Dobra atmosfera w pracy powinna sprzyjać zaangażowaniu pracowników w wykonywane zadania. Nie będzie jednak ani dobrej atmosfery, ani dobrze wykonanych zadań, jeśli wcześniej praca nie zostanie odpowiednio zorganizowana.
Pisząc o dobrej atmosferze w pracy, nie mam na myśli firmy, w której dzień mija na miłych pogawędkach, a praca leży odłogiem. Dobra atmosfera to taka, w której ludziom chce się pracować i nie potrzeba straszyć konsekwencjami dyscyplinarnymi, by pracownicy z zaangażowaniem wykonywali swoje zadania. Aby było to możliwe, pracownicy muszą wiedzieć, co mają robić.
Lista obowiązków
Każdy pracownik powinien otrzymać listę swoich obowiązków. Nie powinna ona jednak być skonstruowana tak ogólnie jak w ogłoszeniu rekrutacyjnym. Im bardziej szczegółowa, tym lepiej.
Pracownik nie może mieć wątpliwości, czy coś należy do jego zadań, czy nie. Efektem źle rozpisanej listy bywają sytuacje, w których każdy z pracowników twierdzi, że dana praca wykracza poza jego obowiązki.
Podział zadań
Nie mniej istotne jest to, by zakresy obowiązków różnych pracowników nie krzyżowały się. Jeśli do podejmowania samodzielnych decyzji w jednej sprawie uprawnione są dwie osoby, otwiera to pole do konfliktów.
Czym innym jest możliwość dyskutowania lub głosowania nad ważnymi decyzjami w większym gronie, a czym innym „wchodzenie sobie w paradę” podczas realizacji codziennych obowiązków.
Struktura podległości
Pionowa struktura władzy, w której kierownicy odpowiadają za małe zespoły przed swoimi menedżerami wciąż jest prawdopodobnie najskuteczniejsza. Przy takiej organizacji łatwo określić, kto komu podlega.
Nieporozumienia mogą pojawiać się tam, gdzie jedna osoba w różnych obszarach podlega różnym przełożonym, np. za część obowiązków rozlicza pracownika kierownik, za część główny księgowy, a jeszcze inne zadania zleca bezpośrednio prezes. Warto unikać takich sytuacji.
Sprawiedliwy i jasny (zrozumiały dla pracowników) podział obowiązków to podstawa dobrej organizacji pracy. Poza tym pracownicy muszą zostać wyposażeni w potrzebne im narzędzia, a także mieć poczucie, że mogą bez obaw zwracać się ze swoimi zawodowymi problemami do przełożonych.
Dla dobrej organizacji pracy istotny będzie także dobrze zorganizowany obieg dokumentów oraz informacji w firmie. Pracownicy powinni być na bieżąco powiadamiani o sprawach ważnych dla całej organizacji, bo tylko wtedy będą się czuli integralną i ważną częścią firmy.
MP
Fot. Getty Images