Jak zaplanować czas realizacji danego projektu? Co zrobić, żeby pracownicy nie mieli nadmiaru wolnego czasu, ale żeby też śruba nie była przykręcona zbyt mocno?
Każdy pracownik ma swoje własne tempo pracy – to oczywiste. Zwróć jednak uwagę na coś jeszcze. Każdy pracownik ma swój indywidualny poziom optymizmu, który ujawnia się m.in. w procesie planowania.
Optymiści są przekonani, że ze wszystkim poradzą sobie w bardzo krótkim czasie. Wykonanie skomplikowanego zadania na jutro? Żaden problem! Niestety, choć często deklarują, że wykonają pracę bardzo szybko, rzeczywistość bywa rozczarowująca. Zaplanowany przez nich termin jest często nierealny, gdyż jako osoby pełne zapału i wiary w swoje możliwości nie przykładają one dużej wagi do przeszkód, jakie mogą się pojawić.
Na przeciwnym biegunie są pesymiści. Oni z kolei, zapytani o to, ile czasu zajmie im wykonanie zadania, już na etapie planowania wybierają czarne scenariusze i widzą przed sobą dziesiątki trudności. Zakładają, że pojawi się mnóstwo przeszkód, które opóźnią projekt, a w konsekwencji wolą ustalić bardzo bezpieczny termin. W rzeczywistości jednak najczęściej nie jest aż tak źle, a więc plan udaje się zrealizować przed czasem. Bywa, że pracownik-pesymista po szybkim wykonaniu planu nudzi się, zamiast realizować kolejne zadanie.
Czy można coś zrobić, aby prawidłowo oszacować czas realizowania projektu? Jak sprawić, by pogodzone zostały przewidywania optymistów i pesymistów? Odpowiedź na pierwsze pytanie brzmi „tak”. Kluczem do odpowiedzi na drugie jest pojęcie „buforowania czasu”.
Jeśli kilka osób zajmuje się jednocześnie podobnymi projektami, poproś każdą z nich o określenie czasu, jaki potrzebuje ona na wykonanie swoich zadań. Jeśli różni pracownicy zajmują się poszczególnymi etapami, również poproś każdego z nich o zaplanowanie czasu realizacji jego etapu. W jednym i w drugim wypadku zsumuj zaplanowany czas pracy.
W odniesieniu do pierwszej sytuacji – oblicz średnią, a więc podziel otrzymany czas przez liczbę pracowników. W drugiej – po prostu wszystko zsumuj. Następnie, do wyników, jakie otrzymasz, dodaj 10 proc. Właśnie taki termin wykonania projektu przedstaw klientowi, jako realny.
Bufor czasowy w postaci 10-procentowego przedłużenia przewidywanego czasu realizacji projektu pozwoli na bezpieczne wykonanie wszystkich zadań i to nawet, jeśli pojawią się po drodze drobne trudności. Aby jednak pracownicy nie marnowali czasu, potrzebna jest odpowiednia motywacja.
Skuteczną zachętą może okazać się premia za przedterminowe wykonanie zadania. Jeśli więc pracownicy zrobią wszystko w pierwotnie założonym terminie (100 proc. deklarowanego czasu) – otrzymają premię. Jeśli się nie wyrobią (wykonają prace w czasie do 10 proc. dłuższym), klient i tak otrzyma zrealizowane zamówienie w ustalonym czasie.
Jeśli pracownicy wykonają projekt przed czasem i otrzymają premię, nie będą niezadowoleni z tego, że natychmiast muszą brać się za kolejne zadania, Twoja firma zaś szybciej zarobi kolejne pieniądze.
Marcin Pietraszek
Fot. Getty Images