Jak przygotować się do rozmowy telefonicznej z klientem?

Dzwonienie do klientów w roli sprzedawcy nie jest tym, co lubisz robić? Nie martw się, nie jesteś sam. Na szczęście istnieją sposoby na to, by telefoniczne rozmowy sprzedażowe były łatwiejsze.

Podstawą każdej dobrze przeprowadzonej rozmowy jest odpowiednie przygotowanie. Jedną z zalet rozmów telefonicznych jest to, że łatwiej je zaplanować i zrealizować według założonego planu niż rozmowy twarzą w twarz. Oczywiście musisz wziąć pod uwagę kilka scenariuszy – klient może nie chcieć z Tobą rozmawiać, może być niegrzeczny, ale może też – w końcu – wykazać zainteresowanie ofertą.

Jak się przygotować?

1. Dokładnie wybierz rozmówców. Nie dzwoń do przypadkowych osób! Telefonowanie do wszystkich z książki telefonicznej mija się z celem. Spróbuj najpierw pozyskać kontakty do osób, które mogą należeć do Twojej grupy docelowej. Sprzedając sprzęt turystyczny, powinieneś dotrzeć do osób lubiących podróże, a pośrednicząc w leasingu dla firm, Twoim celem niech będą przedsiębiorstwa, które mogą być zainteresowane środkami na inwestycje.

2. Od razu zaplanuj serię rozmów. Jeśli rozmowy handlowe sprawiają Ci kłopot i trudno Ci się za nie zabrać, nie ma sensu tracić czas na pojedyncze połączenia. Wcześniej więc przygotuj całą listę numerów, pod które zamierzasz zadzwonić.

3. Zaplanuj, co chcesz powiedzieć. Nie zdawaj się na improwizację. Dobrze zrobisz, jeśli spróbujesz powiedzieć na sucho to, co masz do przekazania. Ale absolutne minimum to spisanie sobie w punktach planu rozmowy. Nie będziesz musiał trzymać się go dokładnie, jednak w każdej chwili, gdy w słuchawce zapadnie niezręczna cisza, poszczególne zapisy staną się dla Ciebie punktami odniesienia.

4. Spróbuj przewidzieć mogące się pojawić pytania i przygotuj odpowiedzi na nie. Zaplanuj także co powiesz, gdy nie będziesz znał odpowiedzi na jakieś pytanie.

5. Zaplanuj, jak zareagujesz na nieprzyjemne sytuacje. Z góry załóż, że nie będziesz traktował ich osobiście. Osoba po drugiej stronie słuchawki zazwyczaj nie zna Cię prywatnie, jej reakcja odnosi się więc albo do oferty, albo do samego faktu, że ktoś dzwoni do niej z ofertą.

6. Zanim wybierzesz pierwszy numer, przygotuj kartkę i długopis, uporządkuj biurko.

7. I wreszcie… Nie odkładaj tego w nieskończoność! Ustal dokładnie datę i godzinę wykonania serii telefonów i do dzieła! Pamiętaj, by nie odkładać słuchawki pomiędzy rozmowami, bo wówczas znów możesz zacząć się stresować i odraczać dalsze rozmowy.

Praktyka czyni mistrza. Po pewnym czasie rozmowy handlowe przestaną być dla Ciebie tak trudne jak na początku, z pewnością też zaczniesz osiągać coraz lepsze wyniki. Najważniejsza jest jak zwykle wytrwałość oraz gotowość do uczenia się na własnych błędach.

Marcin Pietraszek

Fot. Getty Images