Jak zorganizować dobry event?

Czego należy dopilnować, aby event okazał się sukcesem? Na ilu płaszczyznach należy działać?

Organizacja wszelkiej maści eventów to proces bardzo wymagający i złożony, a poszukiwania pewnych ustandaryzowanych zasad nie ułatwia fakt, że każde wydarzenie, każda impreza, mają swój niepowtarzalny charakter i przebieg. Warto jednak zwrócić uwagę na najważniejsze kwestie, raczej wspólne dla każdego rodzaju imprezy i cechujące naszą branżę.

Trivium, czyli trzy rzeczy podstawowe

Przede wszystkim osoba zainteresowana przygotowywaniem eventów musi być dobrze zorganizowana. Każdy, kto chce objąć umysłem złożoną rzeczywistość, jaką jest każdorazowo impreza masowa lub wydarzenie, musi świetnie koordynować czas swój i dziesiątek, a czasem nawet setek innych ludzi.

Po drugie, organizacja eventu wymaga nie lada zdolności przywódczych, zarządczych oraz umiejętności kontroli. Mówiąc obrazowo i po żołniersku: trzeba być jednocześnie komandosem (zdobywać nowe tereny), piechociarzem (systematycznie umacniać pozycje) oraz policjantem (kontrolować).

Po trzecie – prawda absolutna: eventu nigdy nie organizuje jedna osoba. Praca przy organizacji wydarzenia specjalnego to praca – w najczystszej formie – zespołowa, ze wszystkimi tego zaletami, jak i wadami. Zatem w tej branży bardzo ważne są zdolności interpersonalne, począwszy od szczytu drabiny aż po jej podstawę. Często indywidualność nie wystarcza, zespołem trzeba sprawnie kierować, będąc jednocześnie jego członkiem.

Ład i analiza

Każdy event jest zamkniętą całością, ma początek i koniec oraz pewien sekwencyjny porządek. Nie ma tu miejsca na przypadek, improwizować natomiast mogą już tylko doświadczone zespoły.

Tym niemniej organizacja imprezy masowej sprowadza się do efektywnego (a często efektownego) zarządzania: relacjami, procesami, finansami, kapitałem ludzkim itp. Dlatego koniecznie trzeba panować nad całym procesem i nie można pozwolić, aby któryś z jego elementów został zaniedbany, gdyż rzutuje to negatywnie na wszystkie inne aspekty pracy nad eventem.

Ponadto ludzie zawodowo parający się organizacją i produkcją eventów powinni wiele czasu poświęcać na analizy. Z grubsza rzecz ujmując: należy stale monitorować rynek, obserwować konkurencję i jej poczynania, podwykonawców oraz partnerów, ich ofertę, sukcesy oraz porażki. Pozwala to na stworzenie mapy rynku i pozycjonowanie własnej działalności na tle uwarunkowań bieżącej sytuacji.

Kreacja a event

Jedną z najbardziej istotnych kwestii dotyczących pracy organizatora eventów jest kwestia kreacji, szczególnie zaś opozycja: pozyskiwanie kontentu versus jego tworzenie. Temat jest bardzo rozległy, należy jednak zdecydowanie zwrócić uwagę na najważniejsze aspekty.

Niezależnie bowiem od tego, czy kontent jest gotowym formatem (sprowadzonym, zleconym przez klienta, czy dotyczy projektów o wieloletnich, sformatowanych już zasadach, takich jak cykliczne imprezy, lub też dotyczy imprez własnych, wymyślonych w ramach danej organizacji etc.) to właśnie kontent wyróżnia firmę eventową na mapie rynku i sprawia, że zyskuje się zainteresowanie klientów, renomę i pozycję w branży. W obu przypadkach kreacja to praca żmudna i trudna, coraz częściej wymagająca pełnej interdyscyplinarności intelektualnej i szerokich horyzontów.

Tę sprawność należy rozwijać i ćwiczyć, a nie opierać się wyłącznie na podglądaniu konkurencji i trendów zagranicznych. W skrócie: należy dużo czytać, oglądać i myśleć.

Tworzenie kontentu własnego natomiast to – de facto – najwyższa forma wtajemniczenia w pracy eventowej. Jest to praca najczęściej wykonywana poza bieżącymi obowiązkami, niejako „ku chwale ojczyzny”, bez gwarancji sprzedania i/lub pozyskania sponsorów i partnerów. Jednakże realizacja właśnie tego typu projektów potrafi przynieść najwięcej satysfakcji.

W przypadku realizacji wydarzeń w oparciu o kreację własną, należy koniecznie pamiętać
o najprawdopodobniej najważniejszym aspekcie pracy w tym zakresie – prawnym wykorzystaniu i ochronie. Mam tu na myśli takie rzeczy jak: pozyskanie licencji lub praw do utworów chronionych prawem autorskim i/lub prawami pokrewnymi, zastrzeżenie unikalnych znaków towarowych i patentów oraz ochrona własności intelektualnej (scenariusze, logotypy, nazwy etc.).

Jest to w praktyce bardzo czasochłonna i generująca dużo kosztów dziedzina. Dodatkowo w polskim prawie istnieje wiele luk w tym zakresie, co niestety nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa dla projektu i osób lub firm go tworzących.