Istnieją stosunkowo proste rozwiązanie, dzięki którym prowadzenie firmy będzie tańsze. Z powodzeniem można tu wykorzystać nowe technologie.
1. Korzystaj z rozwiązań w chmurze
Zapewnij sobie elastyczność i minimalne koszty narzędzi IT – nie inwestuj w sprzęt informatyczny, tylko w usługi z nim związane.
Zamiast kupować sprzęt, zatrudniać specjalistę do zarządzania nim, dokupować kolejne urządzenia, kupować oprogramowanie, które zapewni Ci bezpieczną i szyfrowaną komunikację, możesz wynająć sprzęt, serwis sprzętu, przestrzeń do przechowywania kopii zapasowych, narzędzia do komunikacji.
Korzystaj z rozwiązań typu cloud (usługi w chmurze – przyp. red.) w zakresie podstawowych narzędzi biurowych i archiwizacyjnych.
2. Zapewnij sobie stabilną i wydajną łączność z internetem
W dzisiejszych czasach utrata łączności lub wydajności łącza internetowego natychmiast odbija się na efektywności firmy. Korzystanie z niestabilnych łączy prowadzi do ograniczenia wydajności wymiany informacji, a nawet jej zablokowania. Dostęp do informacji, wysyłanie lub coraz popularniejsze udostępnianie danych online ma kluczowe znaczenie dla rynkowej pozycji i wizerunku firmy.
Inwestycja w wydajną sieć generuje możliwości, które są doskonałym źródłem ograniczania kosztów. Chodzi głównie o czas, jakiego potrzebujesz do działań operacyjnych, szybką wymianę i dostęp do informacji. Nie oszczędzaj na jakości komunikacji!
3. Korzystaj z kalendarzy online
To proste i darmowe narzędzie ułatwi zarządzanie czasem w Twojej firmie. Dzięki kalendarzowi online nie tylko pamiętasz o wszystkim, ale też masz wgląd w kalendarze współpracowników, nie tracisz czasu na umawianie spotkań wewnętrznych czy zewnętrznych.
W kalendarzu elektronicznym zaplanujesz też sobie i pracownikom zadania wraz z czasem ich realizacji – to nieocenione narzędzie oszczędzające czas na ustalenia, wymianę maili czy spotkania wewnętrzne.
Kalendarz to też narzędzie kontroli – mając wgląd w kalendarze pracowników, w prosty sposób możesz ocenić czy ich czas jest efektywnie wykorzystywany.
4. Oszczędzaj na telefonach
Negocjuj umowy z dostawcami usług telefonii komórkowej i stacjonarnej, zapewnij sobie nowoczesną centralę telefoniczną w firmie. Nowoczesna centrala telefoniczna, dzięki której mamy dostęp do wielu funkcji telefonu tożsamych z telefonem komórkowym, jest już w chmurze.
Za pomocą prostych paneli abonenta możemy zarządzać funkcjami numerów abonenckich, przypisywać je poszczególnym osobom, zarządzać przekierowaniami. Prosta jest również obsługa billingów, raportów dotyczących wykonywania i odbierania połączeń. Możemy zarządzać w czasie rzeczywistym funkcjami telefonów i faksów w naszej siedzibie i wszystkich oddziałach firmy.
5. Oszczędzaj na wydrukach
Kontroluj koszty wydruku i eksploatacji urządzeń biurowych. Tu znów mamy do czynienia z technologiami – przejrzyj zatem oferty rynkowe wynajmu urządzeń drukujących.
Innym rozwiązaniem jest np. zakup jednej lepszej drukarki i udostępnienie jej grupie pracowników – to rozwiązanie pozwala lepiej kontrolować i zarządzać kosztami wydruków niż obsługa kilku biurkowych urządzeń.
Zainteresuj się również rozwiązaniami typu cloud – wtedy zamiast drukować np. raport, po prostu udostępniasz go online zainteresowanym. Korzyści jest kilka: kontrolujesz udostępnianie, nie zużywasz papieru, tonerów oraz nie martwisz się o niszczenie wydruków.
E-faktura to szybsza spłata należności oraz wygoda dla wystawcy i odbiorcy. Ma ona taką samą moc prawną jak dokument tradycyjny. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedstawić ją np. urzędowi skarbowemu. Jedyną różnicę stanowi nośnik.
E-faktura daje przedsiębiorcy realne zyski. Na koszt tradycyjnej faktury składa się znaczek pocztowy, papier, wydruk, archiwizacja oraz praca administracyjno-księgowa. E-faktura obniża te koszty nawet o 80 procent.
6. Stosuj outsourcing
Unikaj kosztów na zatrudnianie specjalistów od IT, księgowości, reklamy, PR itp. – jeśli nie jest to Twoja wiodąca działalność. Znacznie taniej jest wynająć wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną, która na dużo korzystniejszych warunkach finansowych (niż gdybyś sam zatrudniał specjalistów na stałe), zapewni Ci wysoki poziom usług i bezpieczeństwo.
Znajdź wyspecjalizowanych, elastycznych i oferujących nowoczesne technologie dostawców usług.
7. Analizuj koszty – tanio nie znaczy oszczędnie!
Oszczędzaj rozsądnie – pierwotny koszt to nie wszystko. Cena często decyduje o tym, jakie rozwiązanie wybierzemy, miejmy jednak na uwadze koszty eksploatacji i obsługi wybranego rozwiązania.
Niestety, często jest tak, że najtańsza oferta staje się najdroższą, ponieważ nie uwzględniliśmy np. cen i dostępności serwisu, warunków gwarancji, energochłonności, potrzeby dodatkowych szkoleń czy braku spójności rozwiązania ze standardami rynkowymi.
Podsumowując – wybieraj najwyższą jakość na jaką Cię stać. Nie stać Cię na tanie i byle jakie rozwiązania – one za chwilę upomną się o dodatkowe pieniądze.
Fot. Getty Images