Jednym z największych problemów małych firm, szczególnie tych, które świadczą usługi na rzecz innych przedsiębiorstw, pozostaje kwestia odzyskania należności. Czy można w jakiś sposób uniknąć nieuczciwych płatników? I co zrobić, gdy płatność za fakturę nie wpływa w terminie?
Na początek warto sobie zadać kluczowe pytanie: dlaczego problem z nieterminowym otrzymywaniem płatności w szczególności dotyczy firm małych i bardzo małych?
Unikaj patologicznych relacji
Pierwszy powód wydaje się oczywisty – duzi klienci mogą lekceważąco podchodzić do mniejszych kontrahentów. Wiedzą przy tym, że mały podwykonawca nie zrezygnuje ze współpracy nawet pomimo dużych opóźnień, bo mimo wszystko ta współpraca mu się opłaca. To jednak błąd – wcale nie musi tak być.
Rozwiązanie -> Inni mogą tyle, na ile im pozwolisz. Ustal nieprzekraczalne zasady, nie zgadzaj się na złe traktowanie. Być może lepiej dopuścić do zerwania współpracy z nierzetelną firmą i na jej miejsce znaleźć lepszego płatnika niż przez długi czas tkwić w toksycznej relacji biznesowej.
Upomnij się, a dostaniesz
Drugi powód wynika z postępowania samych wykonawców. O ile w średnich i dużych firmach zazwyczaj istnieje sprawny dział windykacji, o tyle najmniejsze podmioty często zaniedbują pilnowanie własnych pieniędzy. Niektórzy przedsiębiorcy nawet boją upominać się o nieuregulowane należności, sądząc, że źle wpłynie to na relacje pomiędzy obydwoma firmami. Błąd – w biznesie nie ma sentymentów. Masz prawo walczyć o zapłatę za wykonane usługi.
Rozwiązanie -> Pilnuj terminów płatności. Ustal, jakie spóźnienie dopuścisz bez upominania i jakie kroki będziesz podejmował za każdym razem, gdy opóźnienie przekroczy założony termin. Możesz opracować system progów. Np. po 10 dniach opóźnienia wyślesz upomnienie e-mailem, po 30 dniach zadzwonisz w tej sprawie do księgowości płatnika, po 40 dniach wyślesz oficjalne wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem, że brak wpłaty może skutkować wpisem do rejestru dłużników. Z własnego doświadczenia wiem, jak dobre efekty przynosi taki system, o ile jest stosowany konsekwentnie.
Nie zgadzaj się na wszystko
Jest także powód trzeci – zgoda na niekorzystnie skonstruowane umowy. Wcale nie jest prawdą, że mała firma zawsze musi zgadzać się na terminy płatności odroczone o 30 czy nawet 60 dni, nie mówiąc już o terminach dłuższych.
Rozwiązanie -> Już na etapie omawiania współpracy, warto podkreślić, jak ważne są dla Twojej firmy terminowe wpłaty w niezbyt odległych okresach. Uwzględnienie tego tematu już na początku negocjacji może pomóc w ustaleniu bardziej uczciwych zasad współpracy. Jednocześnie zachęcaj do wpłacania zaliczek lub opłacania faktur w formie przedpłat. Premiuj takie działania dużymi zniżkami. Możesz się zdziwić, jak wiele firm zgodzi się zapłacić wcześniej w zamian za duży rabat.
Windykacja i w końcu – sąd
Mądrze negocjuj, pilnuj terminów, premiuj rzetelnych płatników – to podstawowe zasady. Pozwolą Ci one sprawić, że długi klientów wobec Twojej firmy będą mniejsze, a nawet dużo mniejsze, niż gdybyś tych zasad nie stosował.
Jednak żadne zasady (za wyjątkiem bezwzględnego wymagania przedpłat) nie uchronią Cię do końca przed nieuczciwymi płatnikami. Dlatego nie warto bronić się przed współpracą z rejestrami dłużników i firmami windykacyjnymi.
Jeszcze przed rozpoczęciem współpracy z daną firmą warto sprawdzić, czy nie widnieje w odpowiednim rejestrze. Wymaga to opłacania abonamentu, ale może pomóc Ci w uniknięciu współpracy z najgorszymi partnerami na rynku.
Gdy natomiast nie masz innej możliwości wyegzekwowania pieniędzy, nie bój się wpisać nierzetelnego kontrahenta do odpowiedniej bazy dłużników. Jeśli sam wpis nie podziała na niego dyscyplinująco, możesz zlecić windykację odpowiedniej firmie, która zazwyczaj pobiera prowizję od odzyskanych długów. W niektórych przypadkach długi można także sprzedać.
Ostatecznością jest natomiast wytoczenie sprawy w sądzie. Ponieważ odzyskiwanie należności w ten sposób może być uciążliwe, rozwiązanie to najlepiej jest stosować dopiero wtedy, gdy wszystkie inne sposoby zawiodą.
Marcin Pietraszek
Fot. Getty Images