Efektywność zależy zazwyczaj od nabytych nawyków i sposobów organizacji pracy. Często niewłaściwe przyzwyczajenia utrudniają skuteczne wykonywanie obowiązków, powodują gromadzenie się spraw, co w rezultacie przytłacza i stresuje.
Od blisko 30 lat problemy związane z zarządzaniem zadaniami i efektywnym wykorzystaniem czasu rozwiązuje Personal Efficiency Program (PEP). Jest to zbiór prostych metod i zasad, które bardzo usprawniają zarządzanie codziennymi zadaniami, zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym.
Najważniejsza zasada: Zrób to od razu
Po prostu zajmij się sprawą od razu, szczególnie jeśli na jej załatwienie przeznaczyłbyś kilka minut. Jeśli wymaga to więcej czasu i nie możesz jej załatwić teraz – nie odkładaj jej „na później”, łudząc się, że w innym terminie będzie łatwiej i wykonasz zadanie lepiej.
Odwlekanie załatwienia sprawy to niepotrzebne generowanie stresu – czas płynie, a „otwarty” temat czeka. Staw czoła wyzwaniu od razu i zaplanuj wykonanie obowiązku na konkretny termin, a kiedy termin nadejdzie, zrealizuj zadanie z całą konsekwencją. Bardzo wiele osób, które zaczęły stosować tę zasadę zauważyło, że czas potrzebny do wykonania zadania jest zazwyczaj dużo krótszy niż pierwotnie zakładany.
Spróbuj wdrożyć chociaż kilka z poniższych zasad związanych z filozofią PEP.
Zorganizuj swój teren: Nie trać czasu na szukanie pojedynczej kartki z zapiskami, która zginęła w odmętach Twojego biurka. Pozbądź się zbędnych rzeczy i poukładaj te, które mają dla Ciebie wartość – znajdź dla nich odpowiednie miejsce, podziel je, oznacz.
W „twórczym bałaganie” również trzeba znaleźć przestrzeń na kreatywność. Dlatego zorganizuj swoje biurko, swój dom tak, by wszystko było na swoim logicznym miejscu.
Selekcjonuj informacje: Przeanalizuj swoje informacje – w kalendarzu, notesie, w skrzynce e-mailowej, w smartfonie – pozbądź się tych, które nie są niezbędne. Zostaw te wartościowe i aktualne.
Zacznij wykorzystywać wszystkie funkcje poczty elektronicznej – do filtrowania, katalogowania, automatycznego usuwania. Tak jak dokumenty papierowe, porządkuj też swoje wiadomości elektroniczne. Na bieżąco usuwaj przeczytane, mniej istotne informacje. Archiwizuj tylko ważne e-maile.
Korzystaj z katalogu „Moje Dokumenty”, podziel pliki ze względu na ich przeznaczenie, rodzaj, aktualność. Nie czytaj poczty wtedy, kiedy i tak wiesz, że nic nie zrobisz z otrzymaną wiadomością.
Zredukuj „przeszkadzacze”: Według badań, średnio co 3 minuty coś zakłóca naszą uwagę i odrywa od pracy. Marnujemy czas na zbędne przerwy, pogadanki, nic nie wnoszące pytania i spotkania.
Nie rozdrabniaj się, odpisuj na maile lub na dokumenty „hurtowo”, nie na każdy z osobna i w różnym czasie. Blokuj w swoim kalendarzu czas na wykonanie tych zadań. Takie podejście pozwala pozbyć się dziennie 50 momentów zaburzających koncentrację.
Nie pozwól, aby spotkania zdominowały i rządziły Twoim czasem: Niestety, większość spotkań, to niekończące się i niewiele wnoszące dyskusje. Nie trać czasu na niepotrzebne „pogaduchy” – nie dyskutuj o problemach, tylko przyjrzyj się im, poznaj i po prostu je rozwiąż. Chroń swój czas. Nikt inny za Ciebie tego nie zrobi.
Zaprzyjaźnij się z kalendarzem: Chcesz, aby coś zostało zrobione? Wpisz to do kalendarza. Jeśli zapisujesz spotkania, to tym bardziej planuj i zapisuj swoje zadania. Eksperci zalecają pracę w blokach 90-minutowych, by lepiej koncentrować się na wykonywanych w tym czasie obowiązkach.
Opracuj system przypominania o tym, co masz do zrobienia: Nie musisz pamiętać, że o 15-stej masz do kogoś zadzwonić – nie zaprzątaj sobie tym głowy, lepiej zapisz to w kalendarzu. Niech dobrze prowadzony kalendarz stanie się Twoim osobistym asystentem.
Wykonuj każdą czynność tylko jeden raz: Gdy zajmiesz się już czymś, nie odkładaj tego – wracając, powtórnie stracisz czas na przypomnienie sobie tematu. Nie podwajaj sobie pracy.
PEP to Program Efektywności Personalnej – trening indywidualnie dostosowany do każdej osoby, który pomaga zwiększać efektywność i komfort pracy. Został opracowany w 1984 roku przez Kerry’ego Gleesona, światowej klasy eksperta z dziedziny efektywności osobistej. Więcej informacji o treningu PEP i akcji „PEPuj z nami” na www.pepujznami.pl.
Fot. Getty Images