Profesjonalna wiadomość często kończy się stopką z imieniem i nazwiskiem autora e-maila, nazwą stanowiska, numerem telefonu kontaktowego, nazwą i adresem firmy, ewentualnie także informacjami o poufności korespondencji.
Stopki w mailach wszystkich pracowników danej firmy powinny być przygotowane wg identycznego wzoru.
Powiązane wiadomości
Do maila nie należy dołączać ciężkich załączników bez zgody adresata. Zgodnie z zasadami netykiety, powinniśmy prosić o zgodę zawsze, gdy chcemy dołączyć plik o wadze powyżej 200 KB.
Być może dziś, gdy dostęp do szybkiego internetu jest łatwiejszy niż kilka lat temu, jest to przesadna ostrożność i granicę tę można przesunąć do 500 KB. Wysyłanie cięższych maili bez uzyskania na to zgody może być jednak nadal uznawane za wyraz braku kultury.
WAŻNE! Jeśli wysyłamy wiadomość do wielu adresatów, w programie pocztowym należy uaktywnić pole UDW, czyli „ukryte do wiadomości”, dzięki czemu nie przekażemy e-maili naszych odbiorców każdemu z nich.
Każdy e-mail powinien mieć tytuł. Tytuł powinien trafnie określać zawartość maila. Dzięki temu adresat nawet długi czas po odebraniu wiadomości będzie mógł ją łatwo ponownie odnaleźć.
Zadbaj także o to, by nadawca maila został poprawnie zidentyfikowany przez odbiorcę. W ustawieniach konta pocztowego powinieneś ustawić swoje imię, nazwisko i nazwę firmy, tak, by odbiorca od razu po otrzymaniu wiadomości wiedział, kto jest jej autorem.
WAŻNE! Jeśli nadawca oczekuje potwierdzenia otrzymania wiadomości, należy je wysłać. Dzięki temu autor maila będzie miał pewność, że jego wiadomość trafiła do odbiorcy, a więc że nie wystąpiły problemy techniczne.
MP
Fot. Getty Images
