Wirtualny sekretariat to usługa dedykowana przede wszystkim osobom samodzielnie prowadzącym działalność gospodarczą, które zlecając prowadzenie biura zewnętrznej firmie, oszczędzają zarówno pieniądze (nie muszą wynajmować oddzielnego biura ani zatrudniać asystenta), jak i czas.
– Osoby samodzielnie prowadzące firmę nie mają czasu na prowadzenie spraw administracyjnych. Wyjeżdżając z biura np. na spotkanie z klientem, mogą nie obsłużyć kuriera czy listonosza, nie odbiorą każdego telefonu. Nasze biuro otwarte jest w godz: 08:30-19:00 a często na potrzeby naszych klientów wydłużamy godziny pracy, dzięki czemu zawsze można nas zastać – deklaruje przedstawicielka Gold Place.
Na co zwrócić uwagę?
Może się wydawać, że wirtualny adres lub wirtualne biuro to rozwiązania pozbawione wad. Warto jednak być ostrożnym podczas wybierania odpowiedniej firmy.
– Klient może trafić na firmę, która nie wypełnia rzetelnie obowiązków zawartych w umowie. Firmy świadczące takie usługi nie odpowiadają za skutki wtórne niewywiązania się z umowy, co może mieć fatalne skutki dla kontrahenta. Wystarczy np. przetrzymać ważną pocztę lub nie przypomnieć o spotkaniu. Nasza firma, przewidując takie sytuacje, wprowadziła podwójny system kontroli obsługi naszych kontrahentów – zapewnia Jacek Szłapka.
– Najważniejszą rzeczą, jaką trzeba brać pod uwagę, to sprawdzenie czy dane biuro ma zgodę na podnajem i czy nie ma ukrytych kosztów. Ważne jest, aby wybrać takie biuro, które nie zobowiązuje klienta do podpisania długoterminowej umowy. Trzeba zwracać uwagę, czy istnieje opcja wynajmu sal do spotkań oraz na to, jak biuro wygląda. Wiele wirtualnych biur mieści się w mieszkaniach czy opuszczonych fabrykach, co z pewnością nie podnosi prestiżu firmy, która korzysta z takiego rozwiązania – twierdzi Katarzyna Brudnicka.
– Poza tym należy zwrócić uwagę, pod jakim adresem rejestrujemy swoją firmę. Na pewno lepiej zarejestrować ją pod prestiżowym adresem np.: Plac Solny 15, niż ul. Balonowa 23/8 lok.56 – dodaje Ewa Rogoż.
Przedstawiciele biur zgodnie przekonują, że przemyślany wybór firmy pozwoli przedsiębiorcy nie tylko zaoszczędzić wiele kłopotów, ale także znacznie ułatwi prowadzenie własnej działalności gospodarczej. Korzystanie z wirtualnego adresu, a nawet z rozbudowanych usług wirtualnego sekretariatu wiąże się z nieporównanie niższymi kosztami niż samodzielne wynajmowanie biura i zatrudnianie w nim pracowników. Adres z obsługą korespondencji w profesjonalnej firmie coworkingowej i w prestiżowej lokalizacji można mieć już za ok. 100-200 zł miesięcznie.
Istnieją także firmy z jeszcze tańszą ofertą, w ich jednak przypadku trzeba liczyć się już z pewnym ryzykiem – zdarza się bowiem, że za bardzo atrakcyjną ceną stoi bardzo niski poziom obsługi lub bardzo nieciekawa lokalizacja. Warto to wszystko sprawdzić jeszcze przed podpisaniem umowy.
