Prawo
Dobre skonstruowane umowy to podstawa dobrego wykonania ich przedmiotu. Mimo że czasami zdarza się produkować przedsięwzięcia z umowami podpisywanymi na samych końcu, i (już coraz rzadziej) nie podpisywać umów z niektórymi, zaufanymi podwykonawcami, zawierając jedynie porozumienie słowne – to dzisiaj podpisanie korzystnych kontraktów jest warunkiem sine qua non.
Najczęstszy problem stanowią regresy (w rozumieniu prawnym), które „po drabinie” schodzą aż na sam dół organizacji eventu, a zatem klient regresuje agencję, agencja podwykonawców i ewentualnych partnerów. Staje się to często problemem, zwłaszcza przy eventach o milionowych budżetach, bo bardzo rzadko organizator może w pełni zabezpieczyć się przed taką praktyką, opierając się wyłącznie na zejściu niżej we własnej strukturze. A za wady i zaniechania podwykonawców odpowiada przecież jak za swoje własne.
Pozostając jeszcze w aspektach prawnych, należy zwrócić uwagę na ważne, z punktu widzenia organizacji wydarzeń specjalnych, kwestie pozyskania wszystkich opinii i zgód oraz zakup polis ubezpieczeniowych, wymaganych od organizatora obowiązującymi przepisami prawa oraz podkreślić znaczenie znajomości tychże.
Niedopełnienie obowiązków nałożonych na organizatora przez prawo może bowiem przynieść nieodwracalne skutki w trakcie procesu tworzenia wydarzenia, z odwołaniem imprezy włącznie.
Finanse
Kreacja i aspekty prawne mają olbrzymi wpływ na kosztorysowanie i finanse, które razem stanowią decorum pracy eventowca. Należy się więc dokładnie przyjrzeć stronie finansowej zagadnienia.
Po pierwsze, należy określić źródła finansowania imprezy. Dobrze, jeśli tym źródłem jest klient i informacja o budżecie znajduje się już w przesłanym briefie. Potem należy stworzyć wiarygodny bilans, a zatem prowizorium kosztów versus prognoza przychodów.
To kluczowe dla prawidłowego zabudżetowania imprezy, nawet, jeśli to wydarzenie klienckie. Na podstawie takiego zestawienia podejmuje się nierzadko trudne decyzje make or buy, tj. czy opieramy się na outsourcingu czy zostajemy in-house.
Konieczne jest teraz jeszcze określenie czynników mających wpływ na zysk lub stratę, głównie dotyczy to różnic kursowych, oprocentowania kredytów, podatków – ważne, jeśli pracujemy w międzynarodowym zespole, z partnerami zagranicznymi, ale też z klientem, który płaci z centrali.
Następnie konieczna jest analiza cash flow przedsięwzięcia, w tym korzystne terminy wszystkich płatności, gwarantujące płynność finansową. Finalnie, należy położyć duży nacisk na bieżącą kontrolę (kosztorys bazowy vs. kosztorys wykonawczy) oraz ocenę wyniku finansowego, w przypadku braku zakładanego – wyciągnąć wnioski na przyszłość.
Ocena ryzyka
Ostatnią rzeczą wartą omówienia jest proces produkcji wydarzenia. Wymaga on od zespołu ciągłego planowania, a więc tworzenia i aktualizacji planów oraz dokumentów zależnych. Każda produkcja to proces złożony i zmienny, wymaga tworzenia „na papierze”, w sposób udokumentowany.
Nie ma małych projektów, są tylko źle zrobione. A to wymaga ciągłego raportowania, kontroli i analizy wewnątrz zespołu, w pracy z klientem lub sponsorem. W trakcie nierzadko należy podejmować działania prewencyjne, korekcyjne lub naprawcze. I nieustannie oceniać pracę swoją i innych (w tym podwykonawców), wyciągać wnioski i usprawniać procesy.
Umiejętnością najtrudniejszą jest ocena ryzyka na podstawie twardych danych, a nie szamańskich zdolności oceniającego. A zatem, kiedy mamy już podpisane i wyprodukowane wszystkie analizy oraz dokumenty, oceniajmy ryzyko prawne, biznesowe i finansowe, operacyjne (dotyczące agencji, podwykonawców, partnerów i sił wyższych), a finalnie – ryzyko medialne.
Słowo na koniec…
Zasygnalizowane pokrótce obszary składają się na niezwykle złożony obraz dziedziny, jaką jest organizacja eventów. Dobry event manager powinien posiadać rozległą wiedzę o każdym aspekcie swojej pracy, koncentrując się jednak przede wszystkim na tym najważniejszym, czyli zarządzaniu.
Chociaż ścieżki kariery w branży eventowej bywają różne, to w większości przypadków, u swej podstawy mają umiejętność szybkiego uczenia się i wiodąc przez wytrwałe zdobywanie kolejnych kompetencji, prowadzą do uniwersalności. To właśnie ona jest kwintesencją organizacji wydarzeń, umożliwiając postrzeganie każdego eventu, jako integralnej całości przez pryzmat specyfiki wszystkich elementów, zależności i procesów go tworzących.
Sławomir Nowaczewski – managing partner, Rochstar Events, Klub Agencji Eventowych