Sprawne zarządzanie dokumentami w firmie, instytucji lub urzędzie administracji publicznej ma zasadnicze znaczenie dla ich funkcjonowania, a także postrzegania przez klientów i interesantów, czyli pełni rolę wizerunkową. Zależność jest bardzo prosta: im więcej dokumentów w tradycyjnej formie papierowej, ale także elektronicznej, im bardziej niejasne procedury ich obiegu, im gorzej zorganizowane archiwum – tym chaos większy, a czas oczekiwania na załatwienie jakiejkolwiek sprawy dłuższy. Jak walczyć z tym problemem?
O tym, że złe zarządzanie dokumentami w organizacji ma fatalne skutki dla wizerunku, świadczy chociażby bardzo negatywna opinia mieszkańców naszego kraju o polskich urzędach i… urzędnikach. Przekonanie o przeroście biurokracji podziela większość Polaków. O tym, że jest to intuicja jak najbardziej słuszna, a także o tym, jakie to zjawisko ma skutki w skali ogólnokrajowej, można się przekonać, analizując infografikę przygotowaną na podstawie dostępnych danych statystycznych przez firmę Rhenus Data Office, która specjalizuje się w dostarczaniu kompleksowych usług w zakresie obsługi pełnego cyklu życia dokumentów fizycznych oraz elektronicznych.
Kilometry dokumentów do przechowania i zniszczenia
W Polsce pracuje 430 811 urzędników zatrudnionych w administracji publicznej, przy czym należy zauważyć, że w analizie wzięto pod uwagę wyłącznie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Każdy z tych urzędników generuje codziennie średnio po 20 kartek papieru: są to umowy, treść uchwał, protokoły, decyzje administracyjne, oficjalne odpowiedzi i tak dalej. Daje to łącznie 8 616 220 kartek każdego dnia. To liczba trudna do wyobrażenia dla przeciętnego zjadacza chleba. Ale to nie wszystko.
Jeśli poza pracownikami administracji publicznej uwzględnić także wszystkie inne osoby zatrudnione w sektorze publicznym (w tym pracowników edukacji, służby zdrowia, pomocy społecznej, bezpieczeństwa publicznego, obrony narodowej, wymiaru sprawiedliwości, obsługi rent i emerytur, a także obsługi rynku pracy) da nam to liczbę 1 896 840 osób otrzymujących wynagrodzenia z budżetu państwa. To niemal 5 procent całego polskiego społeczeństwa! Ile dokumentów są w stanie wygenerować wszystkie te osoby? Ile te dokumenty mogą ważyć? Ile zajmują one miejsca? Są to dane jak najbardziej policzalne. Otóż w skali roku generuje się w ten sposób 19 milionów po brzegi wypełnionych segregatorów (przy czym zakładamy, że standardowy segregator ma grzbiet o szerokości 10 centymetrów), a łącznie zgromadzone dokumenty (sam papier!) ważyć będą 47 800 ton (przy założeniu, że pojedyncza kartka waży 5 gram i nie doliczając wagi samej oprawy).
Do przechowania takiej ilości dokumentacji trzeba mnóstwo miejsca, bo przecież większość dokumentów musi być przechowywana przez okres co najmniej pięciu lat, a niektóre sektory, (na przykład służba zdrowia) są zobowiązane do archiwizowania dokumentacji nawet przed 20 albo 30 lat. Co w tym wypadku oznacza sformułowanie „mnóstwo miejsca”? 1 912 kilometrów dokumentacji! To odległość większa niż dystans między Berlinem a Madrytem. Czy instytucje dysponują archiwami zdolnymi pomieścić te wszystkie dokumenty? Czy są w stanie zarządzać nimi tak sprawnie, aby mieć zapewniony bieżący i bezproblemowy dostęp do nich swoim urzędnikom oraz pracownikom?
A przecież dokumenty generują również prywatne przedsiębiorstwa. Każdego dnia powstają w nich setki dokumentów wewnętrznych czy zewnętrznych, potrzebnych licznym urzędom, pojawia się korespondencja przychodząca od kontrahentów, klientów i partnerów, konieczna jest też wysyłka korespondencji wychodzącej. W Polsce codziennie powstają niebotyczne ilości dokumentów.
Outsourcing zarządzania dokumentami?
Powiedzenie o tym, że nie należy wyważać otwartych drzwi, sprawdza się w tym obszarze doskonale. Już w latach 20. ubiegłego wieku doskonale znany wszystkim Henry Ford twierdził, że jeśli jest jakaś czynność, której firma nie jest w stanie wykonać wydajniej i taniej niż konkurencja, to nie ma sensu, by to robiła, gdyż zdecydowanie korzystniejszym rozwiązaniem będzie zatrudnienie do zrealizowania tego zadania kogoś, kto zrobi to lepiej.
Po raz pierwszy jednak terminu outsourcingu użyto wprost 70 lat później, a dziś jest on określeniem usługi powszechnej we wszystkich dziedzinach, także na polu zarządzania dokumentami.
Outsourcing to dobre rozwiązanie dla przedsiębiorstw, urzędów administracji publicznej, instytucji, firm różnej wielkości i z najrozmaitszych branż, które wolą zlecić zadanie zarządzania dokumentami na każdym etapie ich cyklu życia, niż samodzielnie zajmować się tym obszarem, narażając się na koszty i stratę czasu. Ułatwia on obsługę i sortowanie poczty, zapewnia wsparcie obiegu dokumentów i informacji od chwili ich pojawienia się w organizacji, wspiera w zakresie digitalizacji dokumentów obejmującej masowe skanowanie i stworzenia cyfrowego repozytorium, daje możliwość bezpiecznego przechowywania i zgodnej z przepisami archiwizacji dokumentów papierowych oraz cyfrowych nośników informacji (w siedzibie klienta lub archiwum na terenie firmy), a także pozwala na w pełni profesjonalne i bezpieczne (również z ekologicznego punktu widzenia) zniszczenie dokumentów po wymaganym okresie ich przechowywania.
Co ważne, prywatna firma zewnętrzna potrafi zarządzać danymi blisko o połowę taniej, niż gdy ta zajmuje się nimi sama. Pełną infografikę firmy Rhenus zawierającą rozwinięcie przytoczonych danych liczbowych można znaleźć pod adresem:http://www.rhenus-data.pl/baza-wiedzy/publikacje-branzowe/infografika.html
