Monitoring pojazdów w przedsiębiorstwach działających w branży transportowej lub zatrudniającej handlowców jest praktycznie standardem. Jednak czy taki monitoring jest całkowicie legalny?
Operatorzy i dostawcy programów do zarządzania flotą pojazdów oddają do dyspozycji wiele wariantów systemów GPS. Dzięki nim fleet managerzy są w stanie na bieżąco kontrolować i optymalizować wydatki ponoszone na flotę pojazdów.
Co ważne, takie rozwiązanie pozwala na efektywne wykorzystywanie czasu pracy oraz daje możliwość weryfikowania realności wykonania ustalonych założeń. Systemy monitoringu posiadają wiele możliwości kontroli oraz analizy ponoszonych wydatków.
Użytkownicy mogą rejestrować faktury i sprawdzać m.in. aktualne położenie pojazdów floty, ich wykorzystanie w celach prywatnych, częstotliwość postojów, prędkości z jakimi poruszają się kierowcy.
– Standardem jest także możliwość generowania raportów dotyczących tras oraz kosztów takich jak np. raport dotyczący kosztów związanych ze średnim spalaniem, listę faktur czy też raport z tankowań – mówi Małgorzata Słodownik, manager działu handlowego monitoringu pojazdów Flotis.pl.
Należy pamiętać, iż głównym celem monitoringu pojazdów jest przede wszystkim efektywne zarządzanie flotą, a co za tym idzie redukcja kosztów związanych z eksploatacją aut należących do firm.
– Dysponując odpowiednim systemem do zarządzania flotą, fleet manager zyskuje możliwość optymalizacji kosztów użytkowania pojazdów czy też zmniejszenia zużycia paliwa, chociażby przez kontrolę wykorzystania pojazdów służbowych w celach prywatnych, a to przekłada się na realne oszczędności dla firmy – dodaje Słodownik.
Wszystko zgodnie z prawem?
Należy pamiętać, że z jednej strony urządzenie GPS zabezpiecza mienie pracodawcy (np. przed kradzieżą), z drugiej pozwala na kontrolowanie działań pracownika. Pracodawca może w ten sposób sprawdzić czy pracownik wykonuje swoje obowiązki z odpowiednią starannością.
Jednak czy taki nadzór przez pracodawcę jest w pełni dopuszczalny w świetle obowiązujących przepisów prawa? Czy dane geolokalizacyjne pozyskiwane w ten sposób mogą być gromadzone bez zgody pracownika?
Temat ten należy rozpatrywać przez pryzmat zarówno możliwości naruszenia przez pracodawcę dóbr osobistych pracownika, jak i przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Podkreślić należy fakt, iż katalog dóbr osobistych wskazany w kodeksie cywilnym nie ma charakteru zamkniętego.
– Można przyjąć, iż „lokalizacja” człowieka jest dobrem osobistym, a jego naruszenie może wiązać się z obowiązkiem zapłaty zadośćuczynienia (podobnie jak w przypadku kontroli służbowej skrzynki e-mail pracownika) – mówi mecenas Jakub Brykczyński z Kancelarii Adwokackiej Brykczyński i Partnerzy.
WAŻNE! Z naruszeniem nie będziemy mieli do czynienia, jeżeli pracownik przed rozpoczęciem monitorowania zostanie o tym poinformowany – np. poprzez odpowiednie zapisy w umowie o pracę, regulaminie pracy lub polityce użytkowania pojazdu służbowego (tzw. car policy).
Z drugiej strony dane geolokalizacyjne powiązane z danymi konkretnego pracownika są danymi osobowymi w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych.
W tej kwestii stanowisko zajął Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, który wyraźnie podkreślił, iż „dopuszczalne jest zainstalowanie w służbowych samochodach systemu GPS, ale pod warunkiem, że pracownik zostanie o tym poinformowany, zanim pracodawca zacznie korzystać z danych przekazywanych przez urządzenia lokalizacyjne” (źródło: www.rp.pl z dnia 10 stycznia 2011 roku).
O tym musisz pamiętać
Zainstalowanie monitoringu pojazdów w służbowym samochodzie jest dozwolone, ale trzeba spełnić dwa podstawowe warunki.
Po pierwsze, pracodawca musi poinformować pracownika o tym, że w pojeździe znajduje się urządzenie lokalizacyjne. Co ważne, powinien to zrobić jeszcze przed rozpoczęciem użytkowania auta.
Po drugie, pracodawca jest zobowiązany zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo wszystkim przetwarzanym w ramach monitoringu danym osobowym. Również w tym przypadku, pracownik powinien wcześniej zostać poinformowany kto i w jaki sposób będzie przetwarzał dotyczące go dane.
Jeśli zostaną spełnione w/w warunki, pracodawca może śledzić poczynania swoich pracowników.