Dbałość o PR, czyli dosłownie – o „relacje publiczne” – to sprawa oczywista w dużych firmach. Ale to nie znaczy, że o dobrą komunikację nie powinny dbać także najmniejsze podmioty.
Jaka jest różnica pomiędzy działaniami PR dużej i małej firmy? Sprowadzają się one do dwóch elementów.
Po pierwsze – zazwyczaj trudniej zainteresować media działaniami niewielkich przedsiębiorstw, podczas gdy nawet błahe dokonania gigantów podchwytywane są przez media niemal natychmiast.
Po drugie – za PR dużych organizacji odpowiadają wyspecjalizowane działy lub firmy zewnętrzne, podczas gdy w firmie, w której zatrudnionych jest najwyżej kilkanaście osób, za działania komunikacyjne i wizerunkowe odpowiedzialny jest jej szef lub (rzadziej) wyznaczony pracownik.
Jeśli chcesz zadbać o dobry PR swojej firmy, zwróć uwagę na sześć poniższych zasad.
1) Wzbudzaj ciekawość. Jeśli chcesz ogłosić światu, że właśnie wypuściłeś na rynek nowy produkt lub usługę, zrób to – pamiętaj jednak, że jeśli roześlesz do dziennikarzy maila z informacją „Nowy model długopisu od jutra w sprzedaży”, nie wzbudzi on zainteresowania, co najwyżej zostanie potraktowany jako niechciana reklama. Zamiast takiego komunikatu, przygotuj artykuł o tym, jakich narzędzi piśmienniczych używano na przełomie kilkudziesięciu lat, a na koniec wspomnij o tym, że na rynek wchodzi teraz Twój innowacyjny produkt. Taki artykuł nie będzie już stanowił nachalnej reklamy, a ciekawą informację, którą niektóre media mogą chcieć wykorzystać. Możesz także zorganizować uliczną akcję, podczas której Twoi pracownicy w przykuwających uwagę strojach będą rozdawali najnowsze długopisy i np. zachęcali dzieci i młodzież do robienia odręcznych notatek. Możesz również wymyślić konkurs, np. na najładniej ozdobiony długopis.
2) Bądź widoczny. Organizowanie akcji, konkursów, sponsorowanie lokalnych klubów sportowych, wspieranie cennych inicjatyw – wszystko to może sprawić, że o Twojej firmie będzie głośno. Twoja firma może zyskać rozgłos jako organizator wartościowych imprez, sponsor ciekawych inicjatyw, hojny darczyńca, wszystko to zaś może zwiększać społeczny kapitał Twojego biznesu.
3) Nie myl PR z reklamą. W public relations najważniejsza jest dobra komunikacja oraz budowanie wizerunku firmy, ale nie reklama sama w sobie. Gdy pomagasz chorym lub szczególnie uzdolnionym dzieciom albo organizujesz zawody pisania piórem, skupiaj się na sednie tych działań, a nie na ciągłym podkreślaniu swoich zasług. Oczywiście dla wszystkich powinno być jasne, że Twoja firma ma duży udział w danym wydarzeniu, reklama nie powinna jednak przyćmić meritum akcji. Podobnie w wypadku rozsyłania informacji prasowych – najważniejszy powinien być informacyjny aspekt wiadomości. Lanie wody nikogo nie zainteresuje.
4) Włącz autocenzora. Na wizerunek Twojej firmy wpływa wszystko, co robisz. Jeśli chcesz, by dobrze o Tobie mówiono i pisano, działaj tak, byś nie musiał się niczego wstydzić. Etyczne działania w biznesie, uczciwe zasady zatrudniania i rozliczania pracowników, otwartość na opinie klientów, dostawców i wykonawców – wszystko to wpływa na to, jak jesteś postrzegany. 24 godziny na dobę zachowuj się tak, jakbyś był nagrywany.
5) Bądź otwarty. Chętnie komunikuj się z dziennikarzami. Nie bądź niedostępny. Jeśli ktoś prosi Cię o komentarz lub rozmowę, nie odmawiaj i nie przekładaj odpowiedzi na później. Odpowiadaj na pytania, nawet jeśli są trudne. Lepiej, żebyś mógł odnieść się do każdej, nawet nieprzychylnej informacji na temat Twojej działalności niż gdyby miały być publikowane jedynie doniesienia, na które nie masz żadnego wpływu. Zawsze wykazuj się wysokim poziomem kultury wobec swoich rozmówców. To samo dotyczy relacji z klientami.
6) W kryzysach dostrzegaj szanse. Jeśli o Twojej firmie zrobiło się nagle głośno, oznacza to… szansę na sukces! I to nawet wtedy, gdy firma znalazła się pod ostrzałem bezpardonowej krytyki! Jeśli jakąś sprawą interesują się klienci i media, sytuację możesz przeobrazić na swoją korzyść. Jeśli skarżą się klienci, wysłuchaj ich uwag, a potem ogłoś światu, że pod ich wpływem zrewolucjonizowałeś produkt, usługę lub obsługę klienta. Kryzys wizerunkowy to okazja do tego, by wyjaśnić trudne kwestie, udoskonalić swoją ofertę lub sposób działania, ale też, by dotrzeć z informacją o firmie do nowych odbiorców. Media „niechcący” mogą Ci w tym pomóc.
Marcin Pietraszek
Fot. Getty Images