Zen To Done – 10 nawyków lepszej organizacji pracy

Mimo swej prostoty i łatwości zastosowania, należy do najskuteczniejszych narzędzi tego typu. Jeśli chcesz efektywnie realizować stawiane przed sobą cele, zarówno te krótko-, jak i długoterminowe, Zen To Done to metoda, którą zdecydowanie powinieneś przetestować.

Wcielenie w życie zasad Zen To Done znacznie ułatwia utrzymanie naszych licznych zadań i projektów pod kontrolą. Jest to system dziesięciu nawyków, które sprawiają, że jesteśmy bardziej zorganizowani, wydajni i że nigdy nie przytłacza nas nadmierna liczba zadań do wykonania.

Jak wspomina jej autor, nie jest wymagane, aby stosować cały dekalog nawyków. Tak naprawdę w zupełności wystarczy, jeśli wybierzemy kilka. Te, które w naszą rzeczywistość wniosą najwięcej pozytywnych zmian.

Człowiek decydujący się na wprowadzenie zmian w swoim życiu i zainspirowany nową metodą lub narzędziem ma skłonność do wdrażania wszystkich wskazówek już pierwszego dnia („po co czekać, muszę działać, póki jestem zmobilizowany”).

Właśnie takie podejście jest częstą przyczyną utraty motywacji już po kilku dniach. Dzieje się tak na skutek narzucenia sobie zbyt szybkiego tempa i zniechęceniem przy pierwszych niepowodzeniach. Dla zmaksymalizowania szans powodzenia zaleca się, aby jednorazowo wdrażać tylko jeden nawyk (maksimum 2-3 nawyki na raz). Poznajmy zatem je wszystkie.

Nawyk 1: Gromadzenie pomysłów

Zawsze nośmy przy sobie narzędzie pozwalające nam zapisać zadania, pomysły lub informacje, które właśnie wpadły nam do głowy. Narzędziem tym może być smartfon, komputer przenośny lub nawet zwykła kartka papieru i długopis. Im prostsze, szybsze w obsłudze i łatwiejsze dla nas jest to narzędzie, tym lepiej. Po powrocie do domu lub biura zadania przepiszmy na naszą listę zadań do wykonania.

Nawyk 2: Przetwarzanie zadań i pomysłów

Gromadzone informacje znajdują się najczęściej w kilku miejscach: na liście zadań do wykonania, w skrzynce e-mail, papierowym kalendarzu, telefonie etc. Brak efektywności w codziennych działaniach wynika bardzo często z odwlekania decyzji, co zrobić z tymi zadaniami i jak zaplanować czas ich realizacji.

Aby tego uniknąć, każdego dnia znajdźmy chwilę na przegląd naszych materiałów i dla każdego z naszych zadań, nowych wiadomości e-mail oraz zapisanych pomysłów podejmijmy szybką decyzję, według poniższego wzoru:

1. Usuń. Jeśli nie potrzebujemy tej informacji lub zadania, usuńmy je natychmiast. Niech będzie to nasz pierwszy rozważany wybór. Marnowanie czasu na niepotrzebne (choć być może lżejsze) zadania to pierwszy wróg produktywności.

2. Zdeleguj zadanie. Czy na pewno jesteśmy osobami, które powinny wykonywać tę czynność? Jeśli nie, natychmiast przekażmy ją odpowiedniej osobie, a sami przejdźmy do własnych obowiązków. Być może zadanie powinno być wykonane przez naszego księgowego, asystenta lub współpracownika odpowiedzialnego za obszar, którego ono dotyczy.

3. Zrób to natychmiast. Jeśli wykonanie zadania zajmie nam nie więcej niż 2 minuty, zróbmy to natychmiast. Przepisywanie go na listę zadań do wykonania i powtórne zapoznawanie się z tematem (np. jutro) zajmie nam sumarycznie więcej czasu. Przykładem takich zadań jest odpisanie na krótkiego e-maila lub wysłanie gotowego już raportu do klienta.

4. Przepisz na listę zadań do wykonania. Jeśli zadanie wymaga więcej niż 2 minut pracy, umieśćmy je na naszej liście zadań do wykonania.

5. Zarchiwizuj. Jeśli otrzymaliśmy dokument lub zestaw informacji, które pomogą nam w przyszłości, umieśćmy je w wirtualnym archiwum (np. folder na naszym komputerze, dysk internetowy) lub w klasycznym segregatorze. Nie pozwólmy, aby tego typu dokumenty gromadziły się na naszym biurku – natychmiast przenośmy je w odpowiednie dla nich miejsce.