Przedsiębiorca może rozliczyć w kosztach podatkowych wydatki poniesione na odbycie podróży służbowej, choć nie zawsze w pełnej wysokości.
Przedsiębiorca, który w celach służbowych wyrusza w podróż, na etapie rozliczenia podatkowego i możliwości obniżenia przychodu o poniesione koszty musi w pierwszej kolejności sprawdzić czy mają one ścisły związek z osiąganymi przychodami, a także czy nie znajdują się na liście wydatków, których prawo nie zezwala zaliczać do kosztów podatkowych. Ważne jest także, by pamiętać o udokumentowaniu wydatków np. fakturą lub rachunkiem imiennym.
Koszt także bez transakcji
Może się jednak zdarzyć, że odbyta podróż służbowa nie przyniesie zamierzonych rezultatów, np. kontrakt nie zostanie zawarty lub sprawdzane miejsce na inwestycje nie spełni wymagań.
W takiej sytuacji nie ma jednak przeszkód, by poniesione w związku z wyjazdem wydatki zaliczyć do kosztów podatkowych. Rozliczenie w kosztach nie jest bowiem uwarunkowane uzyskaniem przychodu z konkretnego wyjazdu. Istotne jest, by okoliczności podejmowanych działań i związanych z nimi wydatków wskazywały, że ich poniesienie mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu.
WAŻNE! W takiej sytuacji warto zachować np. prowadzoną korespondencję handlową, która w przypadku ewentualnej kontroli i kwestionowania rozliczenia w kosztach przez fiskusa, może być pomocna.
Samolotem i samochodem
W przypadku podróży samolotem przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów nie tylko wydatki poniesione na zakup samych biletów lotniczych, ale także poniesione opłaty np. za wydanie wizy (gdy była niezbędna do podróży). Zaliczenie tych wydatków do kosztów nie podlega przy tym żadnym limitom.
W przypadku, gdy przedsiębiorca używa na potrzeby firmowe samochodu, który nie stanowi środka trwałego, może zaliczać ponoszone koszty eksploatacyjne do limitu tzw. kilometrówki. Ograniczenie to nie powinno jednak mieć zastosowania w przypadku opłaty za wynajęcie auta, na co wskazał Naczelny Sąd Administracyjny.
