Gdyby doba miała 36 godzin, albo 48… Wtedy mógłbyś zrobić więcej. Ale czy na pewno? Jaką część czasu naprawdę przeznaczasz na pracę, a jaką na przeglądanie maili lub Facebooka?
Nawet jeśli sądzisz, że bardzo dobrze zarządzasz czasem, możesz zrobić coś jeszcze. Sam przekonuję się o tym każdego dnia, starając się poprawić swoją wydajność. Efekty nie dają się niestety zaprezentować w postaci rosnącej w górę linii – czasem są lepsze, innym razem gorsze. Wiem już jednak, od czego zależy sukces. Wystarczy przestrzegać pięciu poniższych zasad.
Ustal priorytety
Jeśli zadań masz tak wiele, że możesz nie zdążyć ze wszystkim jednego dnia, przestań siebie oszukiwać. Nie zakładaj, że zrobisz wszystko. Wyznacz priorytety, którymi zajmiesz się na pewno i nieodwołalnie. Wokół nich właśnie powinien koncentrować się punkt drugi.
Zaplanuj dzień pracy
Terminarz to coś, co towarzyszy mi każdego dnia od samego rana. Staram się, by działania priorytetowe zapisywać na samej górze. Jeśli od nich zacznę, będę miał większą szansę, że zdołam nie tylko zrealizować je, ale również znajdę czas na kilka mniej pilnych działań.
Na każdą czynność przeznacz określony czas, ale dodatkowo wyznacz bufor bezpieczeństwa. Np. jeśli wiesz, że dana czynność powinna Ci zająć 60 minut, przeznacz na nią 15 minut więcej.
Staraj się przestrzegać ustalonego planu, ale jeśli coś się „posypie”, nie rezygnuj z tego powodu ze wszystkiego. Plan trzeba na bieżąco korygować nawet kilka razy dziennie, pod wpływem różnych, trudnych do przewidzenia okoliczności. Nie zmienia to jednak faktu, że terminarz jest bardzo cenną pomocą.
Doceniaj postępy
Zauważyłem, że niektóre osoby, które mają trudności z dotrzymywaniem terminów, mają też problem z docenianiem siebie za to, czego dokonały. Może właśnie w tym tkwi problem prokrastynacji (ciągłego odkładania spraw na później)?
Jeśli praca nie wiąże się z wewnętrzną nagrodą, jaką jest satysfakcja z dobrze wykonanego zadania, ulatnia się również motywacja do dalszych działań. Prawdę mówiąc nie wiem, co można z tym zrobić. Jedyny sposób, jaki znam, jest taki, aby najzwyczajniej w świecie chwalić siebie za dobrze wykonaną pracę.
Spróbuj poczuć zadowolenie, a nawet dumę za każdym razem, gdy zrobisz coś w założonym terminie. Nie wstydź się tego. Nie traktuj na poważnie myśli typu „to nic takiego”. Ależ to jest „coś!” – tym razem zrobiłeś to, co zakładałeś dobrze i bez opóźnień.
Skup się na jednym
Wielozadaniowość to mit. Nie da się robić jednocześnie kilku rzeczy równie dobrze. To oszukiwanie samego siebie. Bierzesz się za kilka spraw i tłumaczysz sobie, że przecież wszystkim po trochu się zajmujesz, więc dzięki temu masz mniejsze zaległości. To bzdura. Mogę się założyć, że pracując „wielozadaniowo”, odczuwasz większe zmęczenie, a zadania wcale nie są wykonane szybciej ani lepiej, niż gdybyś realizował je po kolei.
Wyłącz „rozpraszacze”
Wcale nie musisz sprawdzać maila co 15 minut. Nie musisz także co 5 minut wchodzić na Facebooka. Wyłącz pocztę, wyłącz przeglądarkę internetową. Jeśli to problem, ustal, że możesz je uruchamiać raz na godzinę. Ale prawdziwym perfekcjonistą okażesz się dopiero wtedy, gdy np. zaczniesz czytać i odpowiadać na maile zbiorczo, 3-4 razy w ciągu dnia pracy.
Niestety, mi do tego ideału bardzo daleko. Wciąż więc mam wiele do zrobienia w kwestii poprawiania swojej (niezłej, jak sądzę) efektywności. Jutro spróbuję jeszcze raz.
Marcin Pietraszek
Fot. Getty Images