Jak zorganizować event biznesowy?

Zorganizowanie udanego i profesjonalnego spotkania biznesowego wymaga odpowiednich przygotowań oraz zaangażowania wielu sił i środków. Skupiając się na kwestiach najistotniejszych, zdarza nam się zapomnieć o nie mniej ważnych detalach.

Przy organizacji eventu biznesowego kluczowa jest jasna wizja przedsięwzięcia. Droga do jego realizacji może się okazać pełna niespodzianek. Dobra organizacja i szczegółowy plan działania pozwoli się przed nimi ustrzec.

Każde spotkanie dla większej ilości osób wymaga planowania strategicznego, a co za tym idzie, dużego nakładu pracy. W zależności od skali przedsięwzięcia, przygotowanie konferencji może nam zająć od kilku tygodni do kilku miesięcy.

Przy całym ogromie spraw organizacyjnych, skupiamy się przede wszystkim na tych najistotniejszych, a więc na stworzeniu budżetu, wyborze miejsca, przygotowaniu zaproszeń i materiałów konferencyjnych, etc. Jednakże wśród wielu zasadniczych spraw o które należy zadbać, nie zapominajmy o pewnych szczegółach. Jest wiele detali, które choć wydają się nieistotne, de facto mogą przesądzić o sukcesie całego przedsięwzięcia.

Lokalizacja

Przy wyborze miejsca konferencji najczęściej brane są pod uwagę ogólne warunki lokalu, jego standard oraz wystrój. Nie należy jednak zapominać o tak istotnej kwestii jak lokalizacja.

Usytuowanie w ścisłym centrum miasta nie zawsze będzie pożądanym udogodnieniem dla zaproszonych gości. Wbrew pozorom, to właśnie sale konferencyjne umiejscowione na obrzeżach miasta mogą nam więcej zaoferować.

Argumentem przemawiającym na korzyść takich obiektów jest zarówno brak korków, szczególnie w godzinach szczytu, jak również dostęp do głównych tras wylotowych. Lokalizacja posiada szczególne znaczenie w przypadku organizacji konferencji międzynarodowej, gdzie niezwykle istotne będzie dobre połączenie z lotniskiem.

Parking

Nie bez znaczenia jest również kwestia związana z miejscami parkingowymi. Obiekty zlokalizowane na obrzeżach mogą sobie pozwolić na budowę dużego, przestronnego parkingu, który pomieści nawet kilkaset samochodów.

Hotele czy restauracje w centrum miasta nie mają możliwości udostępnienia swoim gościom większego parkingu. Decydując się na takie miejsce musimy się liczyć z tym, iż naszych gości czekają liczne niedogodności. Będą oni zmuszeni do poszukiwania alternatywnych miejsc parkingowych, które często wymagają opłaty.

  • Paulina Mykacz

    u nas najczęściej spotkania biznesowe przybierają formę kolacji czy też lunchy więc miejsce z dobrą kuchnią gra zawsze pierwsze skrzypce bo inaczej wszystko mogłoby pójść nie tak, na szczęście mamy już sprawdzone miejsce- restaurację Pasja w Radomiu i jeszcze nie mieliśmy klienta który byłby niezadowolony, jedzenie jest pyszne, wszystko świetnie podane a i samo miejsce cieszy oko więc jak najbardziej sprzyja pozytywnym biznesowym negocjacjom

  • Eliza Markowska

    ze wszystkich form tego typu wydarzeń dla mnie najtrudniejsza do organizacji jest konferencja i faktycznie na tak wiele elementów trzeba zwrócić uwagę, że jest to nie lada wyzwanie, co prawda jak wybierze się odpowiednie miejsce bo trochę idzie z górki więc lepiej stawiać na rzeczywiście świetne przygotowane przestrzenie konferencyjne i wysoki bardzo standard, jak dla mnie najlepiej sprawdza się http://www.hotel-lubicz.p w Ustce a goście poza samą klasą miejsca doceniają też miłe nadmorskie okoliczności

    • Fabib !

      Ja ostatnio też właśnie organizowałem konferencję branżową w tym hotelu. Przekonała mnie szczególnie fajna lokalizacja, świetna restauracja i bardzo dobrze wyposażona sala konferencyjna. Myślę, że to fajna opcja dla uczestników, jeśli mogą spędzić trochę czasu w takim przyjemnym miejscu. No i wiadomo, jest prestiż, bo hotel lubicz naprawdę robi dobre, ekskluzywne wrażenie.