Gdy zakładasz firmę, ale także później, gdy ją prowadzisz, powinieneś cały czas pamiętać o zależności pomiędzy trzema obszarami, które składają się na ekosystem Twojej firmy. Firma nie będzie dobrze funkcjonowała, jeśli zaniedbasz choćby jeden z nich.
Rozpoczynając własną działalność gospodarczą, szczególnie gdy zakładasz ją samodzielnie lub ze wspólnikiem, możesz zadawać sobie pytanie, co jest najważniejsze podczas prowadzenia firmy. Dysponujesz ograniczonymi środkami, do tego czas nie jest rozciągliwy, a pracowników jeszcze nie zatrudniasz lub masz ich niewielu. To zaś rodzi pokusę, aby skupić się na tych aspektach prowadzenia firmy, które lubisz, mniejszą wagę przykładając do tego, co wydaje się przykrą koniecznością.
Niektórzy właściciele mogliby spędzać całe dni (a może i lata) wciąż udoskonalając swój produkt lub usługę, inni z zacięciem godnym urzędnika tworzą opasłą dokumentację, by wszystkie swoje pomysły na firmę zebrać na piśmie. Jeszcze inni, mając ledwie prototyp produktu lub pomysł na usługę, zupełnie nie przejmują się „papierologią” i biegną do potencjalnych klientów – ich żywiołem są relacje z ludźmi, a więc i sprzedaż. Niestety, żaden z tych trzech typów nie stworzy trwałej i zyskownej firmy, jeśli nie zadba także o dwa pozostałe aspekty.
Dopracowany produkt (lub usługa). To coś, o czym – paradoksalnie – najczęściej zapominają firmy, które już osiągnęły sukces. Zachłyśnięte powodzeniem, skupione na procesie sprzedaży, zupełnie tracą z oczu pogarszającą się jakość produktów i w końcu mniejsze zadowolenie klientów. Z letargu budzą się dopiero wtedy, gdy słupki obrazujące przychody zaczynają gwałtownie się kurczyć.
Taka sytuacja spotkała m.in. firmy Starbucks i Apple. Ich liderzy musieli włożyć wiele wysiłku w to, by koncerny te na nowo odzyskały uznanie klientów. Jak tego dokonali? Ponownie zwrócili uwagę na jakość. Zaczęli dbać o każdy najdrobniejszy szczegół swojej oferty.
W wypadku Starbucksa liczył się zarówno smak kawy, jak i wystrój kawiarni. Apple ograniczył swoją ofertę, koncentrując się na produktach najbardziej innowacyjnych, mogących wnieść w życie klientów nową jakość.
Jeśli widzisz, że coś w Twoim produkcie jest jeszcze niedoskonałe, nie możesz machnąć na to ręką. Każdego dnia staraj się, by choć minimalnie poprawiać to, co oferujesz. Nigdy nie przestawaj myśleć o zmianach, rozwoju, innowacjach. Nigdy też nie trać z oczu swoich konkurentów. No i klientów – na bieżąco pytaj ich o opinie i monitoruj poziom zadowolenia.
Sprawny procedury. Przedsiębiorcy to często ludzie dynamiczni, ekstrawertyczni, dla których długotrwałe siedzenie za biurkiem jest tak nudne, że prawie niewykonalne. Choć ich skupienie na relacjach przynosi firmie wiele korzyści, mogą oni nie radzić sobie z bałaganem w papierach.
Takie osoby plany mają głównie w głowie, a formalnościami zajmują się wyłącznie wtedy, gdy sytuacja ich do tego zmusi. Niestety, skutkiem tego bywają zdezorientowani pracownicy, a w końcu także zdezorientowani klienci. Brakuje, bowiem jasno ustalonych, spisanych zasad, precyzyjnego biznesplanu, czy też spójnych procedur.
Początkujący przedsiębiorca może sądzić, że w pierwszej fazie rozwoju firmy ważny jest produkt i jego sprzedaż – papierami można przecież zająć się później, a procedury ustalić wtedy, gdy firma się już rozwinie. Problem jednak w tym, że im później się za to zabierzesz, tym bardziej skomplikowane będzie uporządkowanie tego bałaganu. Nie łudź się, że coś, co przed 2-3 lata rozrastało się w przypadkowy i niesformalizowany sposób, uda Ci się w prosty sposób wprowadzić na wyższy poziom organizacji.
Dlatego najlepiej od początku wdrażać się do „papierkowej roboty”, zapisując swoje plany, projekty, tworząc bazy kontrahentów, ustalając zasady obsługi klienta, odpowiednio zajmując się sprawami księgowymi, urzędowymi itd. Przeznacz na to codziennie określony czas – dzięki temu prace organizacyjne również staną się częścią Twojej codzienności i nowym przyzwyczajeniem.
Skuteczny marketing – czyli wszystko, co służy sprzedaży. W zakres działań tego typu wchodzi jednak nie tylko prowadzenie rozmów handlowych, ale także promowanie produktów i obsługiwanie tych klientów, którzy już skorzystali z Twojej oferty (również przyjmowanie reklamacji). To oczywiste, że tej działki nie powinieneś zaniedbać.
Niestety, tak jak niektórzy zaniedbują „papierologię”, tak inni, nastawieni bardziej introwertycznie, skupieni są na produkcie lub procedurach licząc na to, że klient sam ich znajdzie. Ale na konkurencyjnym rynku nie jest to bardzo prawdopodobne.
Wciąż musisz szukać nowych klientów, nawiązywać nowe kontakty handlowe, czasem warto także pokazać się na jakiejś branżowej imprezie. Do tego dochodzi konieczność reklamowania swojej oferty.
Tak jak każdego dnia powinieneś myśleć o tym, jak udoskonalić swój produkt lub usługę, tak też codziennie powinieneś poszukiwać nowych sposobów na skuteczną promocję i sprawną sprzedaż.
Jeśli zapomnisz o którymkolwiek z tych trzech obszarów, rozwój Twojej firmy będzie zagrożony. Szczególnie przy zakładaniu firmy ważne jest, aby od razu zadbać o właściwą równowagę między pracą nad ofertą, dbałością o dokumentację oraz marketingiem. Zabierając się do tego właściwie, znacznie zwiększysz szanse na powodzenie swojego biznesu. Potem wystarczy już dbać o konsekwentne trzymanie się oraz rozwijanie ustalonych na początku zasad.
Marcin Pietraszek
Fot. Getty Images