VAT-R musi złożyć w urzędzie skarbowym każdy, kto chce (lub musi) być „vatowcem”. Również zgłoszenie zmian odbywa się na formularzu VAT-R.
Formularz VAT-R składamy w dwóch sytuacjach. Pierwsza ma miejsce wówczas, gdy zamierzamy zarejestrować się jako płatnicy VAT. Wtedy formularz należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce prowadzenia działalności (siedziby firmy) jeszcze przed wystawieniem pierwszej faktury VAT.
Druga sytuacja jest wtedy, gdy zmieniamy dane, przy czym zmianą będzie np. zarejestrowanie się do VAT-UE. Aby zaoszczędzić sobie wizyt w urzędzie, najlepiej zrobić to od razu. Nawet jeśli nie prowadzisz importu ani eksportu, VAT-UE może Ci się przydać np. podczas zamawiania reklam w Google lub na Facebooku, ponieważ wiąże się to z importem usług.
Rejestracja do VAT-R wiąże się z opłatą. Do urzędu skarbowego należy przynieść potwierdzenie wpłaty dokonanej w urzędzie gminy/miasta/dzielnicy właściwym ze względu na… siedzibę urzędu skarbowego.
UWAGA! Może się zdarzyć, że urząd skarbowy obsługujący dzielnicę X znajduje się na terenie dzielnicy Y – wówczas opłaty dokonujemy w urzędzie dzielnicy Y.
Aktualizacje VAT-R są zwolnione z opłat.
Dane identyfikacyjne
Zaczynamy od podania NIP-u. Następnie określamy cel złożenia wniosku. Zaznaczamy X w okienku „rejestracyjny”, jeśli dopiero zgłaszamy się do VAT-u lub „aktualizacja”, jeśli jest to nasz kolejny VAT-R.
W pozycji 5. wpisujemy nazwę urzędu skarbowego, do którego składamy formularz, np. Trzeci Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście.
Pozycje 6. i 7. w większości przypadków pozostawiamy puste (wypełniają je podatnicy mający firmy zarejestrowane poza Polską).
W przypadku rejestracji do VAT sekcje 8. i 9. pozostawiamy puste.
Jeśli wprowadzane zmiany nie dotyczą zmiany urzędu, należy zaznaczyć 8.1., a pole poniżej pozostawić puste.
W pozycji 8.2. zaznaczamy X tylko wtedy, jeśli dokonujemy zmiany, która skutkuje zmianą urzędu skarbowego, któremu podlegamy, a więc najczęściej wtedy, gdy zmienił się adres głównej siedziby firmy. Niżej należy wpisać nazwę poprzedniego urzędu skarbowego, np. Urząd Skarbowy w Siedlcach.
Dane identyfikacyjne (B.1.) podatnika wypełniają już wszyscy bez wyjątku. Jeśli jesteś osobą, która rejestrowała się przez system CEIDG lub w urzędzie gminy, zakreśl kratkę 10.2. Jeśli prowadzisz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, wybierz 10.1.
WAŻNE! Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (czyli większość samodzielnych przedsiębiorców) w kolejnych rubrykach 11-14 wpisuje swoje dane osobiste, a nie firmowe.
Osoby fizyczne wpisują w te rubryki imię i nazwisko, imię ojca i matki, PESEL oraz datę urodzenia.
Podobna zasada obowiązuje w rubryce B.2. Osoby fizyczne NIE WPISUJĄ adresu firmy, ale swój adres zamieszkania.
Rodzaj płatnika VAT
Największy kłopot może sprawić wypełnienie części C. Nie będziemy tutaj jednak omawiać sytuacji szczególnych. Ważna jest pozycja 29. – zaznaczają ją ci przedsiębiorcy, którzy muszą opłacać VAT od początku swojej działalności, bez względu na osiągane przychody.
Pozycję 30. zaznacza osoba, która nie chce i nie musi być „vatowcem”, ale chce ten fakt zgłosić do urzędu skarbowego i zarejestrować się jako „VAT zwolniony”.
Pozycję 31. zaznacza przedsiębiorca, który zajmuje się sprzedażą towarów lub usług, które są zwolnione z podatku VAT.
Jednak większość przedsiębiorców, którzy składają VAT-R po raz pierwszy, zaznaczy pozycję 33. – oznaczającą rezygnację ze zwolnienia przysługującego z powodu niskich przychodów w większości rodzajów działalności gospodarczej.
Pozycję 35. wypełniają ci, którzy korzystali ze zwolnienia, ale z racji przekroczenia limitu przychodów, utracili je.
Pozycje 36. i 37. dotyczą tylko podatników zagranicznych. Polacy prowadzący działalność wysyłkową nie powinni jej wybierać.
W pozycji 38. należy podać datę, od której wprowadzone zmiany mają obowiązywać. W przypadku rozpoczynania działalności gospodarczej będzie to data oficjalnego startu firmy.
W pozycji 39. należy wybrać metodę kasową lub z niej zrezygnować. Metoda kasowa dotyczy małych firm i umożliwia m.in. zapłacenie podatku dopiero wtedy, gdy kontrahenci opłacą wystawione faktury. Z metody tej można jednak zrezygnować, natomiast firmy o dużych przychodach w ogóle nie mogą tej opcji wybrać.
UWAGA na pozycje 40-43! Jeśli dopiero rozpoczynasz działalność gospodarczą, metodę tę możesz wybrać dopiero od następnego okresu rozliczeniowego. Jeśli więc chcesz rozliczać się kwartalnie metodą kasową, a firmę założyłeś w pierwszym kwartale 2013 roku, wpisać powinieneś drugi kwartał.
Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby od razu wybrać deklaracje kwartalne – nawet nie stosując metody kasowej. W tym celu należy zakreślić pozycję 44.1. Jeśli nie wybierasz deklaracji kwartalnych, nie zaznaczasz w tej części nic. Jeśli natomiast wybrałeś deklaracje kwartalne, a teraz chcesz z nich zrezygnować, wybierz pozycję 44.2.
WAŻNE! Pozycję 45. wypełnia się tylko w przypadku rezygnacji z wcześniej stosowanych rozliczeń kwartalnych.
Pozycja 47. Powinna zainteresować wyłącznie tych przedsiębiorców, którzy zajmują się działalnością taksówkarską lub związaną z handlem złotem inwestycyjnym.
W części C.2. określamy, jakie deklaracje będziemy składać. Podstawą jest deklaracja VAT-7 – dotyczy ona jednak rozliczeń miesięcznych. Przy deklaracjach kwartalnych, obowiązuje VAT-7K. Jeśli jednak przedsiębiorca nie jest tzw. małym podatnikiem, ale chce rozliczać się co kwartał, wybiera opcję VAT-7D.
VAT unijny
Część C.3. wypełniają przedsiębiorcy, którzy chcą importować lub eksportować towary bądź usługi. Większość zainteresowanych wypełni rubrykę 59. Pozycje 60-61 przeznaczone są dla osób, które zajmują się importem bądź eksportem pomimo, że nie są płatnikami VAT.
Niżej należy określić datę, od której zamierzamy zajmować się eksportem bądź importem. Natomiast pozycje 63-64 przeznaczone są dla podatników rezygnujących z VAT-u unijnego.
Rejestrując się jako podatnik VAT-UE, przedsiębiorca zyskuje NIP unijny. Oznacza to, że w transakcjach zagranicznych (choć w krajowych także nie jest to zabronione) może posługiwać się numerem NIP z przedrostkiem PL.
MP
Fot. Getty Images