Zorganizowanie udanego i profesjonalnego spotkania biznesowego wymaga odpowiednich przygotowań oraz zaangażowania wielu sił i środków. Skupiając się na kwestiach najistotniejszych, zdarza nam się zapomnieć o nie mniej ważnych detalach.
Przy organizacji eventu biznesowego kluczowa jest jasna wizja przedsięwzięcia. Droga do jego realizacji może się okazać pełna niespodzianek. Dobra organizacja i szczegółowy plan działania pozwoli się przed nimi ustrzec.
Każde spotkanie dla większej ilości osób wymaga planowania strategicznego, a co za tym idzie, dużego nakładu pracy. W zależności od skali przedsięwzięcia, przygotowanie konferencji może nam zająć od kilku tygodni do kilku miesięcy.
Przy całym ogromie spraw organizacyjnych, skupiamy się przede wszystkim na tych najistotniejszych, a więc na stworzeniu budżetu, wyborze miejsca, przygotowaniu zaproszeń i materiałów konferencyjnych, etc. Jednakże wśród wielu zasadniczych spraw o które należy zadbać, nie zapominajmy o pewnych szczegółach. Jest wiele detali, które choć wydają się nieistotne, de facto mogą przesądzić o sukcesie całego przedsięwzięcia.
Lokalizacja
Przy wyborze miejsca konferencji najczęściej brane są pod uwagę ogólne warunki lokalu, jego standard oraz wystrój. Nie należy jednak zapominać o tak istotnej kwestii jak lokalizacja.
Usytuowanie w ścisłym centrum miasta nie zawsze będzie pożądanym udogodnieniem dla zaproszonych gości. Wbrew pozorom, to właśnie sale konferencyjne umiejscowione na obrzeżach miasta mogą nam więcej zaoferować.
Argumentem przemawiającym na korzyść takich obiektów jest zarówno brak korków, szczególnie w godzinach szczytu, jak również dostęp do głównych tras wylotowych. Lokalizacja posiada szczególne znaczenie w przypadku organizacji konferencji międzynarodowej, gdzie niezwykle istotne będzie dobre połączenie z lotniskiem.
Parking
Nie bez znaczenia jest również kwestia związana z miejscami parkingowymi. Obiekty zlokalizowane na obrzeżach mogą sobie pozwolić na budowę dużego, przestronnego parkingu, który pomieści nawet kilkaset samochodów.
Hotele czy restauracje w centrum miasta nie mają możliwości udostępnienia swoim gościom większego parkingu. Decydując się na takie miejsce musimy się liczyć z tym, iż naszych gości czekają liczne niedogodności. Będą oni zmuszeni do poszukiwania alternatywnych miejsc parkingowych, które często wymagają opłaty.
Zaplecze techniczne
Obsługa techniczna to jedna z kluczowych kwestii związanych ze współczesnymi eventami. Wyposażenie sal konferencyjnych w nowoczesny sprzęt umożliwiający profesjonalne prowadzenie spotkań jest już standardem. A przecież nie każdy, kto zajmuje się organizacją eventu musi być biegłym informatykiem. Dlatego warto upewnić się, że w miejscu, w którym planujemy event, możemy liczyć na profesjonalne zaplecze techniczne i osobę, która będzie czuwać nad sprawnym przebiegiem spotkania. W przeciwnym razie będziemy musieli się tym zająć osobiście, tudzież zatrudnić dodatkową osobę.
Oznakowanie sali
Jeśli przygotowujemy duży event w centrum konferencyjnym, które dysponuje większą ilością sal, warto pomyśleć o dobrym oznaczeniu kierującym zaproszonych gości od wejścia do odpowiedniej sali. W nowych miejscach łatwo o dezorientację. Warto oszczędzić tego swoim gościom i na terenie obiektu rozlokować mapki oraz strzałki, które skierują zainteresowanych do właściwej sali.
Jeśli wydarzenie ma charakter międzynarodowy, to na szczególną uwagę zasługują goście z zagranicy, których należy nie tylko jak najlepiej przyjąć, ale również zadbać o to, aby nie mieli żadnych problemów z dotarciem na miejsce spotkania. W tym celu niezbędne będą materiały informacyjne oraz konferencyjne w języku obcym, które zostaną im dostarczone z wyprzedzeniem. Powinny być one również dostępne w miejscu konferencji.
Czas wolny
Konferencje czy zjazdy to nie tylko same prezentacje, wykłady i panele dyskusje, ale również czas pomiędzy poszczególnymi częściami spotkania. Warto pomyśleć także o tym, aby uczestnicy mogli ten czas jakoś zagospodarować. Dlatego już na etapie wyboru miejsca, w którym odbędzie się event, warto zwrócić uwagę na to czy obiekt oferuje jakieś dodatkowe atrakcje.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku konferencji kilkudniowych. Dzięki temu goście będą mogli nie tylko odpocząć, ale również miło spędzić czas. Dobrze jest zadbać też o osoby towarzyszące, dla których można zorganizować specjalny program uwzględniający np. okoliczne zabytki.
– Do najczęstszych zapytań dotyczących organizacji eventu należą pytania o ilość miejsc parkingowych oraz bliskość do głównych tras wylotowych – mówi Agata Zięba-Śladowska z Centrum Hotelowo-Konferencyjnego Witek w Krakowie. – Przydatnym udogodnieniem dla uczestników konferencji okazuje się również bezpośrednie wyjście z sali konferencyjnej na zewnątrz. Dzięki temu uczestnicy eventu mogą w każdej chwili wyjść i zaczerpnąć świeżego powietrza.
Dobra organizacja polega na umiejętności połączenia wielu elementów w harmonijną całość. Zadbanie o takie kwestie ma wpływ nie tylko na ogólne powodzenie przedsięwzięcia, ale także na wizerunek firmy, która spotkanie organizuje.
Fot. Getty Images