Zaplecze techniczne
Obsługa techniczna to jedna z kluczowych kwestii związanych ze współczesnymi eventami. Wyposażenie sal konferencyjnych w nowoczesny sprzęt umożliwiający profesjonalne prowadzenie spotkań jest już standardem. A przecież nie każdy, kto zajmuje się organizacją eventu musi być biegłym informatykiem. Dlatego warto upewnić się, że w miejscu, w którym planujemy event, możemy liczyć na profesjonalne zaplecze techniczne i osobę, która będzie czuwać nad sprawnym przebiegiem spotkania. W przeciwnym razie będziemy musieli się tym zająć osobiście, tudzież zatrudnić dodatkową osobę.
Powiązane wiadomości
Oznakowanie sali
Jeśli przygotowujemy duży event w centrum konferencyjnym, które dysponuje większą ilością sal, warto pomyśleć o dobrym oznaczeniu kierującym zaproszonych gości od wejścia do odpowiedniej sali. W nowych miejscach łatwo o dezorientację. Warto oszczędzić tego swoim gościom i na terenie obiektu rozlokować mapki oraz strzałki, które skierują zainteresowanych do właściwej sali.
Jeśli wydarzenie ma charakter międzynarodowy, to na szczególną uwagę zasługują goście z zagranicy, których należy nie tylko jak najlepiej przyjąć, ale również zadbać o to, aby nie mieli żadnych problemów z dotarciem na miejsce spotkania. W tym celu niezbędne będą materiały informacyjne oraz konferencyjne w języku obcym, które zostaną im dostarczone z wyprzedzeniem. Powinny być one również dostępne w miejscu konferencji.
Czas wolny
Konferencje czy zjazdy to nie tylko same prezentacje, wykłady i panele dyskusje, ale również czas pomiędzy poszczególnymi częściami spotkania. Warto pomyśleć także o tym, aby uczestnicy mogli ten czas jakoś zagospodarować. Dlatego już na etapie wyboru miejsca, w którym odbędzie się event, warto zwrócić uwagę na to czy obiekt oferuje jakieś dodatkowe atrakcje.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku konferencji kilkudniowych. Dzięki temu goście będą mogli nie tylko odpocząć, ale również miło spędzić czas. Dobrze jest zadbać też o osoby towarzyszące, dla których można zorganizować specjalny program uwzględniający np. okoliczne zabytki.
– Do najczęstszych zapytań dotyczących organizacji eventu należą pytania o ilość miejsc parkingowych oraz bliskość do głównych tras wylotowych – mówi Agata Zięba-Śladowska z Centrum Hotelowo-Konferencyjnego Witek w Krakowie. – Przydatnym udogodnieniem dla uczestników konferencji okazuje się również bezpośrednie wyjście z sali konferencyjnej na zewnątrz. Dzięki temu uczestnicy eventu mogą w każdej chwili wyjść i zaczerpnąć świeżego powietrza.
Dobra organizacja polega na umiejętności połączenia wielu elementów w harmonijną całość. Zadbanie o takie kwestie ma wpływ nie tylko na ogólne powodzenie przedsięwzięcia, ale także na wizerunek firmy, która spotkanie organizuje.
Fot. Getty Images
