Kaizen to japońska filozofia pracy (częściowo zbieżna z systemem lean management), zgodnie z którą najważniejszą wartością jest konsekwentne dążenie do doskonałości. Najbardziej znaną firmą, która osiągnęła sukces dzięki stosowaniu zasad kaizen, jest Toyota.
Kaizen to system, który łączy typową dla kultury Wschodu pokorę z cenioną na Zachodzie efektywnością.
Filozofia ta jest niezwykle prosta. Opiera się na założeniu, że wszyscy nieustannie powinni dążyć do doskonałości w najdrobniejszych sprawach. Ważne, że kaizen nie skupia się na rozmiarze czynionych kroków, ale na posuwaniu się naprzód. Powolne, ale konsekwentne samodoskonalenie będzie więc miało większą wartość niż wykonanie od czasu do czasu wielkich, przełomowych działań.
Zasady kaizen można z powodzeniem wykorzystywać zarówno w małym, jak i dużym biznesie i to przy działaniach różnego kalibru. Stosowanie kaizen może oznaczać zarówno usprawnianie pracy przy taśmie produkcyjnej, jak i przy biurku.
10 zasad kaizen:
1. Problemy stwarzają możliwości – trudności stanowią wyzwania, które mogą zostać przekształcone w sukcesy.
2. Pytaj 5 razy „Dlaczego?” – dociekliwość pozwala lepiej poznać każdy problem.
3. Bierz pomysły od wszystkich – każdy pracownik może wnieść coś wartościowego, umożliwiaj więc mu zgłaszanie pomysłów.
4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia.
5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy – nie przywiązuj się do istniejących rozwiązań, lecz otwieraj się na nowe.
6. Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne – poszukuj możliwości, nie przeszkód.
7. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne – słabe rozwiązanie, które można zastosować w prosty i tani sposób i tak będzie lepsze od rozwiązania pozornie lepszego, ale czasochłonnego i kosztownego.
8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy – nieustannie wykorzystuj swoją inteligencję, by obniżyć koszty.
9. Pomyłki koryguj na bieżąco – nie czekaj z wprowadzaniem zmian, wdrażaj je jak najszybciej.
10. Ulepszanie nie ma końca – każdego dnia myśl o tym, co mógłbyś udoskonalić.
Stosując kaizen, powinieneś dążyć do tego, żeby nieustannie poprawiać jakość swoich produktów i/lub usług, redukować koszty, skracać czas realizacji zamówień. Ważne też, aby filozofię tę podzielali wszyscy pracownicy.
Kaizen jest rodzajem filozofii, a to oznacza, że samo nakazanie pracownikom stosowania jego zasad nie wystarczy. Aby stosować kaizen, każdy pracownik powinien docenić jego sens. Warto też odpowiednio nagradzać pomysły wpływające na udoskonalenie poszczególnych procesów w firmie.
Korzystanie z kaizen w pracy biurowej może oznaczać np. pracę przy uporządkowanym biurku, ustawienie wszelkich narzędzi (w tym długopisów, kartek, najpotrzebniejszych segregatorów) na wyciągnięcie ręki, oczyszczenie komputera z niepotrzebnego oprogramowania (które spowalnia pracę systemu lub odciąga pracownika od obowiązków). Wykonywanie poszczególnych czynności powinno wymagać od pracownika minimalnej liczby operacji.
Podobnie przy produkcji. Pracownik przy taśmie powinien wykonać jak najmniej działań, a te które wykonuje, powinny być w miarę możliwości „wystandaryzowane”. Najlepiej, jeśli pracownik może skupić się na jednej, wykonywanej cyklicznie czynności i gdy nic go od niej nie odciąga. W Toyocie zastosowano nie tylko taśmę produkcyjną, ale także możliwość zatrzymywania jej przez każdego pracownika za każdym razem, gdy zauważy jakąkolwiek usterkę w jednym z produkowanych pojazdów. To dzięki temu toyota nauczyła się produkować samochody, które dziś wygrywają rankingi bezawaryjności.
Twoja firma również może stawać się coraz doskonalsza. Zrób tylko jeden mały krok. Jutro pomyślisz o następnym.
Marcin Pietraszek
Fot. Getty Images