Przez ostatnie 7 lat stawki diet za krajowe i zagraniczne wyjazdy służbowe nie zmieniały się. Od 1 marca 2013 roku weszły w życie nowe stawki.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej zaczęło faktycznie obowiązywać od 1 marca 2013 r. Dotyczy ono zarówno podmiotów wymienionych w nazwie, jak i pracodawców prywatnych.
Wynika to wprost z Kodeksu pracy, który wyklucza możliwość przyznania pracownikom niższych stawek diet w przypadku podróży krajowych i zagranicznych niż należne pracownikom sfery budżetowej w przypadku wyjazdów krajowych.
Nowe regulacje wprowadzają też bardziej spójne podejście do problemu przyznawania pracownikom świadczeń z tytułu podróży krajowych i zagranicznych. Od tej pory obowiązuje już tylko jeden przepis, który reguluje wszystkie kwestie.
Ile można wydać w kraju?
WAŻNE! Wysokość standardowej diety przysługującej pracownikowi wzrosła od 1 marca 2013 r. o 7 złotych i teraz wynosi 30 zł. W ramach tej kwoty – po 25 proc. to koszt śniadania i kolacji, a 50 proc. należy przeznaczyć na obiad.
Taki podział to również wytyczne dla pracodawcy, o jaką kwotę powinien obniżyć dietę, jeśli zapewnił pracownikowi jeden lub więcej posiłków.
Automatycznemu zwiększeniu uległy też stawki ryczałtu za nocleg, które wynoszą 150 proc. wysokości diety, a więc obecnie jest to kwota 45 złotych. Ministerstwo określiło też nową maksymalną opłatę za dobę hotelową, która wynosi obecnie 600 złotych.
– Oczywiście, w uzasadnionych przypadkach jest możliwe rozliczenie droższego noclegu. Należy to jednak odpowiednio udokumentować – wyjaśnia Karol Lankamer, ekspert współpracujący z platformą szkoleniową Eduself.pl.
Nowością wprowadzoną w omawianym rozporządzeniu jest szerszy katalog dokumentów, jakie pracownik może przedstawić na potwierdzenie poniesionych kosztów. W przypadku noclegu hotelowego, poza rachunkiem, ustawodawca przewidział możliwość przedstawienia faktury. Z kolei w przypadku kosztów przejazdu nowością jest możliwość przedstawienia biletu lub faktury.
Pracownicy będą mogli otrzymać też 6 złotych ryczałtu za przejazdy komunikacją miejską. Wcześniej było to 4,6 złotych za każdą dobę.
Łatwiejsze rozliczenia podróży do kilku państw docelowych
Kwestia rozliczeń za przejazdy zagraniczne jest nieco bardziej skomplikowana i od zawsze budziła wątpliwości księgowych. Ostatnia nowelizacja przepisów regulujących ten problem miała miejsce 21 stycznia 2006 r., a więc już 7 lat temu.
Nowe stawki nie są jednakowe dla wszystkich krajów. Dieta dla wyjazdów zagranicznych nie służy wyłącznie pokryciu kosztów wyżywienia, ale również zaspokojeniu innych wydatków związanych z podróżą służbową.
Zgodnie z rozporządzeniem 15 proc. świadczenia przypada na śniadanie, a po 30 proc. na obiad i kolację. Reszta służy pokryciu innych wydatków związanych z podróżą służbową, na co przeznaczono 25 proc. diety. Nie zmieniła się wysokość ryczałtu na przejazdy komunikacją miejską, która w przypadku podróży zagranicznych wynosi 10 proc. diety. Dla porównania, w Polsce przysługuje na ten cel 20 proc.
Sporą trudnością dla pracodawców i księgowych była do tej pory konieczność wskazania tylko jednego państwa docelowego podróży.
– Było to szczególnie uciążliwe w przypadku, gdy pracownik wykonywał zadania służbowe w więcej niż jednym kraju. Teraz możliwe jest wskazanie kilku państw docelowych oraz przyznanie stawek odpowiednich dla każdego z nich – tłumaczy Lankamer.
Wiąże się to jednak z koniecznością precyzyjnego ustalenia momentu, w którym pracownik przekracza granicę kolejnego z docelowych państw podróży. Inną komplikacją jest konieczność przeliczania wysokości świadczeń należnych za poszczególne etapy podróży.
Pamiętajmy, że zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie wolno wypłacać zaliczek na podróż w złotówkach bez wyraźnej zgody pracownika. Jeśli jednak wyrazi taką wolę, należy przeliczyć je według średniego kursu (ogłaszanego przez NBP) z dnia wypłaty zaliczki. Jest to istotna zmiana w porównaniu z dotychczas obowiązującym przepisem, który nie określał kursu, według którego należało dokonywać omawianych przeliczeń.
Nowe rozporządzenie, dotyczące minimalnych wysokości diet i zwrotu kosztów podróży, zwiększa ich wysokość. Niestety kwoty te są nadal zbyt małe, by móc za nie przeżyć dzień w delegacji. Jak zawsze dużo będzie zależało w tej kwestii od pracodawcy, który wspólnie ze swoimi pracownikami ustali limity wydatków podczas podróży służbowych.
W tym kontekście warto jednak pamiętać, że od nadwyżki, czyli kwot wykraczających poza limit wynikający z rozporządzenia, pracodawca będzie musiał odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenia społeczne.
Fot. Getty Images