Czego należy dopilnować, aby event okazał się sukcesem? Na ilu płaszczyznach należy działać?
Organizacja wszelkiej maści eventów to proces bardzo wymagający i złożony, a poszukiwania pewnych ustandaryzowanych zasad nie ułatwia fakt, że każde wydarzenie, każda impreza, mają swój niepowtarzalny charakter i przebieg. Warto jednak zwrócić uwagę na najważniejsze kwestie, raczej wspólne dla każdego rodzaju imprezy i cechujące naszą branżę.
Trivium, czyli trzy rzeczy podstawowe
Przede wszystkim osoba zainteresowana przygotowywaniem eventów musi być dobrze zorganizowana. Każdy, kto chce objąć umysłem złożoną rzeczywistość, jaką jest każdorazowo impreza masowa lub wydarzenie, musi świetnie koordynować czas swój i dziesiątek, a czasem nawet setek innych ludzi.
Po drugie, organizacja eventu wymaga nie lada zdolności przywódczych, zarządczych oraz umiejętności kontroli. Mówiąc obrazowo i po żołniersku: trzeba być jednocześnie komandosem (zdobywać nowe tereny), piechociarzem (systematycznie umacniać pozycje) oraz policjantem (kontrolować).
Po trzecie – prawda absolutna: eventu nigdy nie organizuje jedna osoba. Praca przy organizacji wydarzenia specjalnego to praca – w najczystszej formie – zespołowa, ze wszystkimi tego zaletami, jak i wadami. Zatem w tej branży bardzo ważne są zdolności interpersonalne, począwszy od szczytu drabiny aż po jej podstawę. Często indywidualność nie wystarcza, zespołem trzeba sprawnie kierować, będąc jednocześnie jego członkiem.
Ład i analiza
Każdy event jest zamkniętą całością, ma początek i koniec oraz pewien sekwencyjny porządek. Nie ma tu miejsca na przypadek, improwizować natomiast mogą już tylko doświadczone zespoły.
Tym niemniej organizacja imprezy masowej sprowadza się do efektywnego (a często efektownego) zarządzania: relacjami, procesami, finansami, kapitałem ludzkim itp. Dlatego koniecznie trzeba panować nad całym procesem i nie można pozwolić, aby któryś z jego elementów został zaniedbany, gdyż rzutuje to negatywnie na wszystkie inne aspekty pracy nad eventem.
Ponadto ludzie zawodowo parający się organizacją i produkcją eventów powinni wiele czasu poświęcać na analizy. Z grubsza rzecz ujmując: należy stale monitorować rynek, obserwować konkurencję i jej poczynania, podwykonawców oraz partnerów, ich ofertę, sukcesy oraz porażki. Pozwala to na stworzenie mapy rynku i pozycjonowanie własnej działalności na tle uwarunkowań bieżącej sytuacji.
Kreacja a event
Jedną z najbardziej istotnych kwestii dotyczących pracy organizatora eventów jest kwestia kreacji, szczególnie zaś opozycja: pozyskiwanie kontentu versus jego tworzenie. Temat jest bardzo rozległy, należy jednak zdecydowanie zwrócić uwagę na najważniejsze aspekty.
Niezależnie bowiem od tego, czy kontent jest gotowym formatem (sprowadzonym, zleconym przez klienta, czy dotyczy projektów o wieloletnich, sformatowanych już zasadach, takich jak cykliczne imprezy, lub też dotyczy imprez własnych, wymyślonych w ramach danej organizacji etc.) to właśnie kontent wyróżnia firmę eventową na mapie rynku i sprawia, że zyskuje się zainteresowanie klientów, renomę i pozycję w branży. W obu przypadkach kreacja to praca żmudna i trudna, coraz częściej wymagająca pełnej interdyscyplinarności intelektualnej i szerokich horyzontów.
Tę sprawność należy rozwijać i ćwiczyć, a nie opierać się wyłącznie na podglądaniu konkurencji i trendów zagranicznych. W skrócie: należy dużo czytać, oglądać i myśleć.
Tworzenie kontentu własnego natomiast to – de facto – najwyższa forma wtajemniczenia w pracy eventowej. Jest to praca najczęściej wykonywana poza bieżącymi obowiązkami, niejako „ku chwale ojczyzny”, bez gwarancji sprzedania i/lub pozyskania sponsorów i partnerów. Jednakże realizacja właśnie tego typu projektów potrafi przynieść najwięcej satysfakcji.
W przypadku realizacji wydarzeń w oparciu o kreację własną, należy koniecznie pamiętać
o najprawdopodobniej najważniejszym aspekcie pracy w tym zakresie – prawnym wykorzystaniu i ochronie. Mam tu na myśli takie rzeczy jak: pozyskanie licencji lub praw do utworów chronionych prawem autorskim i/lub prawami pokrewnymi, zastrzeżenie unikalnych znaków towarowych i patentów oraz ochrona własności intelektualnej (scenariusze, logotypy, nazwy etc.).
Jest to w praktyce bardzo czasochłonna i generująca dużo kosztów dziedzina. Dodatkowo w polskim prawie istnieje wiele luk w tym zakresie, co niestety nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa dla projektu i osób lub firm go tworzących.
Prawo
Dobre skonstruowane umowy to podstawa dobrego wykonania ich przedmiotu. Mimo że czasami zdarza się produkować przedsięwzięcia z umowami podpisywanymi na samych końcu, i (już coraz rzadziej) nie podpisywać umów z niektórymi, zaufanymi podwykonawcami, zawierając jedynie porozumienie słowne – to dzisiaj podpisanie korzystnych kontraktów jest warunkiem sine qua non.
Najczęstszy problem stanowią regresy (w rozumieniu prawnym), które „po drabinie” schodzą aż na sam dół organizacji eventu, a zatem klient regresuje agencję, agencja podwykonawców i ewentualnych partnerów. Staje się to często problemem, zwłaszcza przy eventach o milionowych budżetach, bo bardzo rzadko organizator może w pełni zabezpieczyć się przed taką praktyką, opierając się wyłącznie na zejściu niżej we własnej strukturze. A za wady i zaniechania podwykonawców odpowiada przecież jak za swoje własne.
Pozostając jeszcze w aspektach prawnych, należy zwrócić uwagę na ważne, z punktu widzenia organizacji wydarzeń specjalnych, kwestie pozyskania wszystkich opinii i zgód oraz zakup polis ubezpieczeniowych, wymaganych od organizatora obowiązującymi przepisami prawa oraz podkreślić znaczenie znajomości tychże.
Niedopełnienie obowiązków nałożonych na organizatora przez prawo może bowiem przynieść nieodwracalne skutki w trakcie procesu tworzenia wydarzenia, z odwołaniem imprezy włącznie.
Finanse
Kreacja i aspekty prawne mają olbrzymi wpływ na kosztorysowanie i finanse, które razem stanowią decorum pracy eventowca. Należy się więc dokładnie przyjrzeć stronie finansowej zagadnienia.
Po pierwsze, należy określić źródła finansowania imprezy. Dobrze, jeśli tym źródłem jest klient i informacja o budżecie znajduje się już w przesłanym briefie. Potem należy stworzyć wiarygodny bilans, a zatem prowizorium kosztów versus prognoza przychodów.
To kluczowe dla prawidłowego zabudżetowania imprezy, nawet, jeśli to wydarzenie klienckie. Na podstawie takiego zestawienia podejmuje się nierzadko trudne decyzje make or buy, tj. czy opieramy się na outsourcingu czy zostajemy in-house.
Konieczne jest teraz jeszcze określenie czynników mających wpływ na zysk lub stratę, głównie dotyczy to różnic kursowych, oprocentowania kredytów, podatków – ważne, jeśli pracujemy w międzynarodowym zespole, z partnerami zagranicznymi, ale też z klientem, który płaci z centrali.
Następnie konieczna jest analiza cash flow przedsięwzięcia, w tym korzystne terminy wszystkich płatności, gwarantujące płynność finansową. Finalnie, należy położyć duży nacisk na bieżącą kontrolę (kosztorys bazowy vs. kosztorys wykonawczy) oraz ocenę wyniku finansowego, w przypadku braku zakładanego – wyciągnąć wnioski na przyszłość.
Ocena ryzyka
Ostatnią rzeczą wartą omówienia jest proces produkcji wydarzenia. Wymaga on od zespołu ciągłego planowania, a więc tworzenia i aktualizacji planów oraz dokumentów zależnych. Każda produkcja to proces złożony i zmienny, wymaga tworzenia „na papierze”, w sposób udokumentowany.
Nie ma małych projektów, są tylko źle zrobione. A to wymaga ciągłego raportowania, kontroli i analizy wewnątrz zespołu, w pracy z klientem lub sponsorem. W trakcie nierzadko należy podejmować działania prewencyjne, korekcyjne lub naprawcze. I nieustannie oceniać pracę swoją i innych (w tym podwykonawców), wyciągać wnioski i usprawniać procesy.
Umiejętnością najtrudniejszą jest ocena ryzyka na podstawie twardych danych, a nie szamańskich zdolności oceniającego. A zatem, kiedy mamy już podpisane i wyprodukowane wszystkie analizy oraz dokumenty, oceniajmy ryzyko prawne, biznesowe i finansowe, operacyjne (dotyczące agencji, podwykonawców, partnerów i sił wyższych), a finalnie – ryzyko medialne.
Słowo na koniec…
Zasygnalizowane pokrótce obszary składają się na niezwykle złożony obraz dziedziny, jaką jest organizacja eventów. Dobry event manager powinien posiadać rozległą wiedzę o każdym aspekcie swojej pracy, koncentrując się jednak przede wszystkim na tym najważniejszym, czyli zarządzaniu.
Chociaż ścieżki kariery w branży eventowej bywają różne, to w większości przypadków, u swej podstawy mają umiejętność szybkiego uczenia się i wiodąc przez wytrwałe zdobywanie kolejnych kompetencji, prowadzą do uniwersalności. To właśnie ona jest kwintesencją organizacji wydarzeń, umożliwiając postrzeganie każdego eventu, jako integralnej całości przez pryzmat specyfiki wszystkich elementów, zależności i procesów go tworzących.
Sławomir Nowaczewski – managing partner, Rochstar Events, Klub Agencji Eventowych