Zatrudniłeś nowego pracownika. Cieszysz się, że uciążliwego wakatu już nie ma. Wreszcie ktoś zajmie się zaniedbanym ostatnio zakresem zadań… Ale czy na pewno? Czy nauczyłeś nową osobę pracy na jej stanowisku?
Każda praca wymaga wdrożenia. Nawet jeśli pracownik przechodzi z analogicznego stanowiska w jednej firmie do drugiej, szczegółowy zakres zadań, sposób wykonywania poszczególnych obowiązków, procedury – mogą się bardzo od siebie różnić. Sprawa jest jeszcze trudniejsza, gdy pracownik nie miał wcześniej doświadczeń zawodowych lub gdy były one zupełnie inne niż w nowej pracy.
Etap I – prezentacja
Bez względu na to czy wdrażasz do pracy sekretarkę czy handlowca, najpierw przedstaw nowemu pracownikowi szczegółowy zakres obowiązków. Opowiedz o tym, jak wygląda rozkłady pracy w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca.
WAŻNE! Poproś, aby pracownik ucząc się, robił notatki. To bardzo ważne! Zapisywanie zwiększa zapamiętywanie, a gdyby pamięć zawiodła, zawsze można wrócić do notatek.
Na tym etapie nowy pracownik nie wykonuje swojej pracy sam. Należy zaprezentować mu poprawne realizowanie zadań.
Wykonanie telefonu do klienta, udzielenie odpowiedzi na e-mail, przeprowadzenie operacji w programie księgowym, wystawienie faktury… – wszystko to wykonuj sam, a potem omawiaj.
Mów także o tym, co dla Ciebie wydaje się oczywiste. Nie raz może Cię zaskoczyć, jak banalne sprawy dla innych mogą wydawać się „odkrywcze”.
Etap II – wykonywanie zadań ze wsparciem
Gdy pracownik zobaczył już, jak powinna wyglądać jego praca, nadchodzi czas na przekucie teorii w praktykę. Pod czujnym okiem przełożonego lub innej osoby wprowadzającej, nowa osoba powinna sama wykonywać zadania.
Na tym etapie nadal jeszcze wzbogaca swoje notatki, a gdy czegoś nie wie lub nie potrafi, należy ją bezwzględnie wspierać. Etap ten często przypomina „prowadzenie za rękę” nowego pracownika.
Mów, co i jak ma robić i nie przejmuj się, jeśli na tym etapie dużo rzeczy sprawia mu jeszcze trudność.
Etap III – wykonywanie zadań z asekuracją
Po kilkukrotnym wykonaniu zadań ze wsparciem, pracownik powinien zacząć wykonywać je samodzielnie. Podczas III etapu osoba wprowadzająca jest już w tle pracownika.
To on sam ma realizować polecenia, a w razie trudności sięgać do notatek. Bądź jednak przy nim po to, by na bieżąco poprawiać popełniane błędy i pomagać, gdy sobie nie radzi.
Jest to dla pracownika etap najbardziej stresujący, połączony z wrażeniem, że ktoś nieustannie patrzy mu na ręce, ale jest to zarazem faza szczególnie ważna, podczas której nabywa się praktycznej biegłości w wykonywaniu obowiązków.
Etap IV – samodzielna praca
Gdy dziecko jeździ już sprawnie na rowerku, odpinamy boczne kółeczka. Gdy pracownik radzi sobie w swojej nowej pracy, pozwalamy mu na samodzielną realizację zadań.
Nadal powinieneś zwracać baczną uwagę na poczynania zatrudnionej osoby, prosisz o częsty kontakt, w razie trudności jesteś do dyspozycji, ale ufasz (musisz kiedyś zaufać!), że pracownik sobie poradzi. Z czasem możesz zwiększać zakres zadań i zmniejszać ścisłość swojej kontroli.
UWAGA! Podczas całego okresu wdrażania pracownika w jego obowiązki postaraj się zachować spokój i opanowanie. Jest normalne, że chwilami możesz mieć wątpliwości, co do talentu bądź umiejętności pracownika, postaraj się jednak nie oceniać go na etapie szkolenia. A już na pewno należy powstrzymać się przed złośliwymi komentarzami, gdy nauka idzie wolniej niż zakładałeś.
Zniechęcenie pracownika na etapie jego wdrażania może jeszcze bardziej spowolnić naukę, zablokować możliwości kandydata i zniechęcić go do pracy, do której powinien być pozytywnie zmotywowany.
MP
Fot. Getty Images