Jakie zebrania są najskuteczniejsze? Krótkie!
Większość ludzi nie przepada za zebraniami. Spotkania firmowe kojarzą się najczęściej ze stratą czasu, który możnaby było wykorzystać znacznie lepiej. Bardzo często zdarza się, że spotkania takie przybierają postać monologu szefa, albo stają się towarzyską pogawędką o wszystkim i o niczym. I w jednym, i w drugim przypadku, uczestnicy zebrań wynoszą z nich niewiele poza zmęczeniem i poczuciem, że będą musieli nadrobić wiele zaległości, które narosły w czasie bezsensownego spotkania.
Czy może być inaczej? Tak, ale pod warunkiem, że jako organizator zebrania nie pójdziesz na skróty i poświęcisz odrobinę czasu na jego przygotowanie.
1. Ustal temat lub cel spotkania
Jeśli chcesz zaprosić pracowników lub partnerów biznesowych na spotkanie, zadaj sobie pytanie „po co?”. Czy chcesz im przekazać określone informacje? Jakie konkretnie?
Czy chcesz przedstawić im wyniki firmy za ostatnie półrocze i przedyskutować je? Jeśli tak, to co pożytecznego miałoby wyniknąć z takiej dyskusji?
A może chciałbyś, by zaproszone osoby zgłosiły pomysły na udoskonalenie oferty firmy? Jeśli tak – być może lepiej byłoby podzielić jedno spotkanie na dwa. Podczas jednego zaznajomić zebranych z sytuacją, potem dać im czas na ich przygotowanie własnych pomysłów, a podczas kolejnego spotkania zająć się już wyłącznie zgłaszaniem propozycji i przedyskutowaniem ich?
Dobrze przemyśl, czemu ma służyć zebranie – dzięki temu nie będziesz marnował czasu własnego oraz zaproszonych osób.
2. Ustal porządek obrad
Nawet jeśli spotkanie ma być burzą mózgów, najlepsze efekty przyniesie wtedy, gdy zostanie poddane pewnym z góry ustalonym rygorom.
Ustal kto i od czego zacznie spotkanie. Jeśli przemawiać będzie kilka osób, ustal kolejność. Nie zapomnij o tym, by dać trochę czasu na pytania, odpowiedzi, a w razie potrzeby, także na dyskusje.
Na początku obrad zapoznaj uczestników z harmonogramem i pozwól im zgłosić propozycje zmian.
3. Określ czas i pilnuj go
Ustalenie punktów programu oraz ich kolejności to jedno. Druga sprawa to czas. Powinieneś z góry ustalić, ile spotkanie będzie trwało. Ten plan powinien być realny, tzn. możliwy do zrealizowania.
Zaplanuj zarówno ogólny czas spotkania, jak i długość kolejnych etapów. Dodaj do tego ok. 10-20 proc. na możliwe „poślizgi”. Jeśli więc ustaliłeś, że spotkanie będzie trwało 60 min, spokojnie możesz założyć, że przy dużej dyscyplinie potrwa ono ok. 70 min.
No właśnie, dyscyplina. Nie wystarczy rozplanować czas – potem trzeba jeszcze na bieżąco pilnować, by ustalony harmonogram był realizowany odpowiednio sprawnie. Będzie to łatwiejsze, jeśli wszyscy zebrani będą wiedzieli, ile czasu przeznaczono na poszczególne punkty programu.
4. Zaproś odpowiednie osoby
Bardzo ważne, by na zebranie nie były zapraszane osoby, których omawiane kwestie nie dotyczą. Kierownik działu sprzedaży nie musi być obecny na spotkaniu dotyczącym remontu elewacji siedziby firmy. Lepiej, żeby ten czas spędził bardziej konstruktywnie niż ziewając i dłubiąc w nosie.
Po to właśnie ustaliłeś temat i cel spotkania, aby wiedzieć, czyja obecność będzie niezbędna na zebraniu.
5. Nie zapomnij o podsumowaniu ustaleń
Może się zdarzyć, że podczas spotkania zostanie poruszonych wiele istotnych kwestii, padnie wiele ciekawych pomysłów, wyrażonych zostanie wiele cennych uwag, ale… po spotkaniu nikt już o nich nie będzie pamiętał. Wtedy także można będzie uznać, że czas poświęcony na zebranie został zmarnowany. Nie dopuść do tego.
Przede wszystkim wykonuj notatki i wróć do nich po spotkaniu. Bardzo dobrym pomysłem jest przygotowanie pisemnego podsumowania ustaleń, które stworzysz już po zebraniu i roześlesz mailem do jego uczestników. Oczywiście, jeśli masz taką możliwość, możesz to zadanie zlecić także innemu uczestnikowi spotkania (choć ważne, abyś osobiście zaakceptował ostateczną wersję raportu).
Niezależnie jednak od maili po zebraniu, pamiętaj także o krótkich podsumowaniach kolejnych punktów programu podczas całego zebrania. Ważne, abyś dzielił się wnioskami wynikającymi zarówno z poszczególnych etapów, jak i byś podsumował wszystkie punkty na zakończenie.
Dzięki temu każdy będzie wiedział, co ważnego zostało ustalone. Poczucie, że czas ten nie został stracony może sprawić, że kolejne zebrania będą coraz bardziej merytoryczne, a przez to także coraz bardziej cenione przez ich uczestników. Nagle może się okazać, że zebrania wcale nie są takie złe…
Marcin Pietraszek
Fot. Getty Images