Samochód jest nieodłącznym narzędziem pracy wielu osób, zaczynając od przedstawicieli handlowych, a na zawodowych kierowcach kończąc. W jaki sposób kontrolować użytkowanie służbowego pojazdu, aby nie przynosiło strat?
Udostępniając pracownikowi samochód służbowy do celów prywatnych, najkorzystniej jest już na początku określić dokładne zasady jego użytkowania, gdyż pozwala to uniknąć w przyszłości wielu nieporozumień.
W tym celu warto ustalić regulamin używania pojazdu zawierający informacje dotyczące rozliczania kosztów użytkowania samochodów służbowych, systemu nagród i kar.
Warto także zaznaczyć, iż dając możliwość korzystania z auta firmowego w celach prywatnych, pracodawca musi zadecydować czy będzie to robił nieodpłatnie, czy też pracownik zostanie zobowiązany do regulowania kosztów poniesionych z tego tytułu.
Decyzja ta ma kluczowe znaczenie dla finansów przedsiębiorstwa, ponieważ udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego w celach prywatnych powoduje, iż po stronie pracownika powstaje przychód z nieodpłatnego świadczenia. Pracodawca jako płatnik podatku PIT powinien doliczyć wartość tego świadczenia do przychodu pracownika ze stosunku pracy.
W przypadku konieczności wnoszenia opłat za użytkowanie auta w celach prywatnych, najprostszą metodą na uregulowanie wspominanej kwestii jest zawarcie z pracownikiem dodatkowej umowy cywilnoprawnej, w której z góry zostaną określone wysokości opłat.
Decydując się na to rozwiązanie, pracodawca zyskuje dowolność zarówno w kwestii zasad wykorzystywania, jak i kosztów tego przedsięwzięcia dla każdej ze stron.
Jak kontrolować?
Jednym z najbardziej popularnych sposobów na kontrolowanie wykorzystywania auta firmowego jest montaż monitoringu pojazdów. Urządzenia te oprócz możliwości sprawdzenia liczby przejechany kilometrów, posiadają wiele dodatkowych funkcji, dzięki którym fleet managerowie są w stanie sprawnie zarządzać powierzona im flotą aut.
Co ważne, do dyspozycji otrzymują oni systemy pozwalające na analizę wielu aspektów związanych z użytkowaniem samochodów, a to z kolei pozwala na optymalizację kosztów ponoszonych na samochody służbowe.
– Dysponując odpowiednim systemem do zarządzania flotą, fleet manager zyskuje możliwość optymalizacji kosztów użytkowania pojazdów czy też zmniejszenia zużycia paliwa, chociażby przez kontrolę wykorzystania pojazdów służbowych w celach prywatnych, a to przekłada się na realne oszczędności dla firmy – mówi Małgorzata Słodownik, manager działu handlowego monitoringu pojazdów Flotis.pl.
Dodatkowe opłaty
WAŻNE! Aby zminimalizować koszty związane z wykorzystaniem przez pracowników służbowych pojazdów w celach prywatnych, można udostępnić auto jako świadczenie w naturze, które wchodzi w skład wynagrodzenia pracownika.
W tym przypadku powinno być ono uznane jako przychód pracownika podlegający opodatkowaniu, a jego wartość wliczona do podstawy składki ZUS.
Natomiast jeśli zostanie ustalona odpłatność za wykorzystywanie samochodu służbowego w celach prywatnych, nie ma podstaw do określenia przychodu pracownika. W zaistniałej sytuacji można uniknąć opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz obciążenia składkami na ubezpieczenie społeczne.
Należy jednak pamiętać, iż powstałe kwoty opłat będą stanowić dochód przedsiębiorstwa podlegający opodatkowaniu.
Fot. Getty Images
