Ty również masz dość spotkań, które choć ciągną się w nieskończoność, to i tak nie prowadzą do żadnych konstruktywnych zmian? Jeśli tak, przeczytaj ten artykuł.
Spotkanie nie jest receptą na każdy problem. Zmiany na lepsze nie zajdą tylko dlatego, że spotkań będzie więcej, będzie w nich uczestniczyło więcej osób lub będą trwały dłużej. Z drugiej strony, całkowity brak spotkań w firmie może wprowadzić chaos informacyjny, i w efekcie, chaos organizacyjny. Jeśli o istotnych problemach nie będzie się rozmawiało na wspólnym forum, spadnie też motywacja oraz efektywność.
Z zebraniami jest jednak jak z lekarstwami – aby pomogły, trzeba zastosować właściwą dawkę i częstotliwość.
Oto nasza recepta.
1. Organizuj spotkanie, gdy rzeczywiście jest potrzebne.
A więc wtedy, gdy wiesz, że masz coś ważnego do przekazania co najmniej kilku pracownikom, coś wymaga przedyskutowania lub trzeba ustalić podział obowiązków. Musi to wynikać z konkretnych, jasno zidentyfikowanych potrzeb.
2. Zaproś te osoby, które mają związek ze sprawą
Nie zapraszaj dziesięciu osób, jeśli chcesz poznać opinię trzech z nich. Nie przerywaj pracy wszystkich pracowników, jeśli musisz podzielić zadania w kilkuosobowym zespole. Zanim komukolwiek przekażesz informację o zebraniu, upewnij się, czy dana osoba naprawdę będzie na nim potrzebna. Ci, którzy być na spotkaniu nie muszą, nie powinni tracić na nie czasu.
3. Ustal dzień, godzinę i przestrzegaj terminu
Terminy są po to, by ich przestrzegać. Jako szef sam daj dobry przykład, przychodząc na zebranie kilka minut przed czasem. Będzie to jasnym przekazem dla pozostałych zaproszonych osób, że zebranie to sprawa poważna – nie można jej bagatelizować.
4. Przedstaw cel zebrania
Jeśli przeznaczasz na coś swój cenny czas, jeśli namawiasz innych, by poświęcili go właśnie na zebranie, uzasadnij dlaczego. Cel powinien być jeden, konkretny, taki sam dla wszystkich uczestników spotkania. Wszyscy powinniście wiedzieć, co chcecie osiągnąć przez to zebranie.
5. Przedstaw plan spotkania
Dobrze, jeśli zebranie ma ustalony plan. Osoba prowadząca spotkanie powinna go pilnować i przestrzegać. Aby można było je przeprowadzić sprawnie, na jednym spotkaniu nie powinno się omawiać więcej niż trzech spraw.
6. Pilnuj czasu
Bardzo łatwo jest sprawić, by robocze zebranie zmieniło się w przyjemną pogawędkę. Powinieneś jednak bardzo pilnować tego, by tak się nie stało. Możesz to osiągnąć, nieustannie kontrolując czas. Nie oznacza to oczywiście, że powinieneś przerywać mówcom w połowie zdania, staraj się jednak, by spotkanie nie przedłużyło się o więcej niż 10 proc. zakładanego czasu.
7. Unikaj rozpraszaczy
Telefony komórkowe, laptopy, a nawet rozłożone gazety. Wszystko to w cudowny sposób może odwrócić uwagę uczestników zebrania od sedna omawianych spraw. Dlatego od razu na początku spotkania (lub jeszcze przed jego rozpoczęciem) ustal zasadę, że na zebranie nie można ze sobą przynosić ani telefonów, ani laptopów, ani innych elementów rozpraszających. Zasady tej konsekwentnie przestrzegaj.
8. Podziel zadania
Jeśli celem spotkania jest ustalenie kolejnych kroków w konkretnej sprawie, trzeba jasno sprecyzować, kto będzie odpowiedzialny za jej poszczególne aspekty. Żaden z pracowników nie powinien mieć wątpliwości, jakie zadania będą należały do jego obowiązków oraz jakie rezultaty tych działań są oczekiwane. Jeśli nie zostanie to zrobione, ustalenia podjęte na zebraniu rozmyją się, podobnie jak odpowiedzialność za efekty tych ustaleń.
9. Podsumuj spotkanie
Dobre podsumowanie to niezwykle ważna część firmowego zebrania. Na tym etapie prowadzący powinien sprawdzić, czy cel wyznaczony przed spotkaniem został osiągnięty. W przypadku dłuższych zebrań warto podsumować także poszczególne fragmenty – przypominając na koniec o tym, co najważniejsze. Jeśli planowane jest kolejne zebranie, wszyscy powinni wiedzieć, w jaki sposób mają się do niego przygotować.
MP
Fot. Getty Images