Zarządzanie czasem w małej firmie

Jeśli prowadzisz samodzielną działalność gospodarczą, możesz mieć trudności z tym, by ze wszystkim zdążyć na czas. Istnieją jednak sposoby, dzięki którym pomimo czasowych ograniczeń, nie będziesz musiał narażać się na zarzut braku terminowości.

Czym różni się zarządzanie małą i dużą firmą? W małej firmie liczy się wszechstronność. Jej szef musi koordynować, a często także sam wykonywać wszystkie usługi związane z prowadzoną działalnością. Oznacza to konieczność przeskakiwania pomiędzy sprawami czysto administracyjnymi, księgowymi, a także pomiędzy zakupami, świadczeniem usług i obsługą klientów. Trudno skupić się na jednej rzeczy, gdy obok piętrzy się już stos innych, równie pilnych zadań.

Rozwiązaniem może być w takich sytuacjach: planowanie. Być może stwierdzisz, że planowanie to ostatnia rzecz, na którą masz czas, a jednak zachęcam, żebyś sprawdził, czy właśnie planowanie nie pomoże Ci „ujarzmić” czasu.

Po pierwsze – spróbuj podzielić swój dzień pracy na sekcje. Skoro już musisz funkcjonować tak, jakbyś był menedżerem i jednocześnie pracownikiem wielu różnych działów w firmie, postaraj się przynajmniej nie pracować we wszystkich jednocześnie!

Po drugie – jeśli już jesteś w jednym dziale, pozostań tam, dopóki nie skończysz wykonywać zadań z nim związanych. Nie przechodź co chwilę z działu do działu, bo to bardzo nieefektywne.

Po trzecie – ustal priorytety. Zaczynaj od rzeczy najważniejszych, na później odkładając sprawy mniej pilne.

Jak jednak ustalić ważność poszczególnych spraw? Jeden ze sposobów polega na tym, aby ustawić je w kolejności od tych, które mogą przełożyć się na zyski, do tych, które są tylko kwestiami organizacyjnymi.

Ustalając harmonogram zadań w ten sposób, najważniejsze powinno być udzielanie odpowiedzi na te pytania klientów, które mogą przełożyć się na złożenie zamówienia. Nie ma nic ważniejszego od możliwości otrzymania kolejnego zlecenia!

Bardzo ważni, ale nie wymagający już tak raptownego działania są klienci, którzy złożyli zamówienie i oczekują na jego realizację. Na trzecim miejscu ustawić możesz sprawy urzędowo-księgowo-podatkowe, a na końcu kwestie organizacyjne.

Co jednak zrobić, jeśli klient zadzwoni do Ciebie w chwili, kiedy będziesz znajdował się w „innym dziale”? Na to nic nie poradzisz. Jeśli jednak klient oczekuje wiadomości e-mailowej, odpowiedź możesz przygotować następnego dnia rano (staraj się odpowiadać w ciągu 24 godzin).

Gdy już jednak odpowiadasz na maile, odpowiadaj na wszystkie po kolei. Gdy dokonujesz firmowych zakupów, postaraj się od razu kupić wszystko, co jest Ci potrzebne. Gdy wychodzisz, by załatwić ważną sprawę w urzędzie, zaplanuj także wykonanie innych podobnych spraw podczas tego jednego wyjścia.

No tak, pozostaje jeszcze kwestia, kiedy posiedzieć na Facebooku lub pogapić się bezmyślnie w ścianę… Takie odskocznie od pracy też są potrzebne i na nie również możesz przeznaczyć czas – np. pomiędzy pracą w poszczególnych „działach” Twojej jednoosobowej firmy.

Marcin Pietraszek

Fot. Getty Images