Ten sam przedział czasu może zostać zagospodarowany w sposób przypadkowy i chaotyczny lub w sposób przemyślany i zorganizowany. A ponieważ czas to pieniądz, warto dążyć do jego efektywnego wykorzystania.
Dobra organizacja czasu wymaga odpowiedniej postawy – jak najbardziej wskazane jest dążenie do sprawnego zarządzania swoją aktywnością w określonym przedziale czasowym, ale z drugiej strony warto doceniać nawet te sytuacje, w których czas udaje się „ujarzmić” jedynie częściowo.
Przede wszystkim ustal swoje cele. Postaraj się, by były jak najbardziej konkretne. Dobrze jest mieć świadomość i wizję, że chcesz osiągnąć np. wzrost sprzedaży, ale taki cel trzeba przełożyć na język codzienności.
Jakie konkretne działania dziś, jutro, pojutrze mogą mieć wpływ na ostateczny sukces? W razie konieczności małe cele podziel na jeszcze mniejsze – tak, by można je było rozpisać na proste czynności w planie dnia np. „wysłać e-mail z poprawioną ofertą do Jana Kowalskiego”.
Przed rozpoczęciem dnia pracy rozpisz swój plan działań (warto używać terminarza).
UWAGA! Przypisując kolejne działania do konkretnych godzin, zadbaj o odpowiedni bufor czasowy, czyli o rezerwę na ewentualne opóźnienia.
Czynności zazwyczaj trwają dłużej niż się to wydaje podczas planowania. Jeśli sądzisz, że rozmowa będzie trwała 10 minut, wpisz 20.
Postaraj się, by w Twoim planie znalazły się wszystkie ważne sprawy na dany dzień, ale pozostaw też przestrzeń na chwile wytchnienia. Najistotniejsze, być może stresujące zadania, przetykaj krótkimi przerwami na zadania potrzebne, ale lekkiego kalibru, takie jak np. uporządkowanie maili.
Realizując plan, na bieżąco sprawdzaj czy mieścisz się w ustalonych granicach czasowych. Potrzeba kilku dni, a czasem nawet tygodni planowania, by nauczyć się trafnie przewidywać czas trwania konkretnych działań.
Ważne jednak, by odstępstwa od planu nie zniechęcały Cię do kolejnych prób. Celem planowania jest ogarnięcie chaosu i wykonanie ważnych zadań, nie oznacza to jednak, że bez względu na okoliczności zawsze musisz trzymać się sztywno wcześniejszych ustaleń.
Czasem warto z czegoś zrezygnować lub zamienić miejscami (np. by dokończyć coś innego lub załatwić nagłą i pilną sprawę). Jeśli jakieś sprawy nie zostaną zrealizowane jednego dnia, przenieś je na dzień kolejny.
Istotną sprawą jest docenianie siebie za postępy. Osoby bardzo perfekcyjne, które dużo od siebie wymagają, mogą podchodzić do swoich osiągnięć zbyt krytycznie.
Przez pewien czas ambicja może pchać je w stronę większych i jeszcze większych starań, ale brak zadowolenia z siebie w końcu stanie się bardzo zniechęcający.
Znacznie skuteczniejsza będzie postawa pozwalania sobie na drobne odstępstwa od planu i doceniania siebie nawet za częściową realizację planu. Pozytywne wzmocnienia będą skuteczną zachętą do rozwijania umiejętności zarządzania czasem.
Później, rosnące poczucie, że lepsza organizacja czasu wpływa na lepsze efekty biznesowe, przełoży się na satysfakcję i większą wiarę we własne możliwości.
WAŻNE! Świadomie i planowo zarządzając czasem zwiększasz swój wpływ na rzeczywistość – nie tylko tę zawodową. Odpowiednio planując i konsekwentnie realizując kolejne zadania, jesteś w stanie osiągnąć niemal każdy cel – zarówno biznesowy, jak i osobisty.
MP
Fot. Getty Images