Odnosisz wrażenie, że pracownicy nie słyszą Twoich poleceń? Albo robią co innego niż im poleciłeś? Spróbuj udoskonalić sposób zlecania zadań i obowiązków.
W skutecznym wydawaniu poleceń sprawą najważniejszą jest precyzja. Im dokładniej określisz zadania, jakie pracownik ma wykonać, tym łatwiej będzie Ci rozliczyć go potem z pracy.
Oczywiście warto zachować zdrowy rozsądek. Nie ma sensu mówić doświadczonemu przedstawicielowi handlowemu, co po kolei ma zrobić, by pozyskać nowego klienta, ale w wypadku nowego pracownika lepiej wyjaśnić to z przesadną dokładnością niż zbyt ogólnie.
W relacjach profesjonalnych lepiej nie zdawać się na domysły, bo może to okazać się zbyt kosztowne.
WAŻNE! Pracownik powinien dostawać precyzyjne polecenia, dzięki którym zrozumie:
– co ma zrobić (jaki cel ma osiągnąć)
– w jaki sposób
– w jakim terminie.
Każdy wykona swoje zadania lepiej, gdy będzie wiedział czemu ma ono służyć. Jeśli pracownik ma stworzyć bazę klientów, dokonać zmian w tabelach, czy zebrać informacje na dany temat, powinien wiedzieć, po co ma to robić. Świadomość celu nada tej pracy sens i zwiększy motywację do jej wykonania.
Gdy wydasz polecenie i wyjaśnisz cel zadania, dopytaj, czy na pewno wszystko zostało zrozumiane. Zachęć pracownika do zadawania pytań. Pozwól mu dopytać nawet o kwestie, które wydają Ci się błahe. Lepiej, żeby pracownik zapytał o sprawy oczywiste, niż żeby z powodu nieporozumienia wykonał zadanie źle.
Na zakończenie spróbuj streścić jeszcze raz całe zadanie. Jest to szczególnie ważne, gdy chodzi o skomplikowane lub nowe dla pracownika sprawy. Możesz także poprosić, by to on opowiedział co i jak powinien zrobić.
Gdy zadania zostaną zlecone, pozostaje jeszcze ich ocenianie. Staraj się to robić na bieżąco, ale zarazem w sposób, który nie będzie odbierany jako nachalna kontrola.
Doceniaj, jeśli pracownik wykonuje zadanie dobrze. Nie unikaj pochwał, gdy widzisz postępy w pracy. Gdy tak dobrze nie jest, zwracaj uwagę na błędy. Krytykę wyrażaj jednak ostrożnie, unikając przy tym złośliwości.
Postępując zgodnie z tymi zasadami możesz mieć niemal pewność, że Twoi pracownicy poprawnie będą wykonywali Twoje polecenia. A jeśli nawet to nie pomoże? Oznaczać to będzie, że problem leży gdzie indziej, np. w złej organizacji pracy lub słabej motywacji zespołu.
MP
Fot. Getty Images