5 warunków skutecznego zebrania

Jakie zebrania są najskuteczniejsze? Krótkie!

Większość ludzi nie przepada za zebraniami. Spotkania firmowe kojarzą się najczęściej ze stratą czasu, który możnaby było wykorzystać znacznie lepiej. Bardzo często zdarza się, że spotkania takie przybierają postać monologu szefa, albo stają się towarzyską pogawędką o wszystkim i o niczym. I w jednym, i w drugim przypadku, uczestnicy zebrań wynoszą z nich niewiele poza zmęczeniem i poczuciem, że będą musieli nadrobić wiele zaległości, które narosły w czasie bezsensownego spotkania.

Czy może być inaczej? Tak, ale pod warunkiem, że jako organizator zebrania nie pójdziesz na skróty i poświęcisz odrobinę czasu na jego przygotowanie.

1. Ustal temat lub cel spotkania

Jeśli chcesz zaprosić pracowników lub partnerów biznesowych na spotkanie, zadaj sobie pytanie „po co?”. Czy chcesz im przekazać określone informacje? Jakie konkretnie?

Czy chcesz przedstawić im wyniki firmy za ostatnie półrocze i przedyskutować je? Jeśli tak, to co pożytecznego miałoby wyniknąć z takiej dyskusji?

A może chciałbyś, by zaproszone osoby zgłosiły pomysły na udoskonalenie oferty firmy? Jeśli tak – być może lepiej byłoby podzielić jedno spotkanie na dwa. Podczas jednego zaznajomić zebranych z sytuacją, potem dać im czas na ich przygotowanie własnych pomysłów, a podczas kolejnego spotkania zająć się już wyłącznie zgłaszaniem propozycji i przedyskutowaniem ich?

Dobrze przemyśl, czemu ma służyć zebranie – dzięki temu nie będziesz marnował czasu własnego oraz zaproszonych osób.

2. Ustal porządek obrad

Nawet jeśli spotkanie ma być burzą mózgów, najlepsze efekty przyniesie wtedy, gdy zostanie poddane pewnym z góry ustalonym rygorom.

Ustal kto i od czego zacznie spotkanie. Jeśli przemawiać będzie kilka osób, ustal kolejność. Nie zapomnij o tym, by dać trochę czasu na pytania, odpowiedzi, a w razie potrzeby, także na dyskusje.

Na początku obrad zapoznaj uczestników z harmonogramem i pozwól im zgłosić propozycje zmian.

3. Określ czas i pilnuj go

Ustalenie punktów programu oraz ich kolejności to jedno. Druga sprawa to czas. Powinieneś z góry ustalić, ile spotkanie będzie trwało. Ten plan powinien być realny, tzn. możliwy do zrealizowania.