Oprzyj merytorykę e-maila na następujących sześciu zasadach.
1. Nawiąż na początku maila do jakiegoś bieżącego wydarzenia, które uzasadni, dlaczego w tym właśnie momencie zwracasz się do firmy X.
2. Wskaż efekt tego zdarzenia, czyli napisz, jak rynek, podobne firmy zareagowały (lub nie) na nie.
3. Napisz, jak Twoja usługa czy produkt mogą być pomocne w reakcji na to wydarzenie, i wskaż, jak już pomogłeś konkretnemu klientowi, z którym odbiorca maila może się utożsamić (podobna branża i zakres działalności, ten sam region) – najlepiej powołaj się na referencje lub case study.
4. Pokaż, że oferujesz coś więcej niż produkt czy usługę i dołącz do maila ofertę edukacyjną, czyli link do materiałów wideo, które pokazują Twoją wiedzę o branży klienta.
5. Zaproponuj spotkanie w jakimś zakresie czasowym – w pierwszym mailu daj odbiorcy wybór jednego spośród pięciu dni.
6. Na samym końcu napisz dokładnie, jakiej reakcji oczekujesz od odbiorcy maila – aby potwierdził spotkanie, odpowiadając na Twojego maila lub na przykład dzwoniąc.
Wszystkie powyższe zasady należy zastosować w pierwszym mailu. Kolejne wymagają mniej pracy i nadawca, nawiązując do poprzednio wysłanej wiadomości, powinien w nich proponować spotkanie, zawężając w drugim mailu zakres czasowy, a w trzecim proponując konkretny termin. Najlepiej już w tytule maila.
Na samym końcu do tych, którzy nie odpowiedzieli na żaden z naszych maili, należy zadzwonić i telefonicznie, w nawiązaniu do maili, zaproponować spotkanie.
3. Zaplanuj szczegółowo całość akcji przed jej uruchomieniem
Efektywność działania uwarunkowana jest współpracą działów marketingu i handlowego. Wymaga dobrego zaplanowania czasowego, co pozwoli uniknąć spotkań, które zaskoczą handlowców i uniemożliwią dobre ich przeprowadzenie.
Ważne, aby już na samym początku ustalić terminy wysyłki każdego z e-maili i terminy proponowanych w nich wizyt, tak aby osoby podpisane w e-mailach uwzględniły to w swoich kalendarzach.
Marketingowcy tworzący treści e-maili nie mogą działać w oderwaniu od rynku i dyskusja ze sprzedażą o zagadnieniach, jakie warto poruszyć w mailach, z którymi ściśle powiązana będzie tematyka spotkań, też z pewnością wpłynie na odpowiedź. Takie ustalenie zakresu merytorycznego akcji już na samym początku umożliwi handlowcom odpowiednie przygotowanie do wizyt u potencjalnych klientów. Już przed wysyłką pierwszego maila warto opracować scenariusz spotkania i materiały, jakie będą podczas niego używane.
Baza wykorzystana do akcji może być również efektem współpracy handlowców i marketerów – ci pierwsi mogą wskazać określone firmy z regionu wpisujące się w zakres akcji, ci drudzy mogą uzupełnić dane osobowe – e-maile i numery telefonów osób na określonych stanowiskach.
Przy wyborze bazy dobrze jest zastanowić się, czy nasza firma nie ma w swoich zasobach jakichś dawno niewykorzystywanych baz, do których warto – po uaktualnieniu danych – ponownie przesłać ofertę.
Coś więcej niż szybki wzrost wyników
Każda akcja według zaprezentowanej metodyki, poza bardzo konkretną korzyścią, jaką jest wzrost liczby nowych klientów i skrócenie czasu pozyskania klienta, wnosi również inne, nieco mniej mierzalne know-how do firmy.
Specjaliści do spraw marketingu zdobywają na bieżąco wiedzę o aktualnych i zmieniających się potrzebach grupy docelowej, a handlowcy rozwijają swoje kompetencje w zakresie budowania relacji z klientami oraz szybkiej oceny gotowości do zakupu w konkretnej firmie.
Ważne, że oba działy, zamiast koncentrować się na jak najlepszej prezentacji własnych osiągnięć przed właścicielem czy prezesem firmy, mocniej nastawiają się na wspólne działanie, ponieważ zdążają do tego samego celu, czyli pozyskania nowego klienta.
Motywacja jest jeszcze silniejsza, jeśli realizacja celu wiąże się z konkretną korzyścią finansową, ale to już temat na zupełnie osobny artykuł…
Gabriela Nadczuk – kierownik działu marketingu sektora ERP firmy Comarch
Artykuł pochodzi z magazynu Nowoczesne Zarządzanie nr 1/2012.
Fot. Getty Images