• Najnowsze
  • Trending
  • Wszytskie
  • Startuj
  • Marketing
  • Rozwój
  • Kariera

E-dokumenty w firmie? Sposób na oszczędności

Jak prowadzić biznes z branży beauty & health w dobie digital?

Najnowsze smartfony i ich funkcje

Najnowsze smartfony i ich funkcje

Film w emocjonalnej pigułce? – Zobacz technologię, która zabłysła na Cannes Lions 2016

5 sposobów na udany poranek

5 sposobów na udany poranek

3 kroki podnoszące sprzedaż online

3 kroki podnoszące sprzedaż online

Komunikacja w social media – sposób na generowanie ruchu w serwisach?

Komunikacja w social media – sposób na generowanie ruchu w serwisach?

Gdzie szukać oszczędności, prowadząc firmę?

Gdzie szukać oszczędności, prowadząc firmę?

Porady ubezpieczeniowe dla seniorów

Porady ubezpieczeniowe dla seniorów

Ponad 40% wzrost wartości Energi na GPW

Ponad 40% wzrost wartości Energi na GPW

piątek, 11 lipca, 2025
  • Login
BIZRUN.pl
No Result
View All Result
  • Wiadomości
  • Startuj
  • Zarządzanie
  • Rozwój
  • Finanse
  • Marketing
  • Urzędy
    • Urzędy Skarbowe
    • Urzędy ZUS
DODAJ NEWS
BIZRUN.pl
  • Wiadomości
  • Startuj
  • Zarządzanie
  • Rozwój
  • Finanse
  • Marketing
  • Urzędy
    • Urzędy Skarbowe
    • Urzędy ZUS
No Result
View All Result
BIZRUN.pl
No Result
View All Result

E-dokumenty w firmie? Sposób na oszczędności

przez Redakcja Bizrun.pl
15 czerwca 2012
w dziale: Planowanie i zarządzanie, Zarządzanie
0
0
POLECEŃ
93
WIZYT
Poleć FacebookuPoleć na LinkedinieWyślij

Bez względu na rodzaj prowadzonej działalności, jednego możemy być pewni. Na drodze do upragnionego zysku zawsze staną koszty. E-faktury i elektroniczny obieg dokumentów mogą je obniżyć.

Lepsze efekty niż liczenie ołówków i każdej wydrukowanej przez pracownika kartki daje wprowadzenie szerszego, planowego systemu oszczędzania. Dla uzyskania najlepszych wyników potrzebne będą radykalne zmiany.

Powiązane wiadomości

Zmiany w umowach-zleceniach

Zmiany w umowach-zleceniach

Zarządzanie pracownikami w terenie

Efektywna praca zespołowa

Zacznij od spojrzenia na każdą kartkę papieru jak na ekwiwalent niedużej sumy. Może pojedyncza strona nie jest wiele warta, dolicz jednak koszty zadruku, doręczenia, przechowywania w ten czy inny sposób, a w końcu zutylizowania. Jak twierdzą zwolennicy minimalizmu – każdy przedmiot z otaczającej nas przestrzeni wymaga ułamka naszej uwagi.

Kartka papieru zostaje przeczytana, podpisana, przeniesiona, schowana, opisana, skserowana, zniszczona, podrzucona na inne biurko, a to wszystko w ramach cennego czasu pracownika. Wprowadzenie cięć finansowych łączy się z eliminacją tych czynności.

E-faktura

E-faktura to szybsza spłata należności, możliwość płatności elektronicznych oraz wygoda dla wystawcy i odbiorcy. Ma ona taką samą moc prawną jak dokument tradycyjny. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedstawić ją np. urzędowi skarbowemu. Jedyną różnicę stanowi nośnik.

– E-faktura daje przedsiębiorcy realne zyski. Koszt tradycyjnej faktury waha się od 2 do 8 zł. W cenę wliczony jest znaczek pocztowy, papier, wydruk, archiwizacja oraz praca administracyjno-księgowa. E-faktura obniża te koszty nawet o 80 proc. – twierdzi Magdalena Konca z Unizeto Technologies SA.

– Uwzględnijmy także czas przygotowania do wysyłki tradycyjnej faktury, wynoszący minimum 5 minut. Dla średniej firmy, wystawiającej 1000 faktur miesięcznie, oszczędność może sięgać nawet 996 godzin i 600 tys. złotych rocznie! – wylicza Konca.

Cyfrowa papierologia

Eliminacja papierowej dokumentacji to nie wymysł z filmów SF, lecz realne rozwiązanie, funkcjonujące w wielu firmach. Niezbędne jest wprowadzenie kompleksowego systemu, aby nie okazało się, że skanowanie, odszukiwanie i proszenie kolegi o udostępnienie kopii, zabiera więcej czasu niż dotychczasowe przekładanie każdego papierka.

Ważne jest, aby gromadzone dokumenty oraz korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna były łatwe do wyszukania, sprawnie poszeregowane i dostępne dla wszystkich uprawnionych osób. Wiele czasu zajmuje odszukanie konkretnego dokumentu. Największe problemy napotkamy nie znając dokładnej lokalizacji – czy był to załącznik w poczcie sprzed roku, zawartość jednego z przepastnych dysków twardych, czy ukryty w formie wydruku, w najniższej szufladzie biurka?

– Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to większa efektywność procesów biznesowych i oszczędność wynikająca z redukcji papierowej dokumentacji. System pozwala także na całkowitą eliminację archiwum papierowego i posługiwanie się dokumentacją elektroniczną także w kontaktach z administracją.

– Edicta, a także inne rozwiązania obiegu dokumentów oferowane przez Unizeto gwarantują zgodność prowadzenia w firmie dokumentacji elektronicznej z obowiązującymi przepisami prawa, np. eliminację dokumentacji papierowej w odniesieniu do pięcioletniego okresu konieczności przechowywania dokumentacji podatkowej – dopowiada Mateusz Radziszewski, dyrektor w Unizeto Technologies SA.

Pracownicy, u których wprowadzony został system zarządzania wirtualnymi dokumentami zauważyli, że dzięki szybkiemu i bezbłędnemu wyszukaniu odpowiedniego dokumentu, nie tracą oni czasu na mozolne przeglądanie możliwych lokalizacji, a zaoszczędzony czas spożytkować mogą w bardziej opłacalny sposób.

Etat wykorzystany do maksimum

Najlepsze efekty przyniesie system, w którym kontrola pracy stanowić będzie dodatkowy element większej funkcjonalności. Osoby zatrudnione nie będą czuły wówczas, że nałożono na nie system monitorujący, a przez to ich nastawienie do pracy pozostanie niezmienione.

Idealne narzędzie będzie połączeniem modułu poczty elektronicznej, swobodnego przesyłu poleceń i zadań oraz terminarza. Przełożony w szybki sposób może rozdzielać dowolnym osobom wykonanie zadania, wraz z załączeniem niezbędnych w tym celu dokumentów.

System na bieżąco pokazuje status zadań, odnotowując wszelkie nieprawidłowości. Nie bez znaczenia dla szefa jest także funkcjonalność pokazująca dokładną godzinę zalogowania oraz wylogowania się z systemu, co w licznych przypadkach równoznaczne jest z czasem pracy.

Pieniądze wyfruwają z przesyłkami

Podobne oszczędności czasu, ale i realnie wydanych pieniędzy, tyczą się tematyki firmowej korespondencji. Wiele podmiotów, zwłaszcza świadczących usługi masowemu odbiorcy, każdego miesiąca rozsyłać musi setki przesyłek – faktur, wezwań do zapłaty, blankietów czy listów. Aby zminimalizować koszty, warto zlecić wysyłkę firmie zewnętrznej.

–  Eliminowane są wtedy wydatki związane z zakupem i intensywną eksploatacją urządzeń drukujących oraz kopertujących, niezbędnych materiałów poligraficznych a także transportu i nadania w firmie pocztowej lub kurierskiej. Klienci o specyficznych wymaganiach liczyć mogą na automatyczne dodawanie materiałów promocyjnych (np. płyt DVD, próbek produktów lub broszur) – przekonuje Konca.

Fot. Getty Images

Tagi: dokumentacjae-płatnościfaktura
UdostępniUdostępniWyślij

NAJLEPSZE SZABLONY STRON 2018 / 2019

BIZRUN.PL

Pomagamy prowadzić i rozwinąć Twoją firmę!

Zegarek.pl - Wyjątkowe zegarki w doskonałych cenach

POPULARNE

  • Ile kosztuje wykończenie pod klucz?

    0 udostępnień
    Udostępni 0 Tweet 0
  • Poszukiwanie pracownika: profesjonalne ogłoszenie

    0 udostępnień
    Udostępni 0 Tweet 0
  • Banki chętniej sprawdzają klientów

    0 udostępnień
    Udostępni 0 Tweet 0
  • Czy okulary można odliczyć?

    0 udostępnień
    Udostępni 0 Tweet 0
  • Wzbudź szacunek pracowników (10 zasad)

    0 udostępnień
    Udostępni 0 Tweet 0
Bizrun.pl

2010 - 2018 © EUEXS SP ZOO
Polecamy jeszcze: Zegarek.pl | Mediarun.com | Marketingsummit.eu

Nasze projekty

  • Marketingsummit.eu
  • Mediarun.com
  • Zegarek.pl
  • Konkurs

Obserwuj nas

No Result
View All Result
  • Wiadomości
  • Startuj
  • Zarządzanie
  • Rozwój
  • Finanse
  • Marketing
  • Urzędy
    • Urzędy Skarbowe
    • Urzędy ZUS

2010 - 2018 © EUEXS SP ZOO
Polecamy jeszcze: Zegarek.pl | Mediarun.com | Marketingsummit.eu

Welcome Back!

Login to your account below

Forgotten Password?

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.

Log In