Kiedy zakładasz firmę, możesz nie zdawać sobie sprawy z tego, jak wiele czasu pochłonie Twoje nowe zajęcie. Co zrobić, by firma nie spowodowała, że zapomnisz o sobie, przyjaciołach i rodzinie?
Choć to trudne, od początku powinieneś wprowadzić dyscyplinę i to na wielu poziomach. Przestrzegając określonych reguł od pierwszego dnia prowadzenia firmy, wprowadzisz w swoje życie nowe przyzwyczajenia, które umożliwią Ci pogodzenie pracy na własny rachunek z życiem osobistym.
1. Porządek przede wszystkim
Na początku, gdy dokumentów jest mało, może Ci się to wydawać przesadnym formalizmem. A jednak, warto od razu założyć odpowiednie segregatory z przegródkami na faktury otrzymywane i wystawiane. Oddzielnie załóż segregator na podstawowe dokumenty (rejestracja, ZUS, US). Jeśli zatrudniasz pracowników, ich dokumenty również powinny znaleźć się w oddzielnej teczce.
O podobny porządek zadbaj w swoim firmowym komputerze. Oczywistością jest porządek w programie do wystawiania faktur, mniej oczywiste jest założenie katalogów na sprawy różnego typu.
Postaraj się rozplanować je tak, by mieć do nich łatwy dostęp, bez konieczności wielokrotnego klikania przed dotarciem do najpilniejszych spraw. W podfolderach powinny znaleźć się sprawy mniej pilne, którymi nie zajmujesz się codziennie.
Zrób także foldery w programie pocztowym – oddzielne do kontaktów z klientami, pracownikami, dostawcami. Jeśli z kimś wymieniasz szczególnie dużo maili, na korespondencję z nim załóż oddzielny folder. Wszystkie maile zachowuj, by mieć potwierdzenie prowadzonej korespondencji i zawartych w nich ustaleń.
Przydać Ci się może także terminarz oraz notatnik – jeden do różnych spraw (miej go zawsze pod ręką).
Dzięki dobrej organizacji pracy i utrzymywanemu porządkowi, nie będziesz tracić cennych minut na ciągłe przedzieranie się przez dokumenty. Trzymanie wszystkich ważnych rzeczy pod ręką to jedna z podstawowych zasad filozofii keizen, w oparciu o którą działają m.in. najefektywniejsze japońskie koncerny.
