W internecie, pod hasłami „wirtualny adres” i „wirtualne biuro” bez problemu można odnaleźć dziesiątki ofert skierowanych do nowopowstających firm. Na czym te usługi polegają i komu warto je polecić?
Przede wszystkim warto zadać sobie pytanie, czym jest wirtualne biuro i czym się różni od wirtualnego adresu. Najczęściej okazuje się, że różnica tkwi wyłącznie w nazwie.
Wirtualny adres to usługa, która polega na użyczeniu danego adresu na cele rejestracji firmy. Właściciel lub najemca danego lokalu użycza adres w zamian za określoną opłatę miesięczną (choć często trzeba zapłacić od razu za co najmniej pół roku z góry). W zamian za to klient wynajmującego może zarejestrować pod tym adresem swoją firmę w urzędach i posługiwać się daną lokalizacją na pieczątkach oraz wszędzie tam, gdzie będzie przedstawiał swoje dane teleadresowe.
UWAGA! Nie oznacza to jeszcze prawa do faktycznego prowadzenia działalności pod wskazanym adresem. Na ogół nie istnieje możliwość pracy we wskazanym lokalu, ani tym bardziej spotykania się w nim z klientami.
Podobnie będzie w przypadku wirtualnego biura, które może prowadzić działalność rozszerzoną w stosunku do samego udostępniania adresu. Dzieje się tak, gdy np. korespondencja nadsyłana na adres rejestrowy jest skanowana i wysyłana e-mailem do właściciela firmy. I w tym jednak przypadku, firma nie może prowadzić pod tym adresem faktycznej działalności, a jeśli istnieje taka możliwość, wymaga ona dodatkowych opłat za skorzystanie z przestrzeni biurowej (przeczytaj o coworkingu).
Czy warto więc płacić od kilkudziesięciu do nawet kilkuset złotych miesięcznie tylko za sam adres rejestrowy i korespondencyjny? W niektórych sytuacjach, tak. Oczywiście, nie polecę ci takiego rozwiązania, jeśli chcesz założyć sklep stacjonarny albo gabinet lekarski, gdzie musisz spotykać się z klientami. Jeszcze bardziej oczywiste, że nie będziesz mógł prowadzić pod takim adresem tradycyjnej działalności usługowej. Jeśli jednak świadczysz swoje usługi przez internet lub wyłącznie z dojazdem do klienta i nie potrzebujesz zatrudniać „stacjonarnie” pracowników, wirtualny adres może być rozwiązaniem dla Ciebie.
Wirtualny adres lub wirtualne biuro warto wziąć pod uwagę, gdy:
– nie chcesz rejestrować działalności pod adresem domowym
– nie dysponujesz własnym lokalem (na biuro cię nie stać lub nie jest Ci potrzebne, a właściciel lokalu, który zamieszkujesz, nie zgadza się na rejestrację Twojej firmy pod tym adresem)
– prowadzisz działalność, w wypadku której prestiżowy adres (np. w centrum dużego miasta) ma charakter marketingowy, a więc może przełożyć się na większe zyski
– z jakichś powodów jest dla Ciebie ważne, żeby firmę zarejestrować w innej miejscowości niż ta, w której mieszkasz.
Weź jednak pod uwagę, że o ile rejestracja działalności w domu umożliwia wliczenie części wydatków w koszty prowadzonej działalności gospodarczej, o tyle wirtualne biuro nie zapewni ci takich możliwości. Istotne też, że gdy dany urząd będzie chciał sprawdzić dokumentację w siedzibie firmy, będziesz musiał przywieźć wszystkie potrzebne segregatory pod adres rejestrowy (chyba, że zapłacisz także za ich przechowywanie).
Na co zwrócić uwagę przy wyborze danego adresu? Jedną z najistotniejszych kwestii (poza ceną i lokalizacją), będzie prawo własności wynajmującego do lokalu, którego adres udostępnia.
Powinien on, na życzenie potencjalnego klienta, okazać prawo własności lokalu, a jeśli nie jest właścicielem, umowę najmu lub użyczenia, z której jasno wynika, że może podnajmować lokal innym podmiotom.
Istotny może być także zakres usług oferowanych w ramach danej oferty oraz godziny, w jakich będzie można np. odbierać korespondencję z lokalu.
Marcin Pietraszek
Fot. Getty Images