Kontakt e-mailowy, to coraz częstszy sposób komunikacji między firmami, a także między firmami i jej klientami. E-mail bywa praktyczną wizytówką, która dużo mówi o danej firmie, jej profesjonalizmie lub jego braku.
Na pierwsze wrażenie wpływ będzie miało już to, jak długo nadawca wiadomości będzie musiał czekać na odpowiedź. Ta nie musi być natychmiastowa, ale powinna nastąpić w ciągu kilku godzin, maksymalnie w ciągu doby.
WAŻNE! Jeśli mail wymaga przygotowania długiej lub skomplikowanej odpowiedzi, warto adresata uprzedzić w krótkim mailu, w jakim terminie powinien spodziewać się pełnej wiadomości.
E-mail może brzmieć odrobinę mniej profesjonalnie niż pismo wysyłane tradycyjną pocztą. Stąd też w korespondencji elektronicznej przyjęło się np. powitanie „Witam”, które choć krytykowane przez językoznawców (jako takie, które powinno być stosowane tylko w bezpośrednich kontaktach), to jednak w praktyce, w wielu sytuacjach wyparło oficjalne „Szanowni Państwo”. By być w zgodzie z językiem polskim, a jednocześnie nie wywoływać wrażenia dużego dystansu, e-mail można zacząć np. od „Dzień dobry”.
Wiadomość powinna zostać napisana poprawnie, nie tylko z uwzględnieniem zasad ortografii, ale i interpunkcji. Profesjonalna odpowiedź powinna być zwięzła, konkretna, bez wątków nieistotnych dla sedna problemu.
Gdy odpowiadamy na wiele pytań, należy albo stosować gradację, odpowiadając najpierw na sprawy najważniejsze, potem na mniej istotne, albo odpowiadać w kolejności, w jakiej poszczególne kwestie poruszał nadawca wiadomości.
UWAGA! W firmowym e-mailu nie należy nadużywać wykrzykników, pytajników, emotikonów. Nie należy także pisać całych słów dużymi literami, gdyż może to zostać odebrane jako przekazywanie treści podniesionym głosem.
Nie bójmy się odstępów. Aby wiadomość czytało się wygodnie, należy robić linię odstępu co kilka zdań.
Profesjonalna wiadomość często kończy się stopką z imieniem i nazwiskiem autora e-maila, nazwą stanowiska, numerem telefonu kontaktowego, nazwą i adresem firmy, ewentualnie także informacjami o poufności korespondencji.
Stopki w mailach wszystkich pracowników danej firmy powinny być przygotowane wg identycznego wzoru.
Do maila nie należy dołączać ciężkich załączników bez zgody adresata. Zgodnie z zasadami netykiety, powinniśmy prosić o zgodę zawsze, gdy chcemy dołączyć plik o wadze powyżej 200 KB.
Być może dziś, gdy dostęp do szybkiego internetu jest łatwiejszy niż kilka lat temu, jest to przesadna ostrożność i granicę tę można przesunąć do 500 KB. Wysyłanie cięższych maili bez uzyskania na to zgody może być jednak nadal uznawane za wyraz braku kultury.
WAŻNE! Jeśli wysyłamy wiadomość do wielu adresatów, w programie pocztowym należy uaktywnić pole UDW, czyli „ukryte do wiadomości”, dzięki czemu nie przekażemy e-maili naszych odbiorców każdemu z nich.
Każdy e-mail powinien mieć tytuł. Tytuł powinien trafnie określać zawartość maila. Dzięki temu adresat nawet długi czas po odebraniu wiadomości będzie mógł ją łatwo ponownie odnaleźć.
Zadbaj także o to, by nadawca maila został poprawnie zidentyfikowany przez odbiorcę. W ustawieniach konta pocztowego powinieneś ustawić swoje imię, nazwisko i nazwę firmy, tak, by odbiorca od razu po otrzymaniu wiadomości wiedział, kto jest jej autorem.
WAŻNE! Jeśli nadawca oczekuje potwierdzenia otrzymania wiadomości, należy je wysłać. Dzięki temu autor maila będzie miał pewność, że jego wiadomość trafiła do odbiorcy, a więc że nie wystąpiły problemy techniczne.
MP
Fot. Getty Images