Kontakt e-mailowy, to coraz częstszy sposób komunikacji między firmami, a także między firmami i jej klientami. E-mail bywa praktyczną wizytówką, która dużo mówi o danej firmie, jej profesjonalizmie lub jego braku.
Na pierwsze wrażenie wpływ będzie miało już to, jak długo nadawca wiadomości będzie musiał czekać na odpowiedź. Ta nie musi być natychmiastowa, ale powinna nastąpić w ciągu kilku godzin, maksymalnie w ciągu doby.
Powiązane wiadomości
WAŻNE! Jeśli mail wymaga przygotowania długiej lub skomplikowanej odpowiedzi, warto adresata uprzedzić w krótkim mailu, w jakim terminie powinien spodziewać się pełnej wiadomości.
E-mail może brzmieć odrobinę mniej profesjonalnie niż pismo wysyłane tradycyjną pocztą. Stąd też w korespondencji elektronicznej przyjęło się np. powitanie „Witam”, które choć krytykowane przez językoznawców (jako takie, które powinno być stosowane tylko w bezpośrednich kontaktach), to jednak w praktyce, w wielu sytuacjach wyparło oficjalne „Szanowni Państwo”. By być w zgodzie z językiem polskim, a jednocześnie nie wywoływać wrażenia dużego dystansu, e-mail można zacząć np. od „Dzień dobry”.
Wiadomość powinna zostać napisana poprawnie, nie tylko z uwzględnieniem zasad ortografii, ale i interpunkcji. Profesjonalna odpowiedź powinna być zwięzła, konkretna, bez wątków nieistotnych dla sedna problemu.
Gdy odpowiadamy na wiele pytań, należy albo stosować gradację, odpowiadając najpierw na sprawy najważniejsze, potem na mniej istotne, albo odpowiadać w kolejności, w jakiej poszczególne kwestie poruszał nadawca wiadomości.
UWAGA! W firmowym e-mailu nie należy nadużywać wykrzykników, pytajników, emotikonów. Nie należy także pisać całych słów dużymi literami, gdyż może to zostać odebrane jako przekazywanie treści podniesionym głosem.
Nie bójmy się odstępów. Aby wiadomość czytało się wygodnie, należy robić linię odstępu co kilka zdań.
