Prowadzenie firmy może być tańsze! Płać mniej za usługi, korzystaj z dobrodziejstw „chmury”, prowadź tani i skuteczny marketing.
Jednym z największych stałych kosztów dla mikroprzedsiębiorców w Polsce są obowiązkowe ubezpieczenia społeczne – nie ma na nie rady. Gdzie zatem szukać ulgi finansowej? Zwróćmy uwagę na te koszty, o których decydujemy sami.
Spróbuj cloud sourcingu
„Could computing” to nowy trend w informatyce, który zakłada, że coraz mniej danych i programów znajduje się bezpośrednio na naszych urządzeniach (komputerach, telefonach, tabletach, serwerach), a coraz więcej w „chmurze”, czyli na wirtualnych serwerach Google, Amazona, Microsoftu, Apple czy Adobe.
– Tworząc infrastrukturę firmy nie trzeba koniecznie inwestować w zaawansowane urządzenia przechowujące dane (typu serwer), czy w firmową sieć komputerową. Pracownicy mogą zapisywać dane i wymieniać się nimi wykorzystując dostępne przez dowolne urządzenie serwisy, jak choćby popularny Dropbox, dostępny od niedawna Google Drive, czy najbardziej nastawiony na potrzeby firm box.com – wyjaśnia Bartłomiej Owczarek z firmy doradczej Goldenberry.
– Serwisy takie są niewątpliwie bardzo wygodne w czasach, kiedy nasza efektywność i skuteczność w dużej mierze opiera się na mobilności i szybkim dostępie do danych, ważne jest jednak również, aby określić zasady korzystania z nich w kontekście bezpieczeństwa i kontroli dostępu do dokumentów – podkreśla Owczarek.
A cloud sourcing? W modelu cloud sourcingu nie eksportujemy całych procesów do zewnętrznej firmy, a jedynie zlecamy konkretne zadania aplikacjom w „chmurze”. Zamiast zatrudniać księgową, wiele mikrofirm decyduje się prowadzić uproszczoną księgowość samodzielnie, przy wsparciu zdalnej platformy internetowej. Aplikacje takie są na bieżąco aktualizowane przez specjalistów dostępnych online.
– W ten sposób nawet kilkuosobowej firmie można zapewnić profesjonalne, i co ważne, bezpłatne (lub bardzo tanie) narzędzia nie tylko do księgowości, ale choćby do zarządzania relacjami z klientami, czyli tzw. CRM, e-learning czy system wspierający proces rekrutacji – wymienia Owczarek.
Jak podkreśla Monika Szlosek, dyrektor Departamentu Bankowości Detalicznej w Deutsche Bank PBC, również instytucje finansowe widzą ten trend i starają się wychodzić naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców ery „cloud”.
– Dzięki udostępnianiu coraz bardziej zaawansowanych platform bankowości elektronicznej, rolę specjalisty od finansów firmy może teraz efektywnie przejąć sam właściciel, wspierany przez odpowiednie narzędzia, także te dostarczane przez bank – zaznacza Monika Szlosek.
Jako przykład przytacza listę dodatkowych funkcjonalności, które Deutsche Bank PBC udostępnia właścicielom nowego rachunku dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą dbNET Biznes: sześć miesięcy darmowego korzystania z serwisu faktura.deutschebank.pl, dostęp do darmowej na początku, a później tańszej niż standardowo usługi Paczkomatów, specjalną ofertę na założenie sklepu internetowego na portalu Facebook czy też rabaty na połączenia lotnicze.
Na następnej stronie poznasz jeszcze prostsze sposoby ograniczenia kosztów
– Bankowość elektroniczna to dziś najważniejszy element oferty dla mikroprzedsiębiorców – podkreśla Szlosek. Według badania Deutsche Bank PBC przeprowadzonego wśród właścicieli mikro i małych firm aż 9 na 10 respondentów (91 proc.) wskazało bankowość elektroniczną jako priorytet przy wyborze konkretnej oferty.
Zlecaj zadania online
Niektórzy odnoszą cloud sourcing także do zlecania konkretnych zadań specjalistom, którzy albo zapewniają wsparcie, gdy korzystamy z ich aplikacji, albo wykonują określone zadania specjalnie dla nas. Nie są jednak pracownikami w pełnym tego słowa znaczeniu, gdyż zlecamy im tylko określone zadania zdalnie i nie wiąże ich z firmą żaden stosunek pracy. Dzięki temu możemy zatrudnić na godzinę czy dwie najlepszych fachowców, na których nie stać byłoby naszej firmy w pełnym wymiarze.
Jak ich znaleźć? Za pomocą dedykowanych serwisów internetowych, takich jak oDesk.com, freelancer.com czy polskie favore.pl. Zawierają rekomendacje firm, które korzystały już z usług danego specjalisty. Pozwalają też dotrzeć do pracowników niezależnie od barier geograficznych. Warszawska firma, zatrudniając programistę z innego województwa, może znacznie obniżyć koszty np. utrzymania własnego serwisu internetowego.
