Jak odzyskać pieniądze od dłużników?

Choć polscy przedsiębiorcy często mają problem z nieterminowym płaceniem faktur przez klientów, mają wyraźne opory przed korzystaniem z narzędzi windykacji, nawet tej miękkiej.

Hamulcem jest zazwyczaj chęć utrzymania dobrej relacji z kontrahentem oraz brak odpowiedniego doświadczenia w stosowaniu narzędzi przypominających o zaległościach. Nierzetelni dłużnicy bez skrupułów wykorzystują tę słabość.

Z drugiej strony, firmy legitymujące się nienaganna opinią wśród partnerów biznesowych w niewystarczający sposób wykorzystują ten fakt w promocji swojej działalności. A powinny, bo jak pokazują statystyki, należą do wyjątków.

Opóźnienia w płatnościach to nie lada kłopot dla przedsiębiorców. Ich przyczyny mogą być całkiem błahe – jak zapodzianie się faktury na poczcie (chociaż jak twierdzą eksperci z biur informacji gospodarczej, to najczęstsza wymówka stosowana, by po prostu opóźnić zapłatę) lub bardziej poważne, jak problemy ze sprzedażą towaru lub utrata płynności kontrahenta.

Opóźnienie płatności za towar lub usługę, za które sprzedający najpewniej uiścił już należny podatek, może stanowić poważne zagrożenie dla płynności finansowej firmy, ograniczyć jej zysk, a nawet zagrozić jej istnieniu.

– Tymczasem przedsiębiorcy w Polsce niezwykle rzadko wykorzystują łatwo dostępne narzędzia egzekwowania należności, od miękkiej windykacji, przez rejestry dłużników, nie mówiąc już o windykacji twardej – mówi Marcin Ledworowski, wiceprezes BIG InfoMonitor.

– Na pewno nie warto biernie czekać na płatność, o której wiemy, ze jest już przeterminowana – przekonuje Ledworowski. W jego ocenie taka pasywna postawa wierzycieli działa fatalnie na dłużników, którzy nabierają przekonania o powszechnej tolerancji dla swojej nierzetelności.

Już rzeczowa i uprzejma rozmowa z dłużnikiem, podczas której jasno i klarownie przedstawimy oczekiwanie uzyskania płatności, jest pierwszym krokiem na drodze do odzyskania należności.

– Zazwyczaj jest to bardzo skuteczna metoda. Trzeba przyznać, że część opóźnień w regulowaniu płatności wynika po prostu ze złego systemu obiegu faktur w firmie, zagubienia dokumentu, bądź po prostu niedopilnowania terminu płatności – mówi Ledworowski.

Najważniejsze, aby w takiej rozmowie zachować rzeczowość, koncentrować się na rozwiązaniu problemu i nie dać się ponieść emocjom.

Miękka windykacja

Jeśli rozmowa z opieszałym dłużnikiem nie przyniesie skutku, warto sięgnąć po tzw. miękka windykację. To zestaw działań, które mają na celu w łagodny, acz skuteczny sposób, zmobilizować płatnika do uregulowania należności.

Głównymi narzędziami wykorzystywanymi przy miękkiej windykacji są wezwania do zapłaty opatrzone logo jednej z trzech instytucji prowadzących rejestr dłużników w Polsce. Można je pobrać z internetu.

– Takie upomnienia mają uświadomić dłużnikowi, iż opóźnienie płatności może przysporzyć mu problemów – twierdzi Ledworowski.

Znalezienie się w rejestrze dłużników prowadzonym przez Biuro Informacji Gospodarczej może utrudnić negocjowanie kredytu w banku lub uniemożliwić transakcje z kontrahentami.

– Miękka windykacja sprawdza się szczególnie w sytuacji, gdy przyczyną powstania zaległości jest brak dyscypliny płatniczej, brak efektywnych metod egzekwowania zadłużenia lub poczucie bezkarności. Obawa przed utrudnieniami związanymi z obecnością na liście dłużników jest w tym przypadku czynnikiem motywującym do spłaty zobowiązania – podkreśla Ledworowski.

Biura informacji gospodarczej dysponują odpowiednimi narzędziami, które pomagają w przeprowadzeniu całego procesu miękkiej windykacji: począwszy od formularza wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie do biura, przez pieczątkę do wykorzystywania na własnych dokumentach finansowych z informacją o zamiarze umieszczenia przedsiębiorcy w ewidencji, a skończywszy na powiadomieniu o umieszczeniu informacji na jego temat w biurze.

Większość materiałów przedsiębiorca kieruje do swoich dłużników samodzielnie.  Wysyłkę powiadomień może zlecić biuru, z którym ma umowę.

Mimo, że w wielu przypadkach samo wykorzystanie tych narzędzi wystarczy, by zobowiązanie zostało uregulowane, to zdarzają się sytuacje, gdy miękka windykacja nie skutkuje. Po 30 dniach od wysłania wezwania do zapłaty, dłużnik, który nie zdążył jeszcze wywiązać się ze swoich zobowiązań, zostaje wpisany do rejestru biura informacji gospodarczej (np. Rejestru Dłużników BIG).

UWAGA! Aby można było przekazać informacje o zadłużeniu, musi ono spełniać określone kryteria. Dług przedsiębiorcy musi być przeterminowany co najmniej 60 dni i wynosić minimum 500 zł.

– Miękka windykacja najbardziej skuteczna jest w przypadku przedsiębiorców, których zadłużenie powstało stosunkowo niedawno, a w związku z tym nie ma potrzeby stosowania większej presji niż zwykłe upomnienie i prośba o przyspieszenie terminów płatności. Tylko po wysłaniu wezwania do zapłaty 35 proc. dłużników spłaca swoje należności. Kolejne 20 proc. reguluje zobowiązania po umieszczeniu danych w rejestrze – mówi przedstawiciel BIG InfoMonitor.

Twarda windykacja

Gdy pomimo wpisania dłużnika do Rejestru Dłużników BIG, nie udaje się odzyskać należności, warto rozważyć sięgnięcie po bardziej zdecydowane środki. Wtedy właśnie mamy do czynienia z twardą windykacją.

Jest ona stosowana przede wszystkim w odniesieniu do dłużników, którzy już jakiś czas uchylają się od uregulowania należności. W takich przypadkach można skierować sprawę na drogę postępowania sądowego lub egzekucyjnego.

Można również skorzystać z usług profesjonalnej firmy windykacyjnej, pamiętając jednak, że taki krok prawdopodobnie zaprzepaści możliwość późniejszej współpracy z danym kontrahentem.

Prawem wierzyciela jest dążenie do zwrotu długu. Trzeba pamiętać, że odzyskiwanie należności w większości przypadków nie wygląda tak drastycznie, jak odmalowują to niektóre firmy. Siedmiu na dziesięciu dłużników spłaca swoje zobowiązania na drodze miękkiej windykacji, czyli bez udziału sądu lub komornika. Wiąże się to z dużo mniejszym nakładem czasowym i finansowym ze strony wierzyciela, niż miałoby to miejsce w przypadku windykacji twardej.

– Warto być asertywnym w sytuacji opóźnienia w płatnościach i dążyć do odzyskania należności. To przecież prawo wierzyciela. Takie postępowanie nie tylko leży w jego interesie, lecz także może spowodować, że zadłużona firma uniknie jeszcze większych kłopotów, takich, w które mogłaby wpaść, gdy po zwrot należności ustawiłaby się większa kolejka wierzycieli – podkreśla Ledworowski.

Fot. Getty Images