Właściwie w Polsce to nie nowość. Handlowcy jeżdżący własnymi samochodami, pracownicy biurowi ze swoimi laptopami… – tyle, że do niedawna uznawano to za rodzaj nadużycia, spotykany głównie w najmniejszych firmach. Dziś to już popularny trend.
Bring You Own Device (BYOD) – czyli „przynieś swój własny sprzęt” – to nie sporadycznie stosowane określenie, ale nazwa trendu, obecnie bardzo popularnego na Zachodzie. W Polsce również witany jest on z radością, jak każdy sposób na obniżenie kosztów.
Jeden komputer to ułatwienie
Zgodnie z nazwą, zasada BYOD polega na tym, że pracownik świadczy pracę na swoich własnych, prywatnych urządzeniach. Jeszcze kilkanaście lat temu byłoby to niemożliwe, ponieważ sprzęt wykorzystywany w firmach był bardzo specjalistyczny, podczas gdy wielu pracowników nie miało w domach komputerów.
Dziś, w świecie zdominowanym przez urządzenia mobilne, sytuacja wygląda zgoła inaczej. Zdarza się, że sprzęt używany w wielu biurach jest gorszy niż ten, którym pracownicy dysponują prywatnie. Większość pracowników umysłowych ma własne smartfony, tablety i laptopy. Czy warto więc dublować te urządzenia, kupując kolejne tylko do pracy?
Wydaje się to coraz mniej sensowne, tym bardziej, że rośnie elastyczność pracy. Pracownik nowocześnie zorganizowanej firmy często pracuje w zadaniowym trybie pracy, w różnych godzinach i miejscach, w tym także w domu. Tajemnicą poliszynela jest fakt, że sprzęt firmowy powszechnie wykorzystywany jest do celów prywatnych, ale i odwrotnie – sprzęt prywatny używany jest do celów zawodowych. Np. raport pisany na komputerze firmowym, może zostać dokończony w domu na prywatnym laptopie, zaś na biurowym sprzęcie pracownik sprawdzi swoją osobistą pocztę.
Można z tym walczyć – i wiele firm, szczególnie korporacji, wciąż jeszcze wybiera taką drogę. Można też jednak spróbować wykorzystać ten trend dla obniżenia kosztów i dla obopólnej satysfakcji. Tak, tak, pracownik też może na takim układzie zyskać. Nie musi już wtedy przekładać ani synchronizować poszczególnych plików – wszystko ma bowiem w jednym urządzeniu. W dodatku zyskuje możliwość korzystania do własnych celów z wielu specjalistycznych aplikacji, których nie byłby w stanie zakupić prywatnie.
Zagrożone prawo i bezpieczeństwo
Nie jest to jednak rozwiązanie pozbawione wad. W Polsce problem napotkamy już w aspekcie prawnym. Przepisy mówią, że pracownik, nawet jeśli pracuje zdalnie, powinien otrzymać wszystkie urządzenia potrzebne mu do wykonywania pracy od pracodawcy. Nie będzie to konieczne jedynie wtedy, gdy pracownikiem formalnie nie jest, a więc przy umowach cywilno-prawnych (umowa o dzieło, umowa-zlecenie) oraz wtedy, gdy dane przedsiębiorstwo współpracuje z osobą prowadzącą własną działalność gospodarczą.
W praktyce jeszcze większym problemem może być kwestia bezpieczeństwa. Pracodawca musi mieć pewność, że tajemnice firmy nie wydostaną się na zewnątrz z powodu niefrasobliwości pracownika. Gdy to, co prywatne i to co firmowe miesza się ze sobą, łatwiej o przypadkowe zniszczenie danych, czy też o zawirusowanie komputera. Łatwiej też o dostęp do danych dla nieuprawnionych do tego osób. Dlatego zasada BYOD powinna być powiązana z ustaleniem rygorystycznych zasad dotyczących bezpieczeństwa.
Rozwiązaniem może być np. utworzenie dwóch profilów użytkownika w komputerze – jednego dla Kowalskiego logującego się jako pracownik, drugiego dla tego samego Kowalskiego, ale logującego się jako osoba prywatna. Wtedy jednak praca na takim sprzęcie może przypominać pracę na… dwóch komputerach. Czy nie wracamy więc do punktu wyjścia?
Każda firma powinna przemyśleć te kwestie we własnym zakresie, uwzględniając swoje specyficzne warunki. Szczególnie ważne jest przy tym sprawdzenie, czy pracownik, który miałby pracować w systemie BYOD posiada dostęp do danych, które można uznać za poufne.
Właśnie ze względów bezpieczeństwa prawdopodobnie nigdy nie będzie tak, że zasada BYOD będzie w równym stopniu dotyczyła wszystkich pracowników biurowych. Mimo tego, jej popularność będzie w najbliższych latach rosła.
Marcin Pietraszek
Fot. Getty Images