Jedną z typowych przypadłości szefów małych firm bywa ich niezdolność do delegowania zadań. Czując się odpowiedzialnymi za firmę, pielęgnują w sobie poczucie, że nic nie może prawidłowo funkcjonować bez ich osobistej ingerencji.
Często zdarza się, że firma powstaje z inicjatywy jednej osoby. Początkujący przedsiębiorca sam organizuje swoją działalność, a pracowników zatrudnia jedynie do wykonywania najbardziej banalnych, rutynowych czynności.
Gdy jednak firma się rozwija, obowiązków przybywa. W końcu może się okazać, że większość zadań szef wykonuje sam, pracownicy zaś zajmują się jedynie sprawami mało istotnymi.
Podstawowym problemem jest w takiej sytuacji zaufanie, a właściwie jego brak.
Szczególnie, jeśli firmą zarządza jej założyciel i jedyny właściciel, ma on świadomość, że nikt nie zna szczegółów funkcjonowania firmy równie dobrze jak on sam. I pomimo, że sam nie wyrabia się już z rozrastającą się listą zadań, nie wierzy, że ktokolwiek inny potrafiłby go odciążyć.
WAŻNE! Pierwszym krokiem do oddelegowania części obowiązków może być ich spisanie.
Jeśli to Ty jesteś zbyt samodzielnym szefem, spisz wszystkie swoje aktualnie wykonywane zadania. Rozpisz je szczegółowo, na drobne punkty.
Gdy będziesz miał przed sobą taką szczegółową listę zadań, pogrupuj ją na 3 kategorie.
1) Zadania proste, które nie wymagają szczególnych kwalifikacji.
2) Zadania bardziej złożone lub odpowiedzialne.
3) Zadania najistotniejsze, kluczowe dla firmy, które koniecznie powinien wykonywać szef.
Obowiązki z ostatniej grupy pozostaw dla siebie. Pozostałe spróbuj jednak rozdzielić między obecnymi pracownikami lub poszukaj nowych osób.
Jakie umiejętności, cechy, wykształcenie są potrzebne, by poradzić sobie z poszczególnymi zadaniami? Czy któryś z Twoich pracowników jest już odpowiednio do nich przygotowany?
Być może oceniasz swoich pracowników bardzo krytycznie. To możliwe szczególnie wtedy, gdy dotychczas zarządzałeś firmą wydając polecenia i wymagając, by pracownicy ściśle się im podporządkowywali. Jeśli nie pozwalałeś im się wykazać, możesz nawet nie wiedzieć, jaki potencjał w nich drzemie.
WAŻNE! Przemyśl, w jaki sposób mógłbyś nauczyć wybrane osoby prawidłowego wykonywania ich obowiązków. Nikt nie umie wszystkiego od razu. Zadbaj o odpowiednie przeszkolenie.
Weź także pod uwagę kwestie motywacji i kontroli. Pracownik powinien być zachęcany do samodzielności, inicjatywy i pełnego zaangażowania w wykonywanie nowych obowiązków.
Jednocześnie powinieneś mieć możliwość sprawdzenia, jak dana osoba radzi sobie z daną pracą oraz ukierunkowania jej, jeśli potrzebne będą zmiany. Nie powinno jednak przybierać to postaci „stania nad głową” pracownika, ale zlecenia konkretnych zadań i rozliczania z efektów.
Gdy będziesz widział postępy, deleguj nie tylko zadania, ale i uprawnienia. Jeśli pracownik otrzyma nie tylko więcej zadań, ale i więcej odpowiedzialności, możliwe, że stanie się bardziej zaangażowany w sprawy firmy.
Dzięki temu Ty zyskasz więcej czasu na sprawy najistotniejsze, a Twoja firma wejdzie na wyższy poziom organizacji.
MP
Fot. Getty Images