Jak przygotować się do wirtualnego spotkania?

Obecnie często zespoły w firmach pracują w różnych lokalizacjach. Pracownicy mogą wykonywać swoje zadania gdziekolwiek: zarówno w biurze, jak i podczas podróży – na lotnisku, w pociągu czy w samochodzie, a także w domu lub na lunchu biznesowym w restauracji.

Spectrum miejsc jest szerokie. Dlatego tak ważne jest poznanie i wyczucie wirtualnego środowiska pracy.

1. Zapoznaj się z technologią i ucz się

Według badań Siemens Enterprise Communications 43% użytkowników jest zniechęconych do technologii komunikacyjnych. Bardzo często jest to efekt złego wprowadzenia rozwiązania do organizacji.

Pracownicy otrzymują narzędzia bez informacji, w jaki sposób je stosować i jest to dla nich zniechęcające. Nie potrafią rozpocząć wirtualnej konferencji. Zdarza się nawet, że problemem jest samo przesyłanie plików.

Dlatego ważne jest zapoznanie się z narzędziami i rozwiązaniami, które mają usprawniać pracę i w sytuacji, kiedy występuje problem techniczny, dążyć do jego rozwiązania. Poznanie, jak działają i jakie możliwości dają udostępnione do pracy narzędzia jest podstawą efektywności.

Jeśli chcesz uczestniczyć w wirtualnym spotkaniu, powinieneś zrozumieć, jak efektywnie korzystać z narzędzi technologicznych wokół ciebie.

2. Znajdź ciche miejsce lub użyj funkcji wyciszenia

Wirtualne spotkanie zespołu to głównie słuchanie innych, dlatego bardzo istotne jest otoczenie, w którym prowadzisz rozmowę. Jeżeli tam, gdzie pracujesz jest głośno, skorzystaj z opcji wyciszenia „mute”. Wyjaśnij, że jesteś na spotkaniu i korzystaj z wyciszenia, kiedy nie rozmawiasz. Wówczas inni lepiej słyszą to, co dzieje się na spotkaniu.

Kiedy rozpoczynasz rozmowę wirtualną, koniecznie wycisz wszystkie swoje telefony – bardzo irytująca sytuacja to dzwoniący w trakcie rozmowy telefon, który przeszkadza wszystkim; zarówno mówcy jak i słuchaczom.

3. Kontakt wzrokowy – poznaj swoich współpracowników

Podczas wspólnej pracy nad projektem warto choć trochę poznać wszystkich członków zespołu. Można do tego wykorzystać wideokonferencje, podczas których widzimy wszystkich i możemy poznać ich sposób pokazywania emocji, gestykulację, reakcje etc.

Dobrze jest zrozumieć cele oraz role osób w zespole i co ważniejsze, budować wspólną więź. Warto poświęcić trochę czasu na luźne rozmowy, niezwiązane z bieżącą pracą – poznać wzajemne zainteresowania i problemy. Tego typu wiedza może pomóc w codziennej pracy zespołu.

4. Przed i po – przygotowanie i śledzenie

Wszyscy pamiętamy, kiedy w latach szkolnych w ramach pracy domowej trzeba było przygotować się do zajęć czy referatu: przed każdym dłuższym wystąpieniem opracować jego plan, przemyśleć główne wątki, które chcemy poruszyć itd. Tak samo należy przygotować się do wirtualnego spotkania.

Poświęć kilka minut na ustalenie jasnego programu rozmowy: jakie kwestie mają być poruszone, jaki ma być efekt spotkania etc. Agendę spotkania najlepiej przesłać wszystkim uczestnikom przed rozmową. Wówczas każdy może zgłosić swoje uwagi i ma w ten sposób realny wpływ na przebieg spotkania.

Wcześniej opracowany i skonsultowany ze wszystkimi plan rozmowy pozwala zaoszczędzić czas i od razu przejść do założonych wcześniej tematów. Poza tym, już po zakończeniu rozmowy, odnosząc się do planu łatwiej jest śledzić rozwój wszelkich kluczowych kwestii.

5. Regularna komunikacja

Podstawą efektywności pracy w zespole jest częsty kontakt. Pozostawianie długich przerw między spotkaniami przeszkadza w nadaniu dobrego tempa realizacji projektu, zwłaszcza gdy wszystkich członków zespołu dzielą duże odległości.

Harmonogram zawierający mix różnych form komunikacji, z regularnymi wideokonferencjami włącznie, daje najlepsze rezultaty. Badania pokazują, że 72% pracowników uznaje pracę zespołową za łatwiejszą, gdy wśród narzędzi współpracy znajduje się komunikacja za pomocą wideo.

Fot. Getty Images