Zaplanuj zarówno ogólny czas spotkania, jak i długość kolejnych etapów. Dodaj do tego ok. 10-20 proc. na możliwe „poślizgi”. Jeśli więc ustaliłeś, że spotkanie będzie trwało 60 min, spokojnie możesz założyć, że przy dużej dyscyplinie potrwa ono ok. 70 min.
No właśnie, dyscyplina. Nie wystarczy rozplanować czas – potem trzeba jeszcze na bieżąco pilnować, by ustalony harmonogram był realizowany odpowiednio sprawnie. Będzie to łatwiejsze, jeśli wszyscy zebrani będą wiedzieli, ile czasu przeznaczono na poszczególne punkty programu.
Powiązane wiadomości
4. Zaproś odpowiednie osoby
Bardzo ważne, by na zebranie nie były zapraszane osoby, których omawiane kwestie nie dotyczą. Kierownik działu sprzedaży nie musi być obecny na spotkaniu dotyczącym remontu elewacji siedziby firmy. Lepiej, żeby ten czas spędził bardziej konstruktywnie niż ziewając i dłubiąc w nosie.
Po to właśnie ustaliłeś temat i cel spotkania, aby wiedzieć, czyja obecność będzie niezbędna na zebraniu.
5. Nie zapomnij o podsumowaniu ustaleń
Może się zdarzyć, że podczas spotkania zostanie poruszonych wiele istotnych kwestii, padnie wiele ciekawych pomysłów, wyrażonych zostanie wiele cennych uwag, ale… po spotkaniu nikt już o nich nie będzie pamiętał. Wtedy także można będzie uznać, że czas poświęcony na zebranie został zmarnowany. Nie dopuść do tego.
Przede wszystkim wykonuj notatki i wróć do nich po spotkaniu. Bardzo dobrym pomysłem jest przygotowanie pisemnego podsumowania ustaleń, które stworzysz już po zebraniu i roześlesz mailem do jego uczestników. Oczywiście, jeśli masz taką możliwość, możesz to zadanie zlecić także innemu uczestnikowi spotkania (choć ważne, abyś osobiście zaakceptował ostateczną wersję raportu).
Niezależnie jednak od maili po zebraniu, pamiętaj także o krótkich podsumowaniach kolejnych punktów programu podczas całego zebrania. Ważne, abyś dzielił się wnioskami wynikającymi zarówno z poszczególnych etapów, jak i byś podsumował wszystkie punkty na zakończenie.
Dzięki temu każdy będzie wiedział, co ważnego zostało ustalone. Poczucie, że czas ten nie został stracony może sprawić, że kolejne zebrania będą coraz bardziej merytoryczne, a przez to także coraz bardziej cenione przez ich uczestników. Nagle może się okazać, że zebrania wcale nie są takie złe…
Marcin Pietraszek
Fot. Getty Images