Dziel się kosztami
Pewnych kosztów stałych nie sposób uniknąć, ale można je zmniejszyć współpracując w grupie. Wynajęcie większej powierzchni biurowej wspólnie z innymi firmami jest dużo tańsze niż suma kosztów niewielkich biur.
– Efekt skali jest jednym z głównych argumentów przy negocjacji warunków najmu – potwierdza Marcin Wasilewski z firmy Nuvalu, która zajmuje się pośrednictwem nieruchomości komercyjnych.
– Właściciele są skłonni dać kluczowym najemcom więcej zachęt finansowych. Korzystają z tego firmy typu instant office i co-working: wynajmują dużą powierzchnię w budynku i następnie oferują najem nawet jednego stanowiska pracy na dni lub godziny. Z pewnością jest to bardzo dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy nie potrzebują utrzymywać biur na stałe – mówi Wasilewski.
W Warszawie, Wrocławiu, Krakowie, Poznaniu i innych dużych polskich miastach jest już wiele centrów co-workingu, gdzie w jednej przestrzeni działają obok siebie różne małe przedsiębiorstwa i freelancerzy.
Podobny efekt można osiągnąć negocjując ceny dostaw przeróżnych materiałów, towarów czy usług, np. tak podstawowych jak sprzątanie.
Korzystaj z darmowego oprogramowania
Coraz więcej aplikacji dostępnych jest za darmo. Google udostępnia pakiet biurowy właśnie w „chmurze”. Z jego podstawowej wersji można korzystać bez żadnych opłat.
Jeśli nie ufasz cudzym serwerom, możesz korzystać z Open Office, biurowego pakietu dostępnego na otwartej licencji, co gwarantuje brak opłat, a jednocześnie spełnia podstawowe wymogi bezpieczeństwa.
Oszczędzić na oprogramowaniu można korzystając też ze społecznościowego systemu operacyjnego. Popularną wersję Linuksa – Ubuntu – instaluje się i obsługuje już tak łatwo jak komercyjne produkty, a dostępne aplikacje są w większości kompatybilne z innymi platformami.
Na następnej stronie: barter i content marketing
Darmowe oprogramowanie to nie tylko podstawowe pakiety biurowe, ale też bardziej zaawansowane programy, kluczowe dla działania przedsiębiorstwa, jak np. CRM (Customer Relationship Management). Rozwiązania takie jak FreeCRM czy Zoho CRM są utrzymywane przez profesjonalne zespoły, które nieustannie rozwijają oprogramowanie i oferują wsparcie.
Producenci tych systemów działają w tzw. modelu freemium. Udostępniają darmowe oprogramowanie mikrofirmom, a zarabiają na sprzedaży wersji potrzebnych większym podmiotom (obsługujących więcej stanowisk).
Spróbuj content marketingu
Obecnie to potencjalni klienci sami aktywnie wyszukują informacji na temat usług. Coraz częściej wybieramy fryzjera nie dlatego, że ktoś dał nam ulotkę zachwalającą dany salon, a nawet nie dlatego, że ktoś nam go polecił, ale dlatego, że trafiliśmy na jego profil w internecie, gdzie opublikował swoje portfolio.
Prowadząc biznes masz ogromną wiedzę na temat branży, w której działasz. Tej wiedzy szukają potencjalni klienci i kontrahenci. Publikując porady, swoje przemyślenia, zdjęcia, linkując do nowinek na rynku na firmowym blogu czy profilu na Facebooku zyskujesz bardzo skuteczną reklamę. Treść bez dodatkowych kosztów trafi bezpośrednio do najbardziej zainteresowanych.
Media społecznościowe można też bezpośrednio połączyć ze sprzedażą. Wbrew pozorom nie wymaga to dużych inwestycji. Można skorzystać z gotowej platformy. Usługę sklepu na Facebooku oferuje polski serwis InFlavo. Można ją wypróbować za darmo. Dopiero gdy rozwiązanie się sprawdzi, można przejść na płatne konto.
Doceń zalety barteru
W czasach słabszej koniunktury większość firm często otrzymuje mniej zamówień niż byłaby w stanie obsłużyć. Z drugiej strony z powodu zmniejszonych przychodów, muszą one rezygnować z części potrzebnych im usług. Wymiana barterowa rozwiązuje ten problem, a możliwości w tym zakresie zwiększa internet.
W USA działają już serwisy u-exchange.com czy tradebank.com, które ułatwiają odnalezienie partnera, z którym rozliczymy się bez pośrednictwa gotówki. Są też pierwsze polskie projekty, jak np. barteronline.pl.
Fot. Getty Images