Bez względu na rodzaj prowadzonej działalności, jednego możemy być pewni. Na drodze do upragnionego zysku zawsze staną koszty. E-faktury i elektroniczny obieg dokumentów mogą je obniżyć.
Lepsze efekty niż liczenie ołówków i każdej wydrukowanej przez pracownika kartki daje wprowadzenie szerszego, planowego systemu oszczędzania. Dla uzyskania najlepszych wyników potrzebne będą radykalne zmiany.
Zacznij od spojrzenia na każdą kartkę papieru jak na ekwiwalent niedużej sumy. Może pojedyncza strona nie jest wiele warta, dolicz jednak koszty zadruku, doręczenia, przechowywania w ten czy inny sposób, a w końcu zutylizowania. Jak twierdzą zwolennicy minimalizmu – każdy przedmiot z otaczającej nas przestrzeni wymaga ułamka naszej uwagi.
Kartka papieru zostaje przeczytana, podpisana, przeniesiona, schowana, opisana, skserowana, zniszczona, podrzucona na inne biurko, a to wszystko w ramach cennego czasu pracownika. Wprowadzenie cięć finansowych łączy się z eliminacją tych czynności.
E-faktura
E-faktura to szybsza spłata należności, możliwość płatności elektronicznych oraz wygoda dla wystawcy i odbiorcy. Ma ona taką samą moc prawną jak dokument tradycyjny. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedstawić ją np. urzędowi skarbowemu. Jedyną różnicę stanowi nośnik.
– E-faktura daje przedsiębiorcy realne zyski. Koszt tradycyjnej faktury waha się od 2 do 8 zł. W cenę wliczony jest znaczek pocztowy, papier, wydruk, archiwizacja oraz praca administracyjno-księgowa. E-faktura obniża te koszty nawet o 80 proc. – twierdzi Magdalena Konca z Unizeto Technologies SA.
– Uwzględnijmy także czas przygotowania do wysyłki tradycyjnej faktury, wynoszący minimum 5 minut. Dla średniej firmy, wystawiającej 1000 faktur miesięcznie, oszczędność może sięgać nawet 996 godzin i 600 tys. złotych rocznie! – wylicza Konca.
Cyfrowa papierologia
Eliminacja papierowej dokumentacji to nie wymysł z filmów SF, lecz realne rozwiązanie, funkcjonujące w wielu firmach. Niezbędne jest wprowadzenie kompleksowego systemu, aby nie okazało się, że skanowanie, odszukiwanie i proszenie kolegi o udostępnienie kopii, zabiera więcej czasu niż dotychczasowe przekładanie każdego papierka.
Ważne jest, aby gromadzone dokumenty oraz korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna były łatwe do wyszukania, sprawnie poszeregowane i dostępne dla wszystkich uprawnionych osób. Wiele czasu zajmuje odszukanie konkretnego dokumentu. Największe problemy napotkamy nie znając dokładnej lokalizacji – czy był to załącznik w poczcie sprzed roku, zawartość jednego z przepastnych dysków twardych, czy ukryty w formie wydruku, w najniższej szufladzie biurka?
– Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to większa efektywność procesów biznesowych i oszczędność wynikająca z redukcji papierowej dokumentacji. System pozwala także na całkowitą eliminację archiwum papierowego i posługiwanie się dokumentacją elektroniczną także w kontaktach z administracją.
– Edicta, a także inne rozwiązania obiegu dokumentów oferowane przez Unizeto gwarantują zgodność prowadzenia w firmie dokumentacji elektronicznej z obowiązującymi przepisami prawa, np. eliminację dokumentacji papierowej w odniesieniu do pięcioletniego okresu konieczności przechowywania dokumentacji podatkowej – dopowiada Mateusz Radziszewski, dyrektor w Unizeto Technologies SA.
Pracownicy, u których wprowadzony został system zarządzania wirtualnymi dokumentami zauważyli, że dzięki szybkiemu i bezbłędnemu wyszukaniu odpowiedniego dokumentu, nie tracą oni czasu na mozolne przeglądanie możliwych lokalizacji, a zaoszczędzony czas spożytkować mogą w bardziej opłacalny sposób.
Etat wykorzystany do maksimum
Najlepsze efekty przyniesie system, w którym kontrola pracy stanowić będzie dodatkowy element większej funkcjonalności. Osoby zatrudnione nie będą czuły wówczas, że nałożono na nie system monitorujący, a przez to ich nastawienie do pracy pozostanie niezmienione.
Idealne narzędzie będzie połączeniem modułu poczty elektronicznej, swobodnego przesyłu poleceń i zadań oraz terminarza. Przełożony w szybki sposób może rozdzielać dowolnym osobom wykonanie zadania, wraz z załączeniem niezbędnych w tym celu dokumentów.
System na bieżąco pokazuje status zadań, odnotowując wszelkie nieprawidłowości. Nie bez znaczenia dla szefa jest także funkcjonalność pokazująca dokładną godzinę zalogowania oraz wylogowania się z systemu, co w licznych przypadkach równoznaczne jest z czasem pracy.
Pieniądze wyfruwają z przesyłkami
Podobne oszczędności czasu, ale i realnie wydanych pieniędzy, tyczą się tematyki firmowej korespondencji. Wiele podmiotów, zwłaszcza świadczących usługi masowemu odbiorcy, każdego miesiąca rozsyłać musi setki przesyłek – faktur, wezwań do zapłaty, blankietów czy listów. Aby zminimalizować koszty, warto zlecić wysyłkę firmie zewnętrznej.
– Eliminowane są wtedy wydatki związane z zakupem i intensywną eksploatacją urządzeń drukujących oraz kopertujących, niezbędnych materiałów poligraficznych a także transportu i nadania w firmie pocztowej lub kurierskiej. Klienci o specyficznych wymaganiach liczyć mogą na automatyczne dodawanie materiałów promocyjnych (np. płyt DVD, próbek produktów lub broszur) – przekonuje Konca.
Fot. Getty Images