Wydatki związane z zakupem licencji, pozwalającej np. na wykorzystywanie specjalistycznego oprogramowania komputerowego, z zasady stanowią koszt uzyskania przychodu.
UWAGA! Sposób ujęcia poniesionego wydatku w kosztach podatkowych zależy zarówno od jego wartości, jak i długości przewidywanego okresu, w którym nabyty program będzie używany w ramach działalności gospodarczej.
Prowadzenie działalności gospodarczej niejednokrotnie wymaga zakupu licencji oprogramowania komputerowego. Choć wydatki poniesione w związku z jej zakupem z zasady zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu, to jednak nie zawsze można będzie ująć je jednorazowo w kosztach firmy.
Nabywając licencję, trzeba mieć świadomość, że może ona stanowić wartość niematerialną i prawną, w przypadku której rozliczenie zakupu w kosztach będzie wymagało rozpisania w czasie poprzez dokonywane odpisy amortyzacyjne.
Amortyzacji podlegają bowiem m.in. nabyte, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania licencje o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok.
Oznacza to, że gdy przedsiębiorca zamierza wykorzystywać nabytą licencję na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą (albo oddać do używania na podstawie np. umowy licencyjnej [sublicencji]) przez co najmniej rok, to w zasadzie nie może wydatku zaliczyć jednorazowo do kosztów uzyskania przychodu.
Nabyte licencje należy ująć w takiej sytuacji w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz rozliczyć poniesiony wydatek w czasie, dokonując odpisów amortyzacyjnych.
Możliwość jednorazowego rozliczenia wydatku na nabycie licencji, która ma być wykorzystywana dłużej niż rok (a więc stanowiącej wartość niematerialną i prawna) mają natomiast przedsiębiorcy, którzy nabyli licencje o wartości nieprzekraczającej 3,5 tys. zł. Mogą oni bowiem zdecydować się na jednorazową amortyzację w miesiącu oddania do używania lub miesiącu następnym.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca wie, że z zakupionej licencji będzie korzystał krócej niż rok (czyli nie stanowi ona wartości niematerialnej i prawnej). W takim przypadku może bowiem wydatek zaliczyć jednorazowo do kosztów uzyskania przychodu.
Ważne jest jednak, by w takich prognozach się nie pomylić – w przeciwnym razie należy się liczyć z koniecznością dokonania korekty i zapłacenia odsetek.
Elżbieta Węcławik, Iwona Cackowska
Fot. Getty Images