Pojęcie „zarządzanie projektem” kojarzone jest zazwyczaj z działaniami dużych przedsiębiorstw, instytucji i innych złożonych organizacji. Ale może się ono odnosić także do małych i średnich firm.
Zarządzanie firmą poprzez projekty może oznaczać zarówno szczególne podejście do spraw ważnych (takich jak realizacja wyjątkowych zamówień, poważna reorganizacja), jak i sposób realizacji codziennych zadań w przedsiębiorstwie.
WAŻNE! Zarządzanie projektami to planowanie i realizowanie działań zmierzających do osiągnięcia celów przy uwzględnieniu określonego zakresu działań, czasu i budżetu.
Pojęcie to może się odnosić zarówno do procesu wypuszczania na rynek nowej wersji oprogramowania, jak i do bieżącej aktualizacji strony internetowej. Za projekt możemy uznać niemal każde działanie w firmie. Nie oznacza to jednak, że każde będzie wymagało takiej samej organizacji.
W wypadku zadań prostych, które mogą być wykonywane samodzielnie, kierownik projektu jest zarazem jego wykonawcą. Nie potrzeba całego zespołu, by np. wpisać nowe informacje na stronę internetową.
Firma może zastosować komputerowy monitoring wszystkich zadań realizowanych w firmie. Polega to na rozpisaniu większości pojedynczych obowiązków na projekty przy wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania, dostępnego dla wszystkich pracowników.
Wykonawca danego zadania określa w systemie aktualny stopień jego realizacji. Przy prostych pracach zaznacza jedynie, jeśli zaczął ich wykonanie, a potem potwierdza ich zakończenie. Menedżer kontroluje pracę, śledząc na bieżąco dane w systemie.
Inaczej będzie wyglądała realizacja dużych projektów, choć one oczywiście również mogą być monitorowane komputerowo.
Tutaj dużo czasu zajmie już samo planowanie. Sponsor – w tym wypadku właściciel, prezes firmy lub menedżer działu – określa wstępny cel projektu. To on wyznacza kierownika projektu, a najczęściej także skład zespołu (czasem do tego celu wyznaczany jest oddzielny kierownik zasobów).
UWAGA! Różni pracownicy mogą kierować w firmie różnymi projektami – funkcja kierownika projektu nie musi pokrywać się z hierarchią stanowisk w firmie. Kierownik jest odpowiedzialny przed swoim sponsorem (osobą zlecającą projekt) za cały proces planowania i wdrażania projektu.
Praca zespołu rozpoczyna się od ogólnej wizji, która następnie jest coraz bardziej precyzowana. Osiągnięcie dużych celów możliwe będzie dzięki wykonaniu małych kroków. Trzeba więc podzielić zadanie główne na zadania cząstkowe, a przy wielkich projektach, stworzyć oddzielne zespoły wyspecjalizowane w poszczególnych aspektach projektu.
Podczas planowania projektu najważniejsze będzie ustalenie jego zakresu, budżetu i czasu realizacji. Dane te są ze sobą sprzężone. Przeważnie im mniej jest czasu na realizację planu, tym mniejszy zakres i/lub większe koszty.
WAŻNE! Zespół powinien przygotować najpierw ogólny, a potem szczegółowy harmonogram wykonania projektu.
Gdy wszystko zostanie ustalone, nadchodzi czas realizacji. Ważne jest, aby na tym etapie istniała dobra komunikacja pomiędzy wszystkimi członkami zespołu.
Należy na bieżąco monitorować postępy w pracach i być wrażliwym na ewentualne trudności, szybko na nie reagując poprzez planowanie i wdrażanie rozwiązań.
Na tym etapie często okazuje się, że pod wpływem twardych realiów projekt trzeba zmodyfikować. Kierownik nie może zapominać także o nieustannym motywowaniu zespołu.
Na koniec projekt należy domknąć, porównując ostateczne efekty z pierwotnymi założeniami i rozliczając koszty. Jest to też czas na wyprowadzenie wniosków z przeprowadzonych działań.
Realizowanie małych i dużych zadań firmy w formie projektów dyscyplinuje pracowników, wykorzystuje ich zaangażowanie i intelekt. Pracownicy czując się odpowiedzialnymi za poszczególne projekty, podchodzą do pracy bardziej twórczo, a mniej rutynowo. Zwiększa się efektywność ich pracy, to zaś usprawnia funkcjonowanie firmy.
MP
Fot. Getty Images