowartość 20.000 euro, składki na ubezpieczenie w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro do wartości samochodu (przykładowo, jeżeli wartość samochodu osobowego przyjęta dla celów ubezpieczenia wynosi 30 000 euro, to jedynie 2/3 wydatków będzie stanowiło koszty uzyskania przychodów), czy straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.

Podróże służbowe

Osobną grupę wyłączeń w wydatkach zaliczanych do kosztów uzyskania przychodu stanowią te, ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów służbowych, jeśli przekroczą kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu w przypadku podróży służbowej (jazdy zamiejscowej) lub jeśli przekroczą wysokość miesięcznego ryczałtu w przypadku jazdy lokalnej.

– W przypadku podróży służbowej, kwota zwrotu na rzecz pracownika stanowi koszty podatkowe przy zastosowaniu stawki: za 1 km przebiegu pojazdu dla aut o pojemności silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł a o pojemności powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł – tłumaczy Tomasz Myślikowski, doradca podatkowy współpracujący z D.A.S.

Warunkiem koniecznym do rozliczenia kosztów podatkowych jest udokumentowanie przebiegu pojazdu w ewidencji, potwierdzonej przez podatnika na koniec miesiąca. W przypadku jazd lokalnych można zaliczyć do kosztów podatkowych miesięczny ryczałt do wysokości limitu uzależnionego od liczby mieszkańców. Nie może on przekroczyć: 300 km – w miejscowości do 100 tys. mieszkańców, 500 km – w mieście do 500 tys. mieszkańców, 700 km – powyżej 500 tys. mieszkańców.

Dzierżawa i użyczenie pojazdu

W koszty uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków z tytułu używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za kilometr przebiegu.

– Powyższe ograniczenie stosuje się w szczególności do samochodów osobowych używanych na podstawie umów najmu, dzierżawy i użyczenia, nie dotyczy zaś samochodów używanych na podstawie umowy leasingu – mówi Myślikowski.

Z przepisu wynika, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wszelkie wydatki związane z używaniem samochodu do wysokości limitu wyliczonego jako iloczyn ilości kilometrów wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu i stawki za jeden kilometr w zależności od pojemności skokowej silnika. Ostateczne rozliczenie wydatków następuje na koniec roku podatkowego.

Fot. Getty Images