Spotkania biznesowe często sprowadzają się do tego, by zrobić na rozmówcy właściwe, profesjonalne wrażenie. Zdobyta w ten sposób przychylność często sprawia, że możliwości współpracy szeroko się otwierają.
Pierwsze wrażenie działa na wszystkich – nawet na tych, którzy powinni być szczególnie uodpornieni na takie „sztuczki”.
Niestety, jesteśmy tylko ludźmi a jedną z naszych słabości jest wyciąganie wniosków o danej osobie w ciągu pierwszych sekund spotkania z nią. To, co dzieje się potem, to przede wszystkim poszukiwanie potwierdzeń naszych intuicyjnych przypuszczeń.
Choć podczas biznesowego spotkania najważniejsze powinny być słowa, a właściwie ich merytoryczna wartość, wszyscy podlegamy tym samym zasadom, wg których tylko w 7 proc. o odbiorze danego przekazu decydują same słowa. 35 proc. wiąże się ze sposobem ich wypowiadania (szybkość, rytm, ton), a aż 55 proc. przypada na język ciała.
Liczy się jednak nie tylko sam przebieg spotkania, ale i przygotowanie do niego. Podstawą jest schludny wygląd, raczej spokojna niż wystrzałowa fryzura, a w przypadku kobiet także stonowany makijaż oraz taki ubiór, który nie sugeruje przyjścia na spotkanie wprost ze szkoły uwodzenia. W wypadku panów na pewno odpadają krótkie spodnie i sandały.
Powitanie
Osoba, z którą chcesz się spotkać, dostrzega Cię z daleka. W pierwszej kolejności zauważa Twoją sylwetkę, ubranie, potem wyraz twarzy. Dobrze więc, jeśli pozycja ciała jest rozluźniona. Doskonale, jeśli twarz rozjaśnia delikatny uśmiech, wskazujący na Twój optymizm i pozytywne nastawienie do rozmowy.
Czas na powitanie. Uścisk dłoni powinien być stanowczy – niezbyt lekki, ale i nie za mocny (nie chcesz chyba nikomu połamać palców?). Podczas powitania (a także później) patrz rozmówcy w oczy. Po miłym, pełnym uśmiechów wejściu do sali, w której odbędzie się spotkanie, możesz wymienić kilka standardowych zdań „o niczym” (pogoda, korki), po czym następuje czas właściwej rozmowy.
Rozmowa
Wspomniałem o kontakcie wzrokowym – jest bardzo ważny, ale tak jak w wypadku uścisku, należy znaleźć złoty środek. Natarczywe wpatrywanie się w źrenice rozmówcy będzie dla niego równie niekomfortowe jak sytuacja, w której będziesz rozglądać się na boki lub spuszczać wzrok. Patrz na rozmówcę, ale bez nachalności.
UWAGA! Jeśli nie jesteś mistrzem gestykulacji, lepiej ograniczaj ruchy niż je eksponuj.
Nie ma nic złego w tym, abyś przytakiwał rozmówcy, gdy się z nim zgadzasz i kręcił przecząco głową dla podkreślenia swojej niezgody na daną propozycję. To jedne z nielicznych gestów, które można uznać za w pełni bezpieczne. Oczywiście, różni specjaliści od mowy ciała mogą twierdzić inaczej, przekonując, że np. gestami rąk można powiedzieć bardzo wiele. Jeśli jednak nie ukończyłeś żadnego kursu, a mimo to będziesz próbował zachowywać się niczym Piotr Tymochowicz, może to zostać odebrane po prostu jako niezrozumiałe wymachiwanie rękami.
Spójność
Kolejna ważna kwestia dotyczy tego, aby ruchy ciała były zgodne z treścią przekazu. Jeśli nie jesteś szczery, będzie to trudną sztuczką, powinieneś bowiem zapanować nie tylko nad wypowiadanymi słowami, ale i gestami ciała, które je odzwierciedlają.
Gdy zapewniasz o swoim spokoju, a jednocześnie machasz pod stołem nogami, czy też usiłujesz przekonać rozmówcę, jak pewny siebie jesteś, a jednocześnie pochylasz się do przodu, partner tej konwersacji wyczuje fałsz (nawet jeśli nie będzie potrafił wyrazić słowami tego, co jest nie tak, odczuje, że „coś tu nie gra”). Najlepiej więc po prostu mówić prawdę – wtedy ryzyko braku spójności nie wystąpi.
Co jeszcze?
Podczas rozmowy nie trzymaj rąk w kieszeniach, nie zakładaj rąk (jedna na drugą), nie stukaj palcami (np. o blat stołu). Pod kontrolą zachowaj także mimikę twarzy. Szerokie otwieranie ust i podnoszenie brwi będzie wskazywało na ogromne zdziwienie, a zaciśnięte usta na napięcie (lęk, stres) lub złość.
Siedząc naprzeciwko rozmówcy, staraj się przyjąć pozycję otwartą – nie krzyżuj ani rąk, ani nóg. Nie wychylaj się zanadto do przodu (może to wskazywać na małą pewność siebie, lęk), ale nie wyginaj się także do tyłu, by nie zostać odebranym jako osoba zarozumiała.
Ćwiczenia
Aby dobrze wypadać podczas biznesowych spotkań, warto poćwiczyć. Zobacz jak wypadasz przed lustrem – poćwicz z różnymi minami i gestami, mów przy tym to, co zamierzasz powiedzieć podczas spotkania. Jeszcze lepszym sposobem może być nagrywanie takich prób kamerą, a potem oglądanie i analizowanie ich.
W końcu to praktyka czyni mistrza, a panowania nad własnym ciałem w sytuacjach stresu także można się nauczyć.
Marcin Pietraszek
Fot. Getty Images