Kiedy zakładasz firmę, możesz nie zdawać sobie sprawy z tego, jak wiele czasu pochłonie Twoje nowe zajęcie. Co zrobić, by firma nie spowodowała, że zapomnisz o sobie, przyjaciołach i rodzinie?
Choć to trudne, od początku powinieneś wprowadzić dyscyplinę i to na wielu poziomach. Przestrzegając określonych reguł od pierwszego dnia prowadzenia firmy, wprowadzisz w swoje życie nowe przyzwyczajenia, które umożliwią Ci pogodzenie pracy na własny rachunek z życiem osobistym.
1. Porządek przede wszystkim
Na początku, gdy dokumentów jest mało, może Ci się to wydawać przesadnym formalizmem. A jednak, warto od razu założyć odpowiednie segregatory z przegródkami na faktury otrzymywane i wystawiane. Oddzielnie załóż segregator na podstawowe dokumenty (rejestracja, ZUS, US). Jeśli zatrudniasz pracowników, ich dokumenty również powinny znaleźć się w oddzielnej teczce.
O podobny porządek zadbaj w swoim firmowym komputerze. Oczywistością jest porządek w programie do wystawiania faktur, mniej oczywiste jest założenie katalogów na sprawy różnego typu.
Postaraj się rozplanować je tak, by mieć do nich łatwy dostęp, bez konieczności wielokrotnego klikania przed dotarciem do najpilniejszych spraw. W podfolderach powinny znaleźć się sprawy mniej pilne, którymi nie zajmujesz się codziennie.
Zrób także foldery w programie pocztowym – oddzielne do kontaktów z klientami, pracownikami, dostawcami. Jeśli z kimś wymieniasz szczególnie dużo maili, na korespondencję z nim załóż oddzielny folder. Wszystkie maile zachowuj, by mieć potwierdzenie prowadzonej korespondencji i zawartych w nich ustaleń.
Przydać Ci się może także terminarz oraz notatnik – jeden do różnych spraw (miej go zawsze pod ręką).
Dzięki dobrej organizacji pracy i utrzymywanemu porządkowi, nie będziesz tracić cennych minut na ciągłe przedzieranie się przez dokumenty. Trzymanie wszystkich ważnych rzeczy pod ręką to jedna z podstawowych zasad filozofii keizen, w oparciu o którą działają m.in. najefektywniejsze japońskie koncerny.
2. Ustal godziny pracy
Wiem, że to trudne. Własna firma to coś więcej niż praca, to gotowość do ciągłego podejmowania wyzwań i szybkiego reagowania w zmieniających się okolicznościach. Nie daj sobie jednak wmówić, że powinieneś być dostępny dla innych 24 godziny na dobę.
Najlepiej od razu ustal i poinformuj o tym innych, że pracę wykonujesz w godzinach funkcjonowania firmy. Kontakt z Tobą poza godzinami pracy dopuszczalny jest tylko w sprawach pilnych.
Choć nie zawsze się to uda, próbuj nie pracować „po pracy”, a przynajmniej nie traktuj zajęć biznesowych, które wykonujesz po godzinach, jako pilniejszych od zajęć domowych i czasu spędzanego w gronie rodziny lub przyjaciół.
W godzinach pracy priorytetem niech będzie biznes, ale w pozostałym czasie, na pierwsze miejsce niech wysuną się sprawy prywatne.
3. Wydziel miejsce pracy
To szczególnie ważne (i trudne), gdy swoją działalność prowadzisz w domu. Nie pozwól, by sprawy domowe i firmowe się mieszały.
Najlepiej, jeśli na firmę możesz wydzielić oddzielne pomieszczenie. Jeśli to niemożliwe, wydziel przynajmniej kąt z oddzielnym biurkiem, gdzie nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Nie siedź w tym samym miejscu w pracy i po pracy.
4. Unikaj „wyjątkowych” sytuacji
Szczególnie wtedy, gdy pracujesz w domu lub blisko miejsca zamieszkania, może się zdarzyć, że rodzina i znajomi będą Cię traktowali, jakbyś nie pracował. Skoro jesteś tak blisko, „wyjątkowo”, „tylko dzisiaj” wyskocz w dzień na zakupy, posprzątaj, podrzuć coś do urzędu…
Stop! Nie pozwól na to! W godzinach pracy jesteś w firmie (nawet jeśli jest to tylko biurko z rozklekotanym komputerem) i w tym czasie nie zajmujesz się innymi sprawami.
Ta zasada działa także w drugą stronę. Unikaj tych „wyjątkowych” sytuacji, które sprawiają, że musisz dłużej zostać w pracy. Pamiętaj, że człowiek zmęczony nie pracuje efektywnie.
Wyraźnie rozdzielaj czas prywatny od czasu służbowego i nie pozwól, by te dwie rzeczywistości się ze soba mieszały. W przeciwnym razie nie poświęcisz wystarczająco dużo uwagi ani biznesowi, ani życiu osobistemu.
5. Zaplanuj czas dla swoich bliskich
Skoro wyznaczasz w swoim terminarzu czas dla ludzi, z którymi spotykasz się w interesach, nic nie stoi na przeszkodzie, byś zarezerwował czas także dla tych, którzy są dla Ciebie szczególnie ważni.
Śmiało! Wpisz czas dla żony, dzieci i przyjaciół do terminarza. Zaplanuj, że poświęcisz im określoną ilość czasu w tygodniu po pracy i w weekendy.
Wpisz także czas dla samego siebie – Ty też masz ważne potrzeby i musisz odpocząć. Priorytetowo traktuj wszystkie wyznaczone terminy.
Marcin Pietraszek
Fot. Getty Images